Partie 2 : Un audit à distance est-il le bon choix ? L'évaluation des risques.

Les audits à distance ont un potentiel énorme, mais ils sont également soumis à une courbe d'apprentissage. Dans cette série d'articles, nous vous proposons un guide étape par étape pour réaliser un audit à distance. Aujourd'hui, nous allons nous pencher sur l'évaluation des risques qui précède l'audit à distance.

Ceci est la deuxième partie d'une série d'articles en sept parties :

Partie 1 - Comment réaliser un audit à distance
Partie 2 - Évaluation des risques
Partie 3 - Méthode d'audit
Partie 4 - Technologie
Partie 5 -Préparation
Partie 6 - Conseils pour réaliser des audits à distance
Partie 7 - Suivi

Les entreprises comptent sur les audits de leurs partenaires commerciaux pour s'assurer du respect des normes. Lorsque les audits passent à côté d'aspects critiques ou deviennent inefficaces, cela représente un risque pour toutes les parties concernées.

C'est pourquoi, avant de planifier un audit à distance, les auditeurs et les organismes de certification doivent évaluer si un audit à distance est approprié à l'objectif visé. Voici quelques-uns des critères de cette évaluation des risques :

L'intégrité du processus d'audit
l'efficacité de l'audit dans la réalisation des objectifs de l'audit
la faisabilité en ce qui concerne les TIC :
Risques pour l'objectivité et la validité des informations recueillies
Sécurité de l'information pour tous les participants à l'audit
Faisabilité par rapport à la technologie choisie (auditeurs et clients)
TIC actualisées et stables, avec des personnes compétentes
Bonne bande passante pour la transmission des données et alimentation électrique fiable
son/image ininterrompus et de haute qualité.

Pour décider si un audit peut être réalisé à distance (partiellement ou totalement), DQS utilise les critères suivants :

Disponibilité de l'infrastructure nécessaire pour soutenir l'utilisation de la TIC proposée (par exemple, sécurité des données, intégrité des données, équipement média, bande passante, etc.)
Mise en œuvre systématique du système de gestion où les enregistrements, les données, etc. peuvent être examinés à n'importe quel endroit, indépendamment de l'emplacement physique.
la complexité du site (par exemple, un petit bureau de vente présente moins de risques qu'un grand site de production)
la familiarité de l'auditeur avec le système de gestion, les procédures et les installations du client.

Un audit à distance doit être évité dans les cas suivants :

Audits initiaux : L'auditeur doit se familiariser avec l'équipe de direction et les locaux du client.
Clients ayant un historique de déviations critiques sur le site évalué.
Changements significatifs dans les responsabilités de gestion ou de processus pour les processus pertinents.
Toute violation des règles d'accréditation ou des exigences légales et réglementaires
Lorsque des problèmes de sécurité existent, par exemple des zones à accès restreint ou des documents secrets
Conflits entre fournisseur et client : la communication à distance est plus difficile que la communication en face à face. Par conséquent, en cas de conflit entre le fournisseur et le client, les audits à distance peuvent, au mieux, être inefficaces et, au pire, contribuer à aggraver les malentendus.

Le résultat de votre évaluation des risques est-il positif ? Super - apprenez-en davantage sur les différentes méthodes d'audit dans la troisième partie.

Auteur

Dr. Thijs Willaert

Thijs Willaert est directeur Monde des prestations liées au Développement Durable. A ce titre, il est responsable de l'ensemble du portefeuille de prestations ESG de DQS. Ses centres d'intérêt comprennent les achats durables, la diligence en matière de droits de l'homme et les audits ESG.