Oavsett hur många revisioner du har utfört kommer din första distansrevision säkert att vara en utmaning. Goda förberedelser är nyckeln till framgång. I den här artikeln kommer vi att ge dig några värdefulla tips längs vägen.
Detta är del fem i en artikelserie i sju delar om distansrevisioner:
- Del 1 - Hur man genomför distansrevisioner
- Del 2 - Riskbedömning
- Del 3 - Revisionsmetod
- Del 4 - Teknik
- Del 5 - Förberedelser
- Del 6 - Tips för att genomföra distansrevisioner
- Del 7 - Uppföljning
För att genomföra en revision på distans krävs noggranna förberedelser - ännu noggrannare än vid en revision på plats. Revisorn kommer att bestämma vem som behöver delta, när och genom vilka kanaler. Till en början låter detta som ett traditionellt revisionsschema, men det blir nästan omöjligt att göra några ändringar under distansrevisionen: Att boka om ett möte med deltagare på olika platser kan snabbt leda till kaos.
Ett annat pinsamt misstag som bör undvikas är förvirring om tidszoner. Vid revisioner på plats fanns det ingen anledning att ange tidszonen i revisionsplanen - det var alltid tidszonen på platsen. Men när deltagarna i webbkonferenser befinner sig på olika kontinenter kan ett litet misstag få stora konsekvenser.
När det gäller varaktigheten av distansrevisionen kan vi av erfarenhet säga att en distansrevision inte bör vara kortare än en revision på plats. Tvärtom finns det goda skäl att planera för en längre revisionstid, särskilt om detta är er första fjärrkontroll.
- Tekniska problem (t.ex. anslutningsproblem) kan orsaka en försening. Det är lämpligt att förutse och planera för extra tid för att kompensera för avbrott.
- Revisorerna kommer att behöva mer tid för att bearbeta information via skärmen än om de var på plats.
- Deltagarna kommer att behöva täta pauser eftersom webbkonferenser är mer stressiga än personliga möten.
Just för att webbkonferenser kan vara ansträngande rekommenderas det att organisera flera kortare sessioner och sprida ut dem över flera dagar, i stället för att planera in en mycket intensiv dag.
Problem med uppkoppling och ljudkvalitet är vanliga vid webbkonferenser. De kan aldrig helt elimineras - men det hjälper oerhört mycket att testa anslutningen i förväg och se till att alla deltagare i revisionen är bekanta med den maskinvara och programvara som krävs. Den enhet som granskas måste också se till att det finns en tyst miljö för alla deltagare för att undvika störningar och bakgrundsbrus.
Innan revisionen genomförs måste du också avgöra om sessionerna behöver spelas in. Det kan vara bra att spela in sessioner för att dokumentera revisionen, men det finns frågor om datasäkerhet och sekretess att ta hänsyn till. Du behöver inte bara samtycke från alla deltagare, utan du måste också diskutera säkerhetsaspekten och fastställa villkoren för lagring och radering (se del 4 och del 7). När du ber om samtycke ska du komma ihåg att ange om du kommer att spela in ljud, video eller både och. Om du förlitar dig på inspelningar för att dokumentera resultaten, se till att det finns ett sätt att fastställa vem som sa vad.
Kom dock ihåg att om du och den granskade bestämmer att sessionerna inte får spelas in, är det fortfarande tekniskt möjligt (men inte tillåtet!) att ta skärmdumpar eller spela in sessionen på annat sätt. Det säger sig självt att detta skulle vara ett allvarligt brott mot sekretessen och den professionella integriteten. Distansrevision kräver alltså en viss grad av förtroende mellan revisorn och den granskade.
Efter förberedelserna kommer själva revisionen. Du kan läsa mer om detta idel sex - tips för att genomföra distansrevisioner.
Nyhetsbrev från DQS
Håll dig informerad och prenumerera på vårt nyhetsbrev!
Författare
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert is Global Director Sustainability Services. In this role, he is responsible for the entire ESG service portfolio of DQS. His areas of interest include sustainable procurement, human rights due diligence and ESG audits.
Loading...