Bez ohledu na to, kolik auditů jste již provedli, bude váš první vzdálený audit jistě výzvou. Klíčem k úspěchu je dobrá příprava. V tomto článku vám poskytneme několik cenných rad na cestu.
Toto je pátá část sedmidílné série článků o auditech na dálku:
- 1. díl - Jak provádět audity na dálku
- Část 2 - Hodnocení rizik
- Část 3 - Metoda auditu
- Část 4 - Technologie
- Část 5 - Příprava
- Část 6 - Tipy pro provádění auditů na dálku
- Část 7 - Následná opatření
Provedení auditu na dálku vyžaduje důkladnou přípravu - ještě důkladnější než v případě auditu na místě. Auditor určí, kdo, kdy a jakými kanály se musí zúčastnit. Na první pohled to zní podobně jako u tradičního auditu, nicméně během vzdáleného auditu je téměř nemožné provádět jakékoli změny: Změna plánu schůzky s účastníky na různých místech může rychle vést k chaosu.
Další nepříjemnou chybou, které je třeba se vyvarovat, je záměna časových pásem. U auditů na místě nebyl důvod uvádět v plánu auditu časové pásmo - vždy se jednalo o časové pásmo místa. Pokud se však účastníci webové konference nacházejí na různých kontinentech, může mít malá chyba velké následky.
Pokud jde o délku trvání auditu na dálku, můžeme ze zkušenosti říci, že audit na dálku by neměl být kratší než audit na místě. Naopak existují dobré důvody, proč plánovat delší trvání auditu, zejména pokud se jedná o první audit na dálku.
- Technické problémy (např. problémy s připojením) mohou způsobit zpoždění. Je vhodné počítat a naplánovat dodatečnou dobu na kompenzaci výpadků.
- Auditoři budou potřebovat více času na zpracování informací prostřednictvím obrazovky, než kdyby byli na místě.
- Účastníci budou potřebovat časté přestávky, protože webové konference jsou více stresující než osobní setkání.
Právě proto, že webové konference mohou být vyčerpávající, doporučuje se uspořádat několik kratších zasedání a rozložit je do několika dnů, než naplánovat jeden velmi intenzivní den.
Problémy s připojením a kvalitou zvuku jsou u webových konferencí běžné. Nikdy je nelze zcela vyloučit - ale nesmírně pomáhá, když si připojení předem otestujete a ujistíte se, že všichni účastníci auditu jsou obeznámeni s potřebným hardwarem a softwarem. Auditovaný subjekt musí také zajistit, aby všichni účastníci měli k dispozici klidné prostředí, aby nedocházelo k rušení a hluku v pozadí.
Před provedením auditu je také třeba určit, zda je třeba relace nahrávat. Nahrávání relací může být užitečné pro zdokumentování auditu, je však třeba zvážit otázky bezpečnosti dat a ochrany osobních údajů. Nejenže potřebujete souhlas všech účastníků, ale musíte také prodiskutovat bezpečnostní aspekt a stanovit podmínky ukládání a mazání (viz část 4 a část 7). Při získávání souhlasu nezapomeňte uvést, zda budete pořizovat zvukový záznam, videozáznam nebo obojí. Pokud se při dokumentaci výsledků spoléháte na nahrávky, ujistěte se, že existuje způsob, jak určit, kdo co řekl.
Nezapomeňte však, že pokud se vy a auditovaný rozhodnete, že relace nesmí být nahrávána, je stále technicky možné (ale ne povolené!) pořizovat snímky obrazovky nebo zaznamenávat relaci jiným způsobem. Je samozřejmé, že by se jednalo o závažné porušení důvěrnosti a profesní integrity. Audit na dálku tedy vyžaduje určitou úroveň důvěry mezi auditorem a auditovaným.
Po přípravě následuje vlastní audit. Více se o tom dočtete všesté části - tipy pro provádění auditů na dálku.
Newsteller DQS
Zůstaňte informováni a přihlaste se k odběru našeho newsletteru!
Autor
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert je vedoucím marketingu a komunikace pro segmenty udržitelnosti a bezpečnosti potravin. Je také auditorem pro externí audit zpráv o udržitelnosti. Mezi oblasti jeho zájmu patří řízení udržitelnosti, udržitelné zadávání veřejných zakázek a digitalizace auditorského prostředí.
Loading...