No importa cuántas auditorías haya realizado, su primera auditoría a distancia será sin duda un reto. Una buena preparación es la clave del éxito. En este artículo, le daremos algunos consejos valiosos en el camino.

Esta es la quinta parte de una serie de siete artículos sobre auditorías remotas:

La realización de una auditoría a distancia requiere una preparación exhaustiva, incluso más exhaustiva que en el caso de una auditoría in situ. El auditor determinará quién debe participar, cuándo y a través de qué canales. Al principio, esto parece similar al calendario de una auditoría tradicional; sin embargo, resulta casi imposible hacer cualquier cambio durante la auditoría a distancia: Reprogramar una reunión con participantes en diferentes lugares puede llevar rápidamente al caos.

Otro error embarazoso que hay que evitar es la confusión sobre las zonas horarias. Con las auditorías in situ, no había razón para especificar la zona horaria en el plan de auditoría: siempre era la zona horaria del lugar. Sin embargo, cuando los participantes en la conferencia web están en distintos continentes, un pequeño error puede tener grandes consecuencias.

En cuanto a la duración de la auditoría a distancia, podemos decir por experiencia que una auditoría a distancia no debería ser más corta que una auditoría in situ. Al contrario, hay buenas razones para prever una duración mayor de la auditoría, especialmente si se trata de su primera auditoría a distancia.

  • Los problemas técnicos (por ejemplo, problemas de conectividad) pueden provocar un retraso. Es aconsejable prever y planificar un tiempo adicional para compensar las interrupciones
  • Los auditores necesitarán más tiempo para procesar la información a través de la pantalla que si estuvieran in situ
  • Los participantes necesitarán descansos frecuentes porque las conferencias web son más estresantes que las reuniones presenciales

Precisamente porque las conferencias web pueden ser agotadoras, se recomienda organizar varias sesiones más cortas y repartirlas en varios días, en lugar de programar un día muy intenso.

Los problemas de conectividad y calidad de sonido son habituales en las conferencias web. Nunca se pueden eliminar por completo, pero es de gran ayuda probar la conexión de antemano y asegurarse de que todos los participantes en la auditoría están familiarizados con el hardware y el software necesarios. La entidad auditada también debe asegurarse de que se dispone de un entorno tranquilo para todos los participantes, a fin de evitar las interferencias y el ruido de fondo.

Antes de realizar la auditoría, también debe determinar si es necesario grabar las sesiones. Aunque la grabación de las sesiones puede ser útil para documentar la auditoría, hay que tener en cuenta cuestiones de seguridad y privacidad de los datos. No sólo es necesario el consentimiento de todos los participantes, sino que también hay que discutir el aspecto de la seguridad y determinar las condiciones de almacenamiento y eliminación (ver Parte 4 y Parte 7). Cuando solicite el consentimiento, recuerde especificar si va a grabar audio, vídeo o ambos. Si confía en las grabaciones para documentar los resultados, asegúrese de que hay una forma de determinar quién dijo qué.

Recuerde, sin embargo, que si usted y el auditado deciden que las sesiones no pueden ser grabadas, sigue siendo técnicamente posible (pero no está permitido) hacer capturas de pantalla o grabar la sesión de alguna otra manera. Ni que decir tiene que esto supondría una grave violación de la confidencialidad y la integridad profesional. Así pues, la auditoría a distancia requiere un cierto nivel de confianza entre el auditor y el auditado.

Después de la preparación viene la auditoría propiamente dicha. Puede leer más sobre esto en la sexta parte: consejos para realizar auditorías a distancia.

Autor
Dr. Thijs Willaert

Dr. Thijs Willaert is a Global Director Sustainability Services. In the role, he is responsible for the entire ESG service portfolio of DQS. His areas of interest include sustainable procurement. human rights due diligence and ESG audits.

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