Não importa quantas auditorias tenha efectuado, a sua primeira auditoria remota será certamente um desafio. Uma boa preparação é a chave para o sucesso. Neste artigo, dar-lhe-emos algumas dicas valiosas ao longo do caminho.

Esta é a quinta parte de uma série de sete partes de artigos sobre auditorias remotas:

A realização de uma auditoria à distância requer uma preparação minuciosa - ainda mais minuciosa do que no caso de uma auditoria no local. O auditor determinará quem precisa de participar, quando, e através de que canais. A princípio, isto parece semelhante a um horário de auditoria tradicional; no entanto, torna-se quase impossível fazer quaisquer alterações durante a auditoria à distância: A reprogramação de uma reunião com participantes em diferentes locais pode conduzir rapidamente ao caos.

Outro erro embaraçoso a evitar é a confusão sobre os fusos horários. Com as auditorias no local, não havia razão para especificar o fuso horário no plano de auditoria - era sempre o fuso horário do local. No entanto, quando os participantes de conferências na Web se encontram em continentes diferentes, um pequeno erro pode ter grandes consequências.

Quanto à duração da auditoria remota, podemos dizer por experiência, que uma auditoria remota não deve ser mais curta do que uma auditoria no local. Pelo contrário, há boas razões para planear uma duração mais longa da auditoria, especialmente se esta for a sua primeira auditoria à distância.

  • Questões técnicas (por exemplo, problemas de conectividade) podem causar um atraso. É aconselhável antecipar e planear um tempo adicional para compensar as interrupções
  • Os auditores precisarão de mais tempo para processar a informação através do ecrã do que se estivessem no local
  • Os participantes necessitarão de pausas frequentes porque as conferências na Web são mais stressantes do que as reuniões presenciais

Precisamente porque as conferências web podem ser cansativas, recomenda-se organizar várias sessões mais curtas e espalhá-las por vários dias, em vez de agendar um dia muito intenso.

As questões de conectividade e qualidade de som são comuns nas conferências via web. Nunca podem ser completamente eliminadas - mas ajuda imenso testar previamente a ligação e assegurar que todos os participantes da auditoria estejam familiarizados com o hardware e software necessários. A entidade a ser auditada deve também assegurar que está disponível um ambiente silencioso para todos os participantes para evitar interferências e ruídos de fundo.

Antes de realizar a auditoria, deve também determinar se as sessões precisam de ser gravadas. Embora as sessões de gravação possam ser úteis para documentar a auditoria, existem questões de segurança e privacidade de dados a considerar. Não só é necessário o consentimento de todos os participantes, como também é necessário discutir o aspecto da segurança e determinar os termos de armazenamento e eliminação (ver Parte 4 e Parte 7). Ao procurar consentimento, lembre-se de especificar se irá gravar áudio, vídeo, ou ambos. Se confiar nas gravações para documentar os resultados, certifique-se de que existe uma forma de determinar quem disse o quê.

Lembre-se, no entanto, que se você e o auditado decidirem que as sessões não podem ser gravadas, ainda é tecnicamente possível (mas não permitido!) fazer capturas de ecrã ou gravar a sessão de qualquer outra forma. Escusado será dizer que isto constituiria uma grave violação da confidencialidade e da integridade profissional. Assim, a auditoria remota requer um certo nível de confiança entre o auditor e o auditado.

Após a preparação vem a auditoria propriamente dita. Pode ler mais sobre isto na parte seis - dicas para a realização de auditorias à distância.

Autor
Dr. Thijs Willaert

Dr. Thijs Willaert é o Director Global de Serviços de Sustentabilidade. Neste papel, é responsável pela totalidade do portfólio de serviços ESG da DQS. As suas áreas de interesse incluem aquisição sustentável, diligência devida de direitos humanos e auditorias ESG.

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