Quel que soit le nombre d'audits que vous avez réalisés, votre premier audit à distance sera certainement un défi. Une bonne préparation est la clé du succès. Dans cet article, nous vous donnerons quelques conseils précieux pour vous aider.
Cet article est la cinquième partie d'une série de sept articles sur les audits à distance :
- Partie 1 - Comment réaliser des audits à distance
- Partie 2 - Évaluation des risques
- Partie 3 - Méthode d'audit
- Partie 4 - Technologie
- Partie 5 - Préparation
- Partie 6 - Conseils pour réaliser des audits à distance
- Partie 7 - Suivi
La réalisation d'un audit à distance nécessite une préparation minutieuse - encore plus minutieuse que dans le cas d'un audit sur site. L'auditeur doit déterminer qui doit participer, quand et par quels moyens. À première vue, cela ressemble à un calendrier d'audit traditionnel ; cependant, il devient presque impossible d'apporter des changements pendant l'audit à distance : Reprogrammer une réunion avec des participants situés à différents endroits peut rapidement conduire au chaos.
Une autre erreur embarrassante à éviter est la confusion sur les fuseaux horaires. Avec les audits sur site, il n'y avait aucune raison de préciser le fuseau horaire dans le plan d'audit - il s'agissait toujours du fuseau horaire du lieu. Cependant, lorsque les participants à une conférence en ligne se trouvent sur différents continents, une petite erreur peut avoir de lourdes conséquences.
Quant à la durée de l'audit à distance, nous pouvons dire par expérience qu'un audit à distance ne doit pas être plus court qu'un audit sur site. Au contraire, il y a de bonnes raisons de prévoir une durée d'audit plus longue, surtout s'il s'agit de votre premier audit à distance.
- Des problèmes techniques (par exemple, des problèmes de connectivité) peuvent entraîner un retard. Il est conseillé d'anticiper et de prévoir du temps supplémentaire pour compenser les pannes.
- Les auditeurs auront besoin de plus de temps pour traiter les informations à l'écran que s'ils étaient sur place.
- Les participants auront besoin de pauses fréquentes, car les conférences Web sont plus stressantes que les réunions en face à face.
C'est précisément parce que les conférences Web peuvent être épuisantes qu'il est recommandé d'organiser plusieurs sessions plus courtes et de les répartir sur plusieurs jours, plutôt que de programmer une journée très intense.
Les problèmes de connectivité et de qualité du son sont courants avec les webconférences. Ils ne peuvent jamais être complètement éliminés, mais il est extrêmement utile de tester la connexion au préalable et de s'assurer que tous les participants à l'audit connaissent le matériel et les logiciels requis. L'entité auditée doit également s'assurer qu'un environnement calme est disponible pour tous les participants afin d'éviter les interférences et les bruits de fond.
Avant de réaliser l'audit, vous devez également déterminer si les sessions doivent être enregistrées. Bien que l'enregistrement des sessions puisse être utile pour documenter l'audit, il faut tenir compte de la sécurité des données et de la confidentialité. Non seulement vous devez obtenir le consentement de tous les participants, mais vous devez également discuter de l'aspect sécurité et déterminer les conditions de stockage et de suppression (voir partie 4 et partie 7). Lorsque vous cherchez à obtenir le consentement des participants, n'oubliez pas de préciser si vous allez procéder à des enregistrements audio, vidéo ou les deux. Si vous comptez sur des enregistrements pour documenter les résultats, assurez-vous qu'il existe un moyen de déterminer qui a dit quoi.
N'oubliez pas, cependant, que si vous et l'audité décidez que les sessions ne peuvent pas être enregistrées, il est toujours techniquement possible (mais pas autorisé !) de faire des captures d'écran ou d'enregistrer la session d'une autre manière. Il va sans dire que cela constituerait une grave violation de la confidentialité et de l'intégrité professionnelle. L'audit à distance exige donc un certain niveau de confiance entre l'auditeur et l'audité.
Après la préparation, vient l'audit proprement dit. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans la sixième partie - conseils pour la réalisation d'audits à distance.
Bulletin d'information DQS
Dr. Thijs Willaert
Le Dr. Thijs Willaert est responsable du marketing et de la communication pour les secteurs du développement durable et de la sécurité alimentaire. Il est également auditeur pour l'audit externe des rapports de durabilité. Ses domaines d'intérêt comprennent le management de la durabilité, l'approvisionnement durable et la numérisation du paysage de l'audit.