Ensimmäinen etätarkastus on varmasti haaste, vaikka olisitkin tehnyt jo useita tarkastuksia. Hyvä valmistautuminen on avain onnistumiseen. Tässä artikkelissa annamme sinulle arvokkaita vinkkejä matkan varrella.
Tämä on viides osa seitsemänosaisesta etätarkastuksia käsittelevästä artikkelisarjasta:
- Osa 1 - Miten etätarkastuksia tehdään
- Osa 2 - Riskien arviointi
- Osa 3 - Auditointimenetelmä
- Osa 4 - Teknologia
- Osa 5 - Valmistelu
- Osa 6 - Vinkkejä etäauditointien suorittamiseen
- Osa 7 - Seuranta
Etäauditoinnin suorittaminen edellyttää perusteellista valmistelua - jopa perusteellisempaa kuin paikan päällä tehtävässä auditoinnissa. Tarkastaja määrittää, kenen on osallistuttava, milloin ja mitä kanavia pitkin. Aluksi tämä kuulostaa samankaltaiselta kuin perinteisen auditoinnin aikataulu; muutoksia on kuitenkin lähes mahdotonta tehdä etätarkastuksen aikana: Kokouksen ajoittaminen uudelleen, kun osallistujat ovat eri paikoissa, voi johtaa nopeasti kaaokseen.
Toinen kiusallinen virhe, joka on syytä välttää, on aikavyöhykkeisiin liittyvä sekaannus. Paikan päällä tehtävissä auditoinneissa aikavyöhykettä ei ollut syytä määritellä auditointisuunnitelmassa - se oli aina paikkakunnan aikavyöhyke. Kun verkkokonferenssin osallistujat ovat kuitenkin eri maanosissa, pienellä virheellä voi olla suuret seuraukset.
Etäauditoinnin kestosta voimme kokemuksesta sanoa, että etäauditoinnin ei pitäisi olla lyhyempi kuin paikan päällä tehtävän auditoinnin. Päinvastoin, on hyviä syitä suunnitella pidempi tarkastuksen kesto, varsinkin jos kyseessä on ensimmäinen etätarkastus.
- Tekniset ongelmat (esim. yhteysongelmat) voivat aiheuttaa viivästystä. On suositeltavaa ennakoida ja suunnitella lisäaikaa häiriöiden kompensoimiseksi.
- Tarkastajat tarvitsevat enemmän aikaa käsitellä tietoja näytön kautta kuin paikan päällä.
- Osallistujat tarvitsevat usein taukoja, koska verkkokonferenssit ovat stressaavampia kuin henkilökohtaiset kokoukset.
Juuri siksi, että verkkokonferenssit voivat olla uuvuttavia, on suositeltavaa järjestää useita lyhyempiä istuntoja ja jakaa ne useammalle päivälle sen sijaan, että suunnitellaan yksi erittäin intensiivinen päivä.
Yhteys- ja äänenlaatuongelmat ovat yleisiä verkkoneuvotteluissa. Niitä ei voi koskaan täysin poistaa, mutta yhteyden testaaminen etukäteen ja sen varmistaminen, että kaikki auditoinnin osallistujat tuntevat tarvittavat laitteistot ja ohjelmistot, auttaa huomattavasti. Tarkastettavan yksikön on myös varmistettava, että kaikilla osallistujilla on käytössään hiljainen ympäristö häiriöiden ja taustamelun välttämiseksi.
Ennen auditoinnin suorittamista on myös määritettävä, onko istunnot tallennettava. Vaikka istuntojen tallentaminen voi olla hyödyllistä auditoinnin dokumentoimiseksi, on otettava huomioon tietoturvaan ja yksityisyyteen liittyvät kysymykset. Kaikkien osallistujien suostumuksen lisäksi on keskusteltava tietoturvanäkökohdista ja määriteltävä tallennus- ja poistoehdot (ks. osa 4 ja osa 7). Kun pyydät suostumusta, muista ilmoittaa, nauhoitatko ääntä, videota vai molempia. Jos luotat tulosten dokumentointiin nauhoitusten avulla, varmista, että on olemassa keino määrittää, kuka sanoi mitä.
Muista kuitenkin, että jos sinä ja auditoitava päätätte, että istuntoja ei saa nauhoittaa, on silti teknisesti mahdollista (mutta ei sallittua!) ottaa kuvakaappauksia tai nauhoittaa istunto muulla tavoin. On sanomattakin selvää, että tämä olisi vakava rikkomus luottamuksellisuutta ja ammatillista luotettavuutta kohtaan. Etäauditointi edellyttää siis tiettyä luottamusta auditoijan ja auditoitavan välillä.
Valmistelun jälkeen seuraa varsinainen tarkastus. Tästä voit lukea lisääkuudennesta osasta - vinkkejä etätarkastusten suorittamiseen.
DQS uutiskirje
Pysy ajan tasalla ja tilaa uutiskirjeemme!
Kirjoittaja
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert is Global Director Sustainability Services. In this role, he is responsible for the entire ESG service portfolio of DQS. His areas of interest include sustainable procurement, human rights due diligence and ESG audits.
Loading...