Независимо от того, сколько аудитов вы уже провели, ваш первый удаленный аудит наверняка будет сложным. Хорошая подготовка - ключ к успеху. В этой статье мы дадим вам несколько ценных советов на этом пути.
Это пятая часть из семи частей цикла статей об удаленных аудитах:
- Часть 1 - Как проводить удаленные аудиты
- Часть 2 - Оценка рисков
- Часть 3 - Метод аудита
- Часть 4 - Технология
- Часть 5 - Подготовка
- Часть 6 - Советы по проведению удаленных аудитов
- Часть 7 - Последующие действия
Проведение удаленного аудита требует тщательной подготовки - даже более тщательной, чем в случае аудита на месте. Аудитор определит, кто должен участвовать, когда и по каким каналам. Поначалу это похоже на традиционный график аудита, однако во время удаленного аудита внести какие-либо изменения становится практически невозможно: Перепланирование встречи с участниками, находящимися в разных местах, может быстро привести к хаосу.
Еще одна досадная ошибка, которой следует избегать, - путаница в часовых поясах. При проведении аудита на месте не было причин указывать часовой пояс в плане аудита - всегда указывался часовой пояс места проведения аудита. Однако когда участники веб-конференции находятся на разных континентах, небольшая ошибка может иметь большие последствия.
Что касается продолжительности удаленного аудита, то по опыту мы можем сказать, что удаленный аудит не должен быть короче, чем аудит на месте. Наоборот, есть веские причины планировать большую продолжительность аудита, особенно если это ваш первый дистанционный аудит.
- Технические проблемы (например, проблемы с подключением) могут стать причиной задержки. Рекомендуется предусмотреть и спланировать дополнительное время для компенсации перебоев в работе
- Аудиторам потребуется больше времени на обработку информации через экран, чем если бы они находились на месте.
- Участникам потребуются частые перерывы, поскольку веб-конференции являются более стрессовыми, чем личные встречи.
Именно потому, что веб-конференции могут быть утомительными, рекомендуется организовать несколько коротких сессий и распределить их на несколько дней, а не планировать один очень напряженный день.
Проблемы с подключением и качеством звука - обычное явление для веб-конференций. Их никогда нельзя полностью исключить, но очень полезно предварительно протестировать соединение и убедиться, что все участники аудита знакомы с необходимым оборудованием и программным обеспечением. Проверяемая организация также должна обеспечить спокойную обстановку для всех участников, чтобы избежать помех и фонового шума.
Перед проведением аудита необходимо также определить, нужно ли записывать сеансы. Хотя запись сессий может быть полезной для документирования аудита, необходимо учитывать вопросы безопасности данных и конфиденциальности. Вам необходимо не только получить согласие всех участников, но и обсудить аспекты безопасности, а также определить условия хранения и удаления данных (см. Часть 4 и Часть 7). При получении согласия не забудьте уточнить, будете ли вы вести аудио-, видеозапись или и то, и другое. Если вы полагаетесь на записи для документирования результатов, убедитесь, что есть возможность определить, кто что говорил.
Помните, однако, что если вы и проверяемый решили, что сессии не будут записываться, технически возможно (но не разрешено!) сделать скриншоты или записать сессию каким-либо другим способом. Само собой разумеется, что это будет серьезным нарушением конфиденциальности и профессиональной честности. Таким образом, удаленный аудит требует определенного уровня доверия между аудитором и проверяемым.
После подготовки следует собственно аудит. Подробнее об этом вы можете прочитать вшестой части - советы по проведению удаленных аудитов.
Рассылка DQS
Доктор Тийс Willaert
Д-р Тийс Виллаерт является руководителем отдела маркетинга и коммуникаций в сегментах устойчивого развития и безопасности пищевых продуктов. Он также является аудитором по внешнему аудиту отчетов по устойчивому развитию. В сферу его интересов входят управление устойчивым развитием, устойчивые закупки и цифровизация аудиторского ландшафта.