Selbst für erfahrene Auditoren kann es eine Herausforderung sein, ein Audit aus der Ferne durchzuführen. In diesem Artikel, der Teil unserer Beitragsreihe zu Remote Audits ist, vermitteln wir Ihnen einige wichtige Tipps für ein reibungsloses Audit.
Dies ist Teil 6 einer siebenteiligen Artikelreihe zum Thema Remote Audits:
- Teil 1 – Wie man Remote Audits durchführt
- Teil 2 – Die Risikobewertung
- Teil 3 – Die Auditmethode
- Teil 4 – Die Technologie
- Teil 5 – Die Vorbereitung
- Teil 6 – Tipps für die Durchführung
- Teil 7 – Die Nachbereitung
Obwohl Remote Audits rasch an Popularität gewinnen, gibt es bisher kein international anerkanntes Protokoll und keine international anerkannten Richtlinien für die Durchführung. In unserer Artikelreihe haben wir die verschiedenen Schritte im Vorfeld des Audits diskutiert. Heute werden wir uns mit dem Audit selbst befassen und einige allgemein anwendbare Tipps für ein reibungsloses Remote Audit formulieren.
- Während der Eröffnungssitzung ist es wichtig, die Regeln und die Methode des Dialogs zu definieren. Je größer der Teilnehmerkreis, desto wichtiger wird dies.
- Beschränken Sie die Anzahl der gleichzeitigen Teilnehmer auf ein Minimum und schalten Sie nicht sprechende Teilnehmer stumm.
- Wenn Sie sich darauf geeignet haben, eine Sitzung aufzuzeichnen (siehe Teil 5), vergessen Sie nicht, die Aufzeichnung zu starten.
- Vergewissern Sie sich, dass sich die Teilnehmer vorstellen, bevor sie sprechen.
- Stellen Sie sicher, dass alle den Audit-Zeitplan haben und sich daran halten.
- Lassen Sie, wenn möglich, Dokumente im Voraus verteilen.
- Wenn Sie vorhaben, Bildschirme zu übertragen, informieren Sie die Leute im Voraus – sonst wählen Teilnehmer sich gegebenenfalls per Telefon ein.
Im Audit kann es dazu kommen, dass einige Informationen nicht für das Remote Audit freigegeben werden können. Dies ist oft der Fall bei streng vertraulichen Informationen. Der Auditor muss wissen, wie er in solchen Fällen zu reagieren hat, und sich der Regeln bewusst sein. Beispielsweise kann es bei einigen Normen und Regelwerken akzeptabel sein, bestimmte Dokumente nicht offenzulegen, während bei anderen die Offenlegung obligatorisch ist und die Nichtoffenlegung zu einer Nichtkonformität führt.
Alle Remote Audits müssen mit einer Abschlussbesprechung enden in der Bedenken, Fragen, Feststellungen und Abweichungen zusammengefasst werden.
Haben Sie Ihr Remote Audit abgeschlossen? Großartig – in Teil 7 dieser Reihe setzen wir uns mit der Nachbereitung auseinander.
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Autor
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert ist Global Director Sustainability Services. In dieser Funktion verantwortet er das gesamte Dienstleistungsportfolio der DQS rundum ESG. Zu seinem Interessensgebiet gehören unter anderem nachhaltige Beschaffung, menschenrechtliche Sorgfaltspflichten und ESG-Audits.
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