Fast fertig: Sie haben Ihr erstes Remote Audit erfolgreich abgeschlossen. In diesem letzten Teil unserer Artikelreihe über Remote Audits geben wir einige abschließende Tipps zur Berichterstattung und Nachbereitung eines Remote Audits.
Dies ist der letzte Teil einer siebenteiligen Artikelreihe zum Thema Remote Audits:
- Teil 1 – Wie man Remote Audits durchführt
- Teil 2 – Die Risikobewertung
- Teil 3 – Die Auditmethode
- Teil 4 – Die Technologie
- Teil 5 – Die Vorbereitung
- Teil 6 – Tipps für die Durchführung
- Teil 7 – Die Nachbereitung
Die Berichterstattung und die Nachbereitung sind bei Remote Audits nicht wesentlich anders. Das bedeutet, dass der Auditor genau wie bei einem Audit vor Ort einen Bericht verfassen muss, in dem die wichtigsten Feststellungen, wie z.B. Abweichungen, gute Praktiken, Verbesserungsmöglichkeiten usw., dargelegt werden.
Obwohl natürlich die Möglichkeit besteht, Webkonferenzen aufzuzeichnen, um das Audit zu dokumentieren, können diese Aufzeichnung den Auditbericht nicht ersetzen. Ton oder Bildaufzeichnungen sollten nicht ohne vorherige Zustimmung gemacht werden. Es muss auch schriftlich festgelegt werden, was nach dem Audit mit der Aufzeichnung geschehen soll (Speicherung, Verteilung, Sicherheit, Löschung).
Zu Dokumentationszwecken empfiehlt es sich, die Dauer und die Teilnehmer von Webkonferenzen zu protokollieren. Diese Funktion ist in den meisten Applikationen enthalten. Die Teilnehmer müssen dem zustimmen.
Da Gespräche in Webkonferenzen zu Missverständnissen führen können, sollten die auditierten Personen die Möglichkeit haben, den Auditbericht zu prüfen und zu bestätigen, dass der Bericht den Ablauf des Audits widerspiegelt.
Sobald der Bericht final vorliegt, muss der Auditor bestätigen, dass er oder sie alle vertraulichen Dokumente, Bilder, Aufzeichnungen usw. gemäß den zuvor vereinbarten Regeln gelöscht hat.
Beenden wir diese Artikelreihe mit dem vielleicht wichtigsten Tipp von allen: Sie erinnern sich, dass wir in Teil 2 besprochen haben, dass vor dem Remote Audit eine Risikobewertung erfolgen muss, um sicherzustellen dass ein Remote Audit für den Zweck ausreichend ist. Nach dem Audit muss die Entscheidung für ein Remote Audit evaluiert werden. Wenn Zweifel an der Wirksamkeit des Remote Audit-Verfahrens bestehen, muss ein Audit vor Ort in Betracht gezogen werden.
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Autor
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert ist Global Director Sustainability Services. In dieser Funktion verantwortet er das gesamte Dienstleistungsportfolio der DQS rundum ESG. Zu seinem Interessensgebiet gehören unter anderem nachhaltige Beschaffung, menschenrechtliche Sorgfaltspflichten und ESG-Audits.
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