nachhaltigkeit-dqs-wald aus vogelperspektive

Materialiteitsanalyse en het belang ervan in CSR-verslaggeving

Altan Dayankac

DQS-normexpert voor milieumanagement en arbeidsveiligheid.
nov. 03 , 2022

Materialiteitsanalyse is een onmisbare methode voor een bedrijf om zijn materiële onderwerpen en stakeholders met hun eisen te identificeren. Vooral bedrijven die te maken hebben met duurzaamheidsverslaggeving, de Due Diligence Act of onderwerpen als de gedragscode hebben dit snel door: er is praktisch geen alternatief voor het uitvoeren van een dergelijke risicoanalyse. De niet zo nieuwe methode is even efficiënt als onmisbaar - een overzicht.

INHOUD

Wat is een materialiteitsanalyse?

Een materialiteitsanalyse - soms ook "essentialiteitsanalyse" genoemd - is een onmisbare methode voor uw onderneming om haar significante issues en belanghebbende partijen (stakeholders) met hun eisen en verwachtingen in kaart te brengen. Lange tijd was deze relatief eenvoudige maar zeer doeltreffende methode alleen bekend bij insiders in de financiële sector. Hier wordt ze vooral gebruikt bij het opstellen van jaarrekeningen. Het doel van de materialiteitsanalyse is alle materiële aspecten op te sporen die het resultaat zouden kunnen beïnvloeden en tegelijkertijd van bijzonder belang zijn voor de lezers van de jaarrekening.

Tegenwoordig wordt materialiteitsanalyse steeds vaker en met veel succes gebruikt als onderdeel van de duurzaamheidsstrategieën van ondernemingen. Vooral bedrijven die zich bezighouden met duurzaamheidsverslaggeving, de Due Diligence Act of onderwerpen als de gedragscode realiseren zich al snel: er is praktisch geen alternatief voor het uitvoeren van een dergelijke strategische risicoanalyse.

Enerzijds helpt de materialiteitsanalyse om de belangrijkste groepen belanghebbenden te identificeren, samen met hun behoeften en verwachtingen. Tegelijkertijd geeft het uw bedrijf ook inzicht in die duurzaamheidsaspecten die vanuit uw eigen perspectief materieel zijn. Door beide aan elkaar te relateren, bijvoorbeeld met behulp van een materialiteitsmatrix, ontstaat een soort "globale materialiteit" en daaruit voortvloeiende actiegebieden, bijvoorbeeld op het gebied van emissies en klimaatbescherming, beheer van hulpbronnen, milieubescherming, dierenwelzijn of sociale verantwoordelijkheid. De resultaten van deze risicoanalyse zijn van groot belang voor de strategische indeling en aanpak van relevante duurzaamheidsthema's voor elke onderneming.

De methode volgt geen formeel vastgelegde aanpak. Voor robuuste resultaten om een duurzaamheidsstrategie te bepalen, moet uw bedrijf echter een specifiek proces volgen. Dit omvat vooral de verduidelijking van interne tegenstrijdige doelstellingen, de betrokkenheid van de belangrijkste belanghebbenden en de consequente overweging van belangrijke interne en externe kwesties, met inbegrip van de bijbehorende risico's en kansen.

 

Voor welke bedrijfstakken is een materialiteitsanalyse geschikt?

Het uitvoeren van een materialiteitsanalyse is over het algemeen vrijwillig, maar wordt - in verschillende contexten - sterk aanbevolen om tot degelijke resultaten te komen, bijvoorbeeld door de bekende formats voor CSR-rapportage zoals GRI (Global Reporting Initiative) of UN Global Compact. Als zodanig is het geschikt voor bedrijven van alle groottes en industrieën die met duurzaamheidskwesties te maken hebben. Elk bedrijf en elke organisatie zal baat hebben bij deze methode voor het identificeren van hun duurzaamheidsverbintenissen en overeenkomstige actiegebieden.

Wat betekent MVO of CSR?

CSR (Corporate Social Responsibility) verwijst naar de verantwoordelijkheid die bedrijven hebben tegenover de maatschappij door de impact van hun bedrijfsactiviteiten. De actiegebieden die uit deze verantwoordelijkheid voortvloeien, worden opgevat als een vrijwillige bijdrage aan duurzame ontwikkeling. CSR verwijst naar de drie pijlers van duurzaamheid en omvat dus alle ecologische, economische en sociale aspecten van de bedrijfsactiviteit.

Materialiteitsanalyse speelt ook een centrale rol in ISO-normen voor duurzaamheidsmanagement. De ISO 26000 Richtlijn voor Corporate Social Responsibility raadt haar gebruikers bijvoorbeeld sterk aan om deze uit te voeren: "Zodra een organisatie uitgebreid heeft bepaald welke actiegebieden relevant zijn voor haar beslissingen en activiteiten, moet zij de geïdentificeerde actiegebieden zorgvuldig overwegen en een evaluatiebenchmark ontwikkelen dat kan worden gebruikt om te beslissen welke actiegebieden het belangrijkst zijn voor de organisatie."

De CSR-richtlijn van de EU (2014/95/EU), die in 2014 is aangenomen, verplicht meer dan 6.000 bedrijven in heel Europa om ook verslag uit te brengen over hun duurzaamheidsactiviteiten. Anderzijds stelt zij de toepassing van de methode (hier "materialiteitsbeoordeling") met zijn wettelijk karakter verplicht. In Duitsland bijvoorbeeld heeft dit tot dusverre alleen gevolgen gehad voor ongeveer 600 op de kapitaalmarkt gerichte grote ondernemingen en concerns. Maar ook kleine en middelgrote ondernemingen verbinden zich er in toenemende mate vrijwillig toe om consequent duurzaam te opereren en daarover te rapporteren in het kader van hun duurzaamheidsstrategie.

In hoeverre een materialiteitsanalyse een wettelijke vereiste kan of zal zijn van de geplande wet op de zorgvuldigheid bij de toeleveringsketen is nog onduidelijk - maar het is ongetwijfeld noodzakelijk.

 

Ook ISO-normen besteden aandacht aan materialiteit

De bekende ISO-managementsysteemnormen vereisen iets soortgelijks, maar gaan in detail anders te werk en gebruiken andere termen. Daar gaat het erom de relevante interne en externe kwesties van een bedrijf en de relevante belanghebbende partijen die daarmee onlosmakelijk verbonden zijn, te identificeren - materialiteit wordt hier relevantie genoemd. Ondernemingen zijn echter alleen verplicht dergelijke vaststellingen te doen in verband met certificering.

 

Hoe werkt de uitvoering van een materialiteitsanalyse?

Twee kernvragen dienen om de echt belangrijke duurzaamheidsrelevante onderwerpen in uw bedrijf te identificeren: "Wat verwachten uw stakeholders?" en "Wat zijn de strategisch belangrijke duurzaamheidsthema's vanuit het oogpunt van uw bedrijf?". Het proces van een materialiteitsanalyse of materialiteitsanalyse kan er als volgt uitzien:

  • Identificatie en beoordeling van interne en externe kwesties
  • Creëren van een evaluatielogica
  • Bepaling van de (duurzaamheids)onderwerpen die in de materialiteitsanalyse moeten worden opgenomen
  • Uitwisseling van deze onderwerpen met de belanghebbende partijen (stakeholders)
  • Opstellen van een materialiteitsmatrix
  • Gebruik of publicatie als onderdeel van de duurzaamheidsstrategie, bijvoorbeeld in het duurzaamheidsverslag (GRI) of de gedragscode

GRI - Wereldwijd Rapportage Initiatief

Internationaal erkende richtlijnen voor het opstellen van duurzaamheidsverslagen ★ Gebruiksvriendelijk instrument met concrete aanwijzingen voor de uitvoering ★

De eerste stap is het identificeren van uw stakeholders met hun eisen en de relevante interne en externe kwesties van uw eigen bedrijf. Stakeholders kunnen worden toegewezen aan specifieke gebieden, wat het makkelijker maakt om te filteren op relevantie of materialiteit, bijvoorbeeld:

  • Bedrijf: klanten, concurrentie, leveranciers, investeerders, banken, verzekeringsmaatschappijen, enz.
  • Maatschappij: consumenten, politiek, autoriteiten, lokale gemeenschappen, bewoners, enz.
  • Interne belanghebbende partijen: werknemers, management, vakbonden, enz.
  • Belangengroepen: NGO's, verenigingen, milieugroepen, enz.

In de tweede stap moet een evaluatielogica worden opgesteld. Deze wordt gebruikt om aan groepen belanghebbenden en belangrijke kwesties specifieke (numerieke) waarden toe te kennen, aangevuld met bijvoeglijke naamwoorden die een meer begrijpelijke gradatie mogelijk maken, bijvoorbeeld

  • Tot 1 = laag
  • Rond 2 = gemiddeld
  • Vanaf 3 = hoog enz.

 

Succesfactoren voor een goede materialiteitsanalyse

 

Materiële stakeholders

Bij de beslissing of een groep belanghebbenden materieel is voor uw bedrijf, zijn de belangrijkste factoren

  • Ze invloed zouden kunnen hebben op uw bedrijf of op het bereiken van uw bedrijfsdoelstellingen,
  • Zij zouden kunnen worden beïnvloed door de activiteiten van uw bedrijf
  • Of beide.

Het onderscheid is belangrijk voor de manier waarop de belanghebbenden of stakeholders worden aangesproken en betrokken. Engagement kan bijvoorbeeld gebeuren via enquêtes, collaboratieve workshops, of via sociale media. Sommige belanghebbenden, zoals werknemers, autoriteiten of leveranciers, zijn meestal al betrokken via de dagelijkse gang van zaken. Ten slotte is het belangrijk om ook na het proces van een (eerste) materialiteitsanalyse contact te houden, ook omdat een dergelijke analyse regelmatig moet worden geactualiseerd.

 

Materialiteit van onderwerpen vanuit het perspectief van uw bedrijf

De identificatie van materiële interne en externe kwesties is gebaseerd op de "context van de organisatie", zoals dat in ISO-managementsysteemnormen, bijvoorbeeld ISO 14001, wordt genoemd. Dit gebeurt door rekening te houden met de hierboven geïdentificeerde belanghebbenden en in de context van potentiële risico's en kansen die zich (kunnen) voordoen - in het geval van ISO 14001 zelfs in verband met de levenscyclus van uw producten en/of diensten.

fragen-antwort-dqs-fragezeichen auf wuerfeln aus holz auf tisch

We beantwoorden graag uw vragen

Meer informatie over de mogelijkheden van MVO-rapportage en de verificatie ervan. Niet-bindend en gratis.

We kijken ernaar uit van u te horen

De manier waarop uw bedrijf de materialiteitsanalyse uitvoert, is niet gespecificeerd. Het in dit artikel geschetste proces biedt hiervoor echter een goede oriëntatie. Het gaat er vooral om de belangrijkste belanghebbenden te identificeren en erbij te betrekken, de materiële duurzaamheidskwesties consequent vast te stellen, met inachtneming van de daaraan verbonden risico's en kansen, en interne tegenstrijdige doelstellingen te verduidelijken. Het correct opstellen van een materialiteitsmatrix is een goede manier om de resultaten van de analyse te visualiseren.

 

DQS: eenvoudig gebruik maken van Kwaliteit.

Als internationaal erkend certificeerder voor managementsystemen en -processen, auditen wij volgens meer dan 200 verschillende normen en industriestandaarden, maar ook individueel volgens interne bedrijfsspecificaties. Onze normen beginnen waar audit checklists eindigen. Onze auditors zijn gespecialiseerd om u waardevolle impulsen te geven op basis van hun uitgebreide technische en industriële expertise, die u kunt gebruiken om uw managementsysteem verder te ontwikkelen en de prestaties van uw bedrijf voortdurend te verbeteren. Houdt u ons aan ons woord! Wij verheugen ons op een gesprek met u!

Vertrouwen en deskundigheid

Onze teksten en brochures worden uitsluitend geschreven door onze normdeskundigen of auditors met jarenlange ervaring. Als u vragen heeft over de inhoud van de tekst of onze diensten aan onze auteur, neem dan gerust contact met ons op.

Auteur
Altan Dayankac

DQS-productmanager en -expert op het gebied van duurzaamheid, klimaat, milieu en veiligheid op het werk. Altan Dayankac draagt ook zijn expertise bij als auteur en presentator in milieu- en arbo-commissies en op tal van professionele evenementen.

Hebt u vragen?

Wij zijn er voor u.
Neem contact met ons op