Thông tin liên lạc về nhu cầu an toàn lao động - Các câu hỏi và câu trả lời quan trọng

CONTENT

• ISO 45001 - tiêu chuẩn yêu cầu giao tiếp
• ISO 45001 có nghĩa là gì trong giao tiếp?
• Có một yêu cầu tiêu chuẩn bao quát cho giao tiếp không?
• Ai phải giao tiếp?
• Những nghĩa vụ pháp lý nào phải được tuân thủ?
• Công ty của tôi có cần chuẩn bị cho những trường hợp khẩn cấp không?
• Giao tiếp hoạt động khi nào?
• Tìm hiểu thông tin - làm thế nào một tổ chức có thể đảm bảo điều này?
• Điều gì tạo nên giao tiếp nội bộ - và điều gì tạo nên giao tiếp bên ngoài?
• Sức khỏe và an toàn lao động cần truyền thông - Kết luận
• Lưu ý: ISO 45001 đã thay thế BS OHSAS 18001

ISO 45001 - tiêu chuẩn yêu cầu giao tiếp

Vào tháng 3 năm 2018, ISO 45001 đã được công bố lần đầu tiên sau 5 năm phát triển. Mục đích đằng sau nó: Để làm cho công việc an toàn hơn đáng kể với việc áp dụng tiêu chuẩn quốc tế về "An toàn và Sức khỏe tại nơi làm việc" (OHS). Nó nhằm cho phép các công ty xác định và giảm thiểu rủi ro đối với nhân viên từ thiệt hại về sức khỏe, tai nạn và thương tích ở giai đoạn đầu. Thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài của tổ chức đóng một vai trò quan trọng trong việc này.

Để thông tin liên lạc trong hệ thống quản lý OHS tuân thủ tiêu chuẩn, công ty của bạn phải xác định, thực hiện và duy trì một quy trình thích hợp. Với sự trợ giúp của quá trình giao tiếp này, trước hết phải xác định được thông tin được truyền đạt về cái gì, khi nào, với ai và bằng cách nào, cả bên trong và bên ngoài. Một khía cạnh quan trọng của việc này là tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý và xem xét các bên quan tâm có liên quan của bạn. Liên kết đến các chương tiêu chuẩn khác - đặc biệt là Chương 8.2 "Lập kế hoạch và Ứng phó Khẩn cấp" - minh họa nơi thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài đóng vai trò quan trọng.

Các yêu cầu cốt lõi đối với giao tiếp được mô tả trong Chương 7.4. Các yêu cầu bổ sung về nhiệm vụ cung cấp thông tin và các chủ đề liên quan đến giao tiếp có thể được tìm thấy trong các chương tiêu chuẩn sau:

• Hiểu biết về tổ chức và bối cảnh của nó (4.1).
• Hiểu nhu cầu và mong đợi của người lao động và các bên quan tâm khác (4.2)
• Lãnh đạo và cam kết (5.1)
• Xác định các mối nguy và đánh giá rủi ro và cơ hội (6.1.2)
• Xác định các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác (6.1.3)
• Lập kế hoạch hành động (6.1.4)
• Chuẩn bị và ứng phó khẩn cấp (8.2)
• Đánh giá sự tuân thủ (9.1.2)
• Sự cố, sự không phù hợp và hành động khắc phục (10.2)

Sức khỏe và an toàn lao động và truyền thông - Các câu hỏi và câu trả lời chính

Sự thành công của một hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp phụ thuộc vào sự lãnh đạo, cam kết và hành vi của tất cả các cấp và chức năng thứ bậc trong một công ty. Giao tiếp cũng đóng một vai trò thiết yếu. Andreas Ritter, chuyên gia tiêu chuẩn DQS và đánh giá viên lâu năm về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, trả lời các câu hỏi quan trọng về giao tiếp trong ISO 45001.

ISO 45001 có nghĩa là gì trong giao tiếp?

Trái ngược với mong đợi, Chương 3 "Điều khoản" không đưa ra định nghĩa về "giao tiếp". Tiêu chuẩn hiểu chính xác điều gì chỉ trở nên rõ ràng trong bối cảnh của các yêu cầu - và sau đó cũng rất cụ thể:

Biết được điều này có thể khá hữu ích để hiểu một số yêu cầu tiêu chuẩn.

Vì vậy, thông tin phải đến một cách đáng tin cậy, phải không?

Đúng. Ví dụ, thông tin từ chương 7.4 là điển hình: "Tổ chức phải đảm bảo rằng thông tin OHS được truyền đạt nhất quán với thông tin được tạo ra trong hệ thống quản lý OHS và thông tin đó là đáng tin cậy." Rõ ràng, đây chỉ là về việc truyền đạt thông tin OHS, không phải về việc chia sẻ thông tin đó.

Có một yêu cầu tiêu chuẩn vượt trội cho giao tiếp không?

Yêu cầu xác định, thực hiện và duy trì một quy trình giao tiếp phù hợp chắc chắn là cơ bản. Đặc biệt, điều này bao gồm quyết tâm trọng tâm

• Về điều gì
• Khi nào
• Với ai và
• Như thế nào

được giao tiếp. Tuy nhiên, điều thú vị là người ta tìm kiếm trong tiêu chuẩn an toàn và sức khỏe nghề nghiệp một cách vô ích cho yêu cầu "ai" giao tiếp. Câu trả lời cho câu hỏi này chỉ có thể được tìm thấy bằng một kết luận ngược lại, hoàn toàn khác với tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001: 2015.

Truyền thông về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp: Ai phải truyền thông?

Không có định nghĩa rõ ràng về người giao tiếp trong ISO 45001: 2018. Do đó, cần có một kết luận ngược lại: từ yêu cầu tiêu chuẩn về việc xác định thông tin liên lạc nội bộ "với ai" sẽ diễn ra trong hoàn cảnh nào, nó theo sau gần như tự động "ai" đảm nhận nhiệm vụ "gửi" này một cách ràng buộc.

Về cơ bản, một quá trình giao tiếp hoạt động cần có một cơ quan điều phối, chẳng hạn như một đơn vị "crisis communication". Nó cũng yêu cầu thông tin có thể truy cập ngay lập tức về những người giao tiếp tại thời điểm nào trong công ty.

Crisis communication -đó không phải về cơ bản là về tai nạn công nghiệp sao?

Một cách chính xác. Giao tiếp phù hợp là điều kiện tiên quyết cần thiết cho ý định giảm thiểu số vụ tai nạn hơn nữa. Đặc biệt, ở đây cũng có các yêu cầu pháp lý và do đó các nghĩa vụ pháp lý của một tổ chức hoàn toàn phải được đáp ứng, thậm chí vượt quá tiêu chuẩn OHS.

Những nghĩa vụ pháp lý nào phải được tuân thủ?

Trong trường hợp khẩn cấp, các dịch vụ cứu hộ thường phải được báo động. Các thủ tục được xác định rõ ràng để cảnh báo có thể cứu sống những người có liên quan. Điều quan trọng là không chỉ chuyên gia an toàn lao động biết chi tiết những việc cần làm mà còn cả người lao động.

ISO 45001 - An toàn và sức khỏe tại nơi làm việc

Xác định, giảm thiểu và tránh tối ưu các rủi ro cho nhân viên từ thiệt hại về sức khỏe và tai nạn? Cơ sở thích hợp cho việc này là một hệ thống quản lý được chứng nhận phù hợp với ISO 45001.

Một số tình huống khẩn cấp, chẳng hạn như giải phóng các chất độc hại sau một vụ nổ hoặc xử lý không đúng cách các chất độc hại, không chỉ đòi hỏi sự cảnh báo nhanh chóng và phối hợp của các dịch vụ khẩn cấp. Họ cũng thường yêu cầu thông báo ngay lập tức của các cơ quan có liên quan. Trong những trường hợp như vậy, sự bảo vệ và an toàn của công chúng cũng có thể bị đe dọa.

An toàn lao động và truyền thông: Rủi ro tổ chức ở đâu?

Nếu có nghĩa vụ báo cáo, công ty phải biết chính xác phải thông báo cho cơ quan chức năng nào và trên cơ sở các thông số kỹ thuật nào. Nhưng đó không phải là tất cả. Nếu tình huống khẩn cấp này liên quan đến tử vong, người sử dụng lao động phải ngay lập tức gửi báo cáo tai nạn cho hiệp hội bảo hiểm trách nhiệm của người sử dụng lao động - tất cả những điều này, tình cờ, cũng liên quan đến chủ đề "các bên quan tâm có liên quan".

Bất kỳ ai trong công ty chịu trách nhiệm về một báo cáo như vậy thường không có thời gian để nghiên cứu dài dòng về ai và theo cách nào những gì phải được báo cáo. Nếu vụ tai nạn được thông báo quá muộn hoặc không đúng địa điểm, chắc chắn sẽ có những hậu quả pháp lý.

Ai khác phải được thông báo trong trường hợp khẩn cấp?

Trong tình huống khẩn cấp vừa được mô tả, xin đừng chỉ nghĩ đến các nhân viên và các cơ quan có trách nhiệm. Các bên quan tâm có liên quan khác cũng phải được thông báo trung thực, hoặc muốn được thông báo trung thực, ví dụ như cảnh sát, văn phòng công tố viên và báo chí. Một phong cách giao tiếp phù hợp cũng rất quan trọng. Người có thẩm quyền phải có khả năng trả lời các câu hỏi của các bên quan tâm này để không có báo cáo sai lệch nào được công bố công khai có thể gây thiệt hại cho công ty của bạn.

Công ty của tôi có cần chuẩn bị cho những trường hợp khẩn cấp không?

Hoàn toàn có thể, chỉ cần xem qua chương 8.2 tiêu chuẩn "Chuẩn bị và ứng phó với trường hợp khẩn cấp". Ở đây, công ty được yêu cầu chuẩn bị cho các tình huống khẩn cấp có thể xảy ra trên cơ sở một quy trình giao tiếp xác định để có thể thực hiện được các phản ứng theo kế hoạch. Chương 6.1.2.1 "Nhận dạng các mối nguy" cũng đóng một vai trò quan trọng ở đây. Các liên kết này trong tiêu chuẩn giúp bạn dễ dàng nhận thấy tầm quan trọng của giao tiếp phù hợp.

An toàn vệ sinh lao động: Giao tiếp thực hiện khi nào?

Nhìn chung, có thể nói rằng giao tiếp trong hệ thống quản lý SGA hoàn thành mục đích của nó khi các đối tác giao tiếp hiểu nhau, hoặc tất cả những người nhận thông tin SGA có thể dễ dàng nắm bắt được nội dung của nó. Do đó, ISO 45001 rất chú trọng vào việc đảm bảo rằng tổ chức có tính đến các khía cạnh có thể làm tổn hại hoặc thậm chí ngăn cản sự hiểu biết lẫn nhau - tiêu chuẩn cũng đề cập đến các khía cạnh đa dạng trong bối cảnh này.

Các vấn đề đa dạng là gì?

“Sự đa dạng của con người” là một khía cạnh rất quan trọng, ví dụ, liên quan đến khả năng và khả năng của con người, liên quan đến giới tính, ngôn ngữ, văn hóa, khả năng đọc viết, khuyết tật, vân vân. Trên thực tế, điều này có nghĩa là thông tin OHS phải được viết theo cách mà bất kỳ nhân viên nào cũng có thể hiểu được.

Điều này bao gồm những nhân viên có khả năng đọc hạn chế hoặc những người không biết ngôn ngữ mà giao tiếp được viết. Cuối cùng, thông tin OHS thích hợp có thể cần được cung cấp bằng miệng hoặc dịch.

Tìm hiểu thông tin - làm thế nào một tổ chức có thể đảm bảo điều này?

Đầu tiên và quan trọng nhất, nó cần thiết lập các quy trình giao tiếp phù hợp, tức là các quy trình tuân theo các tiêu chuẩn, chi tiết với các hướng dẫn công việc cụ thể và các cuộc họp giao ban. Tiêu chuẩn SGA cũng đặt ra một số yêu cầu đối với nội dung thông tin liên lạc và bản thân các quá trình giao tiếp. Phải tính đến các nghĩa vụ pháp lý và các nghĩa vụ khác của tổ chức, cũng như quan điểm và nhu cầu của các bên quan tâm bên ngoài.

Nhu cầu của các bên quan tâm bên ngoài về điều gì ?.

Chẳng hạn, nó có nghĩa là thông tin SGA được truyền đạt phải được truyền đạt một cách thực tế, hợp lý, nhất quán, đầy đủ và tất nhiên là đáng tin cậy. Ngoài ra, nó phải đáp ứng nhu cầu của người nhận địa chỉ, và nó cũng phải minh bạch, ví dụ như đối với câu hỏi về cách thức một thông điệp ra đời. Ngược lại, các tuyên bố có liên quan hoặc ý kiến đóng góp từ nhân viên, ít nhất là trong chừng mực họ liên quan đến hệ thống quản lý SGA, phải được công ty chú ý, dưới hình thức phản hồi thích hợp.

Điều gì tạo nên giao tiếp nội bộ - và điều gì tạo nên giao tiếp bên ngoài?

Có thể tóm tắt như sau: Trong nội bộ, phải có sự trao đổi thông tin giữa các cấp và chức năng khác nhau về thông tin liên quan đến SGA và những thay đổi đối với hệ thống quản lý SGA. Nhân viên phải có cơ hội tham gia vào quá trình cải tiến liên tục của hệ thống quản lý SGA. Mặt khác, thông tin liên lạc với bên ngoài tập trung vào việc trao đổi hoặc truyền đạt thông tin SGA có liên quan ra thế giới bên ngoài, có tính đến các nghĩa vụ pháp lý và các yêu cầu khác.

Sức khỏe và an toàn lao động cần truyền thông - Kết luận

Điều gì được truyền đạt từ bên trong và bên ngoài, khi nào, với ai và bằng cách nào? Các nhà quản lý có vai trò gì trong việc làm rõ tầm quan trọng của sức khỏe và an toàn lao động trong các hoạt động hàng ngày? Nhân viên có cơ hội nào để truyền tải thông tin về các mối nguy hiểm và những sự cố gần như không xảy ra? Chuyên gia an toàn lao động hoặc nhân viên an toàn tham gia theo cách nào?

Công ty của bạn phải xác định tất cả những điều này theo DIN EN ISO 45001 để giao tiếp thực sự được thông suốt. Các quy trình và thủ tục trong giao tiếp vận hành, cũng như hướng dẫn và danh sách kiểm tra an toàn lao động, phải hợp lý, đầy đủ, đáng tin cậy và dễ hiểu đối với tất cả những người liên quan - đa dạng từ khóa. Trong giao tiếp bên ngoài, vấn đề tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý, ví dụ như trong việc lập kế hoạch khẩn cấp và ứng phó với các trường hợp khẩn cấp cũng là một vấn đề.

Giao tiếp trực tiếp, thảo luận cá nhân và nếu cần, hỏi xem các tuyên bố có được hiểu hay không - điểm mấu chốt là chuyên gia tiêu chuẩn Andreas Ritter kết luận rằng việc trao đổi và cung cấp thông tin là yếu tố then chốt trong việc tăng cường sức khỏe và an toàn nghề nghiệp trong công ty.

Lưu ý: ISO 45001 đã thay thế BS OHSAS 18001

Vào ngày 30 tháng 9 năm 2021, Tiêu chuẩn OHSAS 18001 của Anh, có liên quan đến quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp trong hơn 20 năm, đã được thay thế bằng ISO 45001.

Các tổ chức có hệ thống quản lý được chứng nhận thường quen thuộc với thủ tục thay thế và các giai đoạn chuyển tiếp do Diễn đàn Công nhận Quốc tế (IAF) đặt ra. Cũng như với việc sửa đổi cả ISO 9001 và ISO 14001, thời gian chuyển đổi ba năm đã được thiết lập cho việc chuyển đổi. Ban đầu, dự kiến kết thúc vào ngày 11 tháng 3 năm 2021, nhưng đã được IAF gia hạn thêm sáu tháng do đại dịch Covid 19. Bây giờ tất cả các chứng chỉ theo BS OHSAS 18001 đã mất hiệu lực. Tiêu chuẩn cũ đã được thay thế.

Về nguyên tắc, DQS vẫn tiến hành chứng nhận theo tiêu chuẩn cũ vào năm ngoái - nhưng chỉ cho đến ngày 30 tháng 9 năm 2020. Sau ngày đó, chi phí tài chính cho việc chứng nhận không còn hợp lý nữa.

DQS - đối tác phù hợp

Giới thiệu hệ thống quản lý SGA phù hợp với công ty của bạn là một cách hướng tới tương lai để xây dựng lòng tin và mở rộng cơ hội thị trường. Các công ty thành công cũng nhìn thấy trong chứng nhận một cơ hội để nhận ra rủi ro và tiềm năng rõ ràng hơn thông qua một cái nhìn trung lập, độc lập với bên ngoài.

DQS được thành lập vào năm 1985 với tư cách là công ty chứng nhận đầu tiên của Đức. Kể từ thời điểm đó, chúng tôi đã là một trong những chuyên gia đánh giá và chứng nhận hàng đầu trên toàn thế giới. Các đối tác sáng lập của chúng tôi là DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität e. V.) và DIN (Deutsches Institut für Normung e. V.) vẫn là những đối tác quan trọng về giáo dục và đào tạo cũng như công tác tiêu chuẩn hóa.