Bezpieczeństwo pracy wymaga komunikacji - Ważne pytania i odpowiedzi

CONTENT

• ISO 45001 - norma wymaga komunikacji
• Co oznacza norma ISO 45001 przez komunikację?
• Czy istnieje nadrzędny wymóg normy dotyczący komunikacji?
• Kto musi się komunikować?
• Jakie zobowiązania prawne muszą być przestrzegane?
• Czy moja firma musi być przygotowana na sytuacje awaryjne?
• Kiedy komunikacja działa?
• Zrozumienie informacji - jak organizacja może to zapewnić?
• Co stanowi komunikację wewnętrzną - a co komunikację zewnętrzną?
• Zdrowie i bezpieczeństwo w pracy wymaga komunikacji - wnioski
• Uwaga: ISO 45001 zastąpiło BS OHSAS 18001

ISO 45001 - norma wymaga komunikacji

W marcu 2018 roku, po pięciu latach rozwoju, po raz pierwszy opublikowano normę ISO 45001. Intencje stojące za nią: Uczynić pracę zauważalnie bezpieczniejszą dzięki zastosowaniu międzynarodowego standardu "Bezpieczeństwo i zdrowie w pracy" (OHS). Ma ona umożliwić przedsiębiorstwom wczesne rozpoznanie i zminimalizowanie zagrożeń dla pracowników związanych z uszczerbkiem na zdrowiu, wypadkami i urazami. Kluczową rolę odgrywa w tym komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna organizacji.

Aby komunikacja w ramach systemu zarządzania BHP była zgodna z normą, Państwa firma musi zdefiniować, wdrożyć i utrzymać odpowiedni proces. Za pomocą tego procesu komunikacji należy przede wszystkim określić, co, kiedy, z kim i w jaki sposób jest komunikowane, zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie. Ważnym aspektem jest zgodność z zobowiązaniami prawnymi i uwzględnienie odpowiednich zainteresowanych stron. Odnośniki do innych rozdziałów normy - szczególnie do rozdziału 8.2 "Planowanie i reagowanie w sytuacjach awaryjnych" - ilustrują, gdzie komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna odgrywa ważną rolę.

Podstawowe wymagania dotyczące komunikacji zostały opisane w rozdziale 7.4. Dodatkowe wymagania dotyczące obowiązku informowania oraz tematy związane z komunikacją można znaleźć w następujących rozdziałach normy:

• Zrozumienie organizacji i jej kontekstu (4.1).
• Zrozumienie potrzeb i oczekiwań pracowników i innych zainteresowanych stron (4.2)
• Przywództwo i zaangażowanie (5.1)
• Identyfikacja zagrożeń oraz ocena ryzyka i możliwości (6.1.2)
• Określanie wymagań prawnych i innych (6.1.3)
• Planowanie działań (6.1.4)
• Gotowość i reagowanie w sytuacjach awaryjnych (8.2)
• Ocena zgodności (9.1.2)
• Incydent, niezgodność i działania korygujące (10.2)

Bezpieczeństwo i higiena pracy a komunikacja - kluczowe pytania i odpowiedzi

Sukces systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy zależy od przywództwa, zaangażowania i zachowania wszystkich szczebli hierarchii i funkcji w przedsiębiorstwie. Istotną rolę odgrywa również komunikacja. Andreas Ritter, ekspert ds. standardów DQS i wieloletni audytor bezpieczeństwa i higieny pracy, odpowiada na ważne pytania dotyczące komunikacji w ISO 45001.

Co oznacza ISO 45001 przez komunikację?

Wbrew oczekiwaniom, rozdział 3 "Terminy" nie zawiera definicji "komunikacji". To, co dokładnie norma rozumie pod tym pojęciem, staje się jasne dopiero w kontekście wymagań - i wtedy również bardzo szczegółowo:

Wiedza o tym może być całkiem pomocna w zrozumieniu niektórych standardowych wymagań.

Czyli informacja musi docierać niezawodnie, prawda?

Tak. Na przykład typowe jest brzmienie następującego fragmentu rozdziału 7.4: "Organizacja zapewnia, że przekazywane informacje dotyczące BHP są zgodne z informacjami generowanymi w ramach systemu zarządzania BHP oraz że są wiarygodne." Najwyraźniej chodzi tu tylko o przekazywanie informacji o BHP, a nie o dzielenie się nimi.

Czy istnieje nadrzędne wymaganie normy dotyczące komunikacji?

Wymóg zdefiniowania, wdrożenia i utrzymania odpowiedniego procesu komunikacji jest z pewnością fundamentalny. Obejmuje to w szczególności centralne ustalenie,

• O czym
• Kiedy
• Z kim i
• Jak

jest przekazywane. Co ciekawe jednak, na próżno szuka się w normie BHP wymagania "kto" komunikuje. Odpowiedzi na to pytanie można znaleźć jedynie poprzez wnioskowanie odwrotne, czyli zupełnie inne niż w normie zarządzania jakością ISO 9001:2015.

Komunikacja w bezpieczeństwie i higienie pracy: Kto musi się komunikować?

W normie ISO 45001:2018 nie ma jednoznacznej definicji, kto się komunikuje . Należy zatem wyciągnąć odwrotny wniosek: z wymagania normy, aby określić "z kim" ma się odbywać komunikacja wewnętrzna, w jakich okolicznościach, wynika quasi automatycznie "kto" przejmuje to zadanie "wysyłania" w sposób wiążący.

Zasadniczo funkcjonujący proces komunikacji wymaga ciała koordynującego, takiego jak jednostka sztabowa "komunikacji kryzysowej". Wymaga również natychmiastowo dostępnej informacji o tym, kto komunikuje się w którym punkcie firmy.

Komunikacja kryzysowa - czy to nie jest w zasadzie o wypadkach przemysłowych?

Właśnie. Odpowiednia komunikacja jest niezbędnym warunkiem wstępnym dla zamiaru dalszego zmniejszania liczby wypadków. I nie należy o tym zapominać: Szczególnie w tym przypadku istnieją również wymagania prawne, a tym samym obowiązki prawne organizacji, które bezwzględnie muszą być spełnione, nawet poza standardem BHP.

Jakie zobowiązania prawne muszą być przestrzegane?

W przypadku zagrożenia często trzeba zaalarmować służby ratownicze. Jasno określone procedury alarmowania mogą uratować życie osobom biorącym udział w akcji. Ważne jest, aby nie tylko specjalista ds. bezpieczeństwa pracy wiedział szczegółowo, co należy zrobić, ale także pracownicy.

ISO 45001 - Bezpieczeństwo i zdrowie w pracy

Identyfikacja, minimalizacja i optymalne unikanie zagrożeń dla pracowników związanych z uszczerbkiem na zdrowiu i wypadkami? Odpowiednią podstawą do tego jest certyfikowany system zarządzania zgodny z normą ISO 45001.

Niektóre sytuacje awaryjne, takie jak uwolnienie szkodliwych substancji w wyniku wybuchu lub niewłaściwe postępowanie z substancjami niebezpiecznymi, wymagają nie tylko szybkiego i skoordynowanego zaalarmowania służb ratowniczych. Zazwyczaj wiążą się one również z natychmiastowym powiadomieniem odpowiednich władz. W takich przypadkach zagrożona może być również ochrona i bezpieczeństwo ludności.

Bezpieczeństwo pracy i komunikacja w miejscu pracy: Gdzie są zagrożenia organizacyjne?

Jeśli istnieje obowiązek zgłaszania, przedsiębiorstwo musi dokładnie wiedzieć, jakie organy należy powiadomić i na podstawie jakich specyfikacji. Ale to nie wszystko. Jeśli w tej sytuacji awaryjnej dojdzie do tragicznego wypadku śmiertelnego, pracodawca musi niezwłocznie złożyć protokół powypadkowy w stowarzyszeniu ubezpieczeniowym od odpowiedzialności cywilnej pracodawców - wszystko to, nawiasem mówiąc, dotyka również tematu "odpowiednich zainteresowanych stron".

Ktokolwiek w firmie jest odpowiedzialny za taki raport, zwykle nie ma czasu na długie badania, komu i w jaki sposób należy zgłosić to, co trzeba. Jeśli wypadek zostanie zgłoszony zbyt późno lub w niewłaściwe miejsce, nieuchronnie pojawią się konsekwencje prawne.

Kogo jeszcze należy poinformować w przypadku sytuacji awaryjnej?

W opisanej właśnie sytuacji awaryjnej należy pomyśleć nie tylko o pracownikach i odpowiedzialnych władzach. Również inne istotne zainteresowane strony muszą być zgodnie z prawdą poinformowane lub chcą być zgodnie z prawdą poinformowane, na przykład policja, prokuratura i prasa. Ważny jest również odpowiedni styl komunikacji. Kompetentne osoby muszą być w stanie odpowiedzieć na pytania tych zainteresowanych stron, aby nie doszło do upublicznienia fałszywych raportów, które mogłyby zaszkodzić Twojej firmie.

Czy moja firma musi być przygotowana na sytuacje kryzysowe?

Absolutnie, wystarczy spojrzeć na rozdział normy 8.2 "Gotowość i reagowanie w sytuacjach awaryjnych". Tutaj wymaga się, aby firma przygotowała się na ewentualne sytuacje awaryjne na podstawie zdefiniowanego procesu komunikacji, tak aby możliwa była zaplanowana reakcja. Ważną rolę odgrywa tu również rozdział 6.1.2.1 "Identyfikacja zagrożeń". Te powiązania w ramach normy ułatwiają dostrzeżenie znaczenia właściwej komunikacji.

Bezpieczeństwo i zdrowie w pracy: kiedy komunikacja działa?

Ogólnie można powiedzieć, że komunikacja w systemie zarządzania SGA spełnia swoje zadanie, gdy partnerzy komunikacji rozumieją się nawzajem lub wszyscy adresaci informacji SGA mogą łatwo pojąć jej treść. Norma ISO 45001 kładzie więc duży nacisk na to, aby aspekty, które mogłyby osłabić lub wręcz uniemożliwić wzajemne zrozumienie, były brane pod uwagę przez organizację - norma odnosi się w tym kontekście również do aspektów różnorodności.

Czym są zagadnienia związane z różnorodnością?

"Różnorodność ludzi" to bardzo ważny aspekt, dotyczący na przykład zdolności i możliwości ludzi, związanych z płcią, językiem, kulturą, umiejętnością czytania i pisania, niepełnosprawnością, etcetera. W praktyce oznacza to, że informacje dotyczące BHP muszą być napisane w taki sposób, aby każdy pracownik mógł je zrozumieć.

Dotyczy to również pracowników z ograniczoną zdolnością czytania lub tych, którzy nie znają języka, w którym napisany jest komunikat. W końcu może zaistnieć potrzeba przekazania odpowiednich informacji z zakresu BHP w formie ustnej lub przetłumaczenia.

Zrozumiała informacja - jak organizacja może to zapewnić?

Przede wszystkim musi ustalić odpowiednie procesy komunikacyjne, czyli takie, które są zgodne ze standardami, szczegółowo z konkretnymi instrukcjami pracy i odprawami. Standard SGA nakłada również szereg wymagań na treść komunikatów oraz na same procesy komunikacyjne. Należy wziąć pod uwagę prawne i inne zobowiązania organizacji, jak również opinie i potrzeby zewnętrznych zainteresowanych stron.

O jakie potrzeby zewnętrznych zainteresowanych stron chodzi?

Oznacza to na przykład, że przekazywane informacje SGA muszą być sformułowane rzeczowo, wiarygodne, spójne, kompletne i oczywiście rzetelne. Ponadto musi odpowiadać potrzebom adresatów, a także być przejrzysta, na przykład w odniesieniu do kwestii, jak powstała dana wiadomość. Z drugiej strony, istotne wypowiedzi lub uwagi pracowników, przynajmniej w zakresie, w jakim dotyczą systemu zarządzania SGA, muszą zostać uwzględnione przez przedsiębiorstwo w formie odpowiedniej reakcji.

Co stanowi komunikację wewnętrzną - a co zewnętrzną?

Być może można to podsumować w ten sposób: Wewnętrznie musi istnieć komunikacja pomiędzy różnymi poziomami i funkcjami w odniesieniu do informacji istotnych dla SGA i zmian w systemie zarządzania SGA. Pracownicy muszą mieć możliwość uczestniczenia m.in. w ciągłym doskonaleniu systemu zarządzania SGA. Z kolei komunikacja zewnętrzna skupia się na przekazywaniu lub przekazywaniu istotnych informacji SGA na zewnątrz, z uwzględnieniem zobowiązań prawnych i innych wymogów.

Komunikacja w zakresie potrzeb bezpieczeństwa i higieny pracy - wnioski

Co jest komunikowane wewnętrznie i zewnętrznie, kiedy, z kim i jak? Jaką rolę odgrywa kierownictwo w uświadamianiu znaczenia bezpieczeństwa i higieny pracy w codziennych działaniach? Jakie możliwości mają pracownicy, aby przekazać informacje o zagrożeniach i zdarzeniach potencjalnie wypadkowych? W jaki sposób zaangażowany jest specjalista ds. bezpieczeństwa pracy lub oficer bezpieczeństwa?

Państwa firma musi to wszystko zdefiniować zgodnie z normą DIN EN ISO 45001, aby komunikacja była naprawdę skuteczna. Procesy i procedury w komunikacji operacyjnej, jak również instrukcje i listy kontrolne bezpieczeństwa pracy, muszą być wiarygodne, kompletne, rzetelne i zrozumiałe dla wszystkich zainteresowanych - słowo kluczowe różnorodność. W komunikacji zewnętrznej chodzi również o spełnienie obowiązków prawnych, np. w planowaniu awaryjnym i reagowaniu na sytuacje kryzysowe.

Bezpośrednia komunikacja, osobiste rozmowy i w razie potrzeby pytanie o zrozumienie wypowiedzi - z tego wynika, że ekspert ds. norm Andreas Ritter stwierdza, że wymiana i przekazywanie informacji jest kluczowym czynnikiem zwiększającym bezpieczeństwo i higienę pracy w firmie.

Uwaga: ISO 45001 zastąpiło BS OHSAS 18001

30 września 2021 roku brytyjska norma OHSAS 18001, która od ponad 20 lat ma znaczenie dla zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, została zastąpiona przez ISO 45001.

Organizacje posiadające certyfikowany system zarządzania znają na ogół procedurę zastąpienia oraz okresy przejściowe wyznaczone przez Międzynarodowe Forum Akredytacyjne (IAF). Podobnie jak w przypadku rewizji zarówno ISO 9001, jak i ISO 14001, ustalono trzyletni okres przejściowy na zmianę. Początkowo miał się on zakończyć 11 marca 2021 r., ale został przedłużony przez IAF o sześć miesięcy ze względu na pandemię Covid 19. Teraz wszystkie certyfikaty według BS OHSAS 18001 straciły swoją ważność. Stara norma została zastąpiona.

W zasadzie DQS jeszcze w ubiegłym roku przeprowadzał certyfikacje według starej normy - ale tylko do 30 września 2020 roku. Po tej dacie koszty finansowe certyfikacji nie były już uzasadnione.

DQS - właściwy partner od samego początku

Wprowadzenie systemu zarządzania SGA dostosowanego do Państwa firmy to przyszłościowy sposób na budowanie zaufania i poszerzanie możliwości rynkowych. Firmy odnoszące sukcesy widzą w certyfikacji również szansę na lepsze rozpoznanie ryzyka i potencjału dzięki neutralnemu, niezależnemu spojrzeniu z zewnątrz.

DQS Nasza firma została założona w 1985 roku jako pierwsza firma certyfikacyjna w Niemczech. Od tego czasu jesteśmy jednym z wiodących specjalistów w zakresie audytów i certyfikacji na całym świecie. Nasi partnerzy założyciele DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität e. V.) i DIN (Deutsches Institut für Normung e. V.) są nadal ważnymi partnerami w zakresie edukacji i szkoleń oraz prac normalizacyjnych.