综合管理系统(IMS)的特点是将两个或多个管理系统结合成一个整体系统。其目的是为了避免多重努力--例如在内部和外部审核中。IMS所产生的协同作用也使公司内部对机会和风险的关注更加突出。

 

 

综合管理系统 -- 什么是综合管理系统?

原则上,每个公司都有一个管理系统,因为每个公司都在管理自己。问题是,它是否是一个考虑到不同领域要求的综合管理系统,或者它是否真的是一个基于标准(例如ISO 9001)的系统,或者它只是公司用来组织自己的传统行动的支线。

目 录

  • 综合管理制度。从多样性中创造协同效应
  • 有什么要求?
  • 当复杂性增加时
  • 综合管理体系的目标是什么?
  • 综合管理系统的基础是什么?
  • 高级别结构如何帮助整合管理系统?
  • 实现整合的不同方式是什么?
  • 综合管理系统的好处 - 结论
  • 简单地利用质量。

综合管理制度。从多样性中创造协同效应

对于一个综合管理系统(IMS)来说,公司目前必须管理的众多管理系统被尽可能地结合和整合,以便尽可能地减少摩擦和最佳地利用协同作用。

这意味着遵守不同领域的要求的方法和工具被结合在一个统一的结构中。这为公司治理(组织的管理和监督)服务,并得到基于风险的方法的支持。

有哪些要求?

许多管理系统都集中在具体的要求上。

  • 质量,例如:ISO 9001
  • 环境保护,例如:ISO 14001
  • 能源,例如:ISO 50001
  • 职业健康和安全,例如:ISO 45001,SCC
  • 信息安全,例如:ISO 27001
  • 危机或紧急情况管理,如:ISO 22301
  • 风险管理,例如:ISO 31000
  • CSR/企业社会责任,例如:SA8000
  • 其他各种系统,如健康、医疗设备、饲料或爆炸预防等

因此,公司面临着众多的主题领域,他们可以通过规范来组织。此外,各个行业都有特殊的规定,如IATF 16949(汽车行业)或EN/AS 9100(航空)。这些大多深化了ISO 9001对质量管理的要求,并在应用范围内将其具体化。

当复杂性增加时

哈佛商业经理人 "的一项研究表明,自1955年以来,复杂程度,即一个公司在业务上必须满足的系统相关要求的数量,已经增加了6倍多。这与公司内部的组织复杂程度,即不同流程、界面、指令、文件和决定的数量形成了鲜明对比,后者增加了35倍。这表明,越来越多的东西正在被增加,但没有任何东西被消除。

组织的复杂程度减缓了员工的生产力以及收入。因此,对于公司来说,重要的是要考虑如何以模块化的方式整合主题和建立管理区域,以便在没有过多的内部行政工作和没有进一步增加流程的复杂性的情况下扩大主题区域。理想情况下,这样做可以消除对文件的需求,并允许在不同的主题领域使用统一的系统。

综合管理系统的目标是什么?

综合管理系统的目标必须是解决冲突、协调目标并确保明确的、最好是可定性的规范。

然而,不同的管理系统有不同的要求要满足。在这方面,可能会出现目标的冲突,这一点必须加以考虑。

在这一点上,组织必须决定哪个目标有优先权,如果有必要,允许另一个目标退居其次。例如,从高效流程设计的角度来看,有意义的解决方案将不得不让位于一个优化的职业健康和安全组织。在这里,公司必须在个案的基础上做出决定,也要考虑到管理系统的认证。

一个综合管理系统的基础是什么?

一个统一的过程管理系统是需要一个坚实的基础。

工作工具和文件形式必须是标准化的。有助于实施的是一个共同的措施驾驶舱,建立和运行综合管理系统所产生的各种措施都流向这个驾驶舱,通过它可以控制和跟踪各项任务。然后在这个坚实的基础上建立和整合专业流程。

高层结构如何有助于综合管理系统的建立?

高层结构(HLS)对于那些希望在模块基础上建立系统的公司来说是一个有用的工具。这是因为这种总体性的基本结构可以确保管理体系的结构在其规范性要求中相互对应,因此可以更容易地进行整合。

在ISO 9001:2015、ISO 14001:2015和新的ISO 45001:2018的标准修订中,改变了章节结构(HLS)和一些术语,以提高与其他管理体系标准的一致性。因此,所有主要的ISO管理体系标准都受制于共同的基本结构。其他标准也将在未来适应新的高层结构。

最重要的是,这意味着公司流程可以按照要求适应新的或变化的条件。而且,这样做不会因为冗余和不一致而使公司的基本结构负担过重。如果需要考虑到新的标准,流程可以很容易地扩展。

在建立IMS时,重要的是要站在员工的角度考虑问题。因此,应该使用员工日常工作中的术语和流程。

实现整合的不同方式是什么?

规划阶段。一个好的概述

在规划阶段,值得让外部咨询公司参与进来,以便吸收其他公司整合项目的经验。然后,所有的文件和要求被放在桌子上,以便能够创建一个需求和互动分析。在此基础上,做出诊断,比如说,作为第一步,整合在哪里是值得的。

综合管理系统研讨会。内部审核

在审核综合管理系统(IMS)时,有特殊的挑战--但也有解决方案。2021年4月16日的在线研讨会将以ISO 19011为指导原则。

当务之急是让所有管理利益相关者参与进来,建立一个整合团队。最后,制定一个整合计划,说明从哪个管理系统开始,什么时候、如何、在哪里做什么。

建立阶段。确定方向--确保优势

在整合管理系统的建立阶段,让内部和外部客户等相关方参与进来是非常重要的。在流程设计过程中,让员工加入进来是非常重要的,因为他们是以后必须与规范合作的核心资源。下一步是文件控制、内部审核、政策、目标和关键绩效指标的基本整合,以及更高层次的行动管理。然后是覆盖人力资源领域的各个主题领域,整合操作流程,并让供应链和供应商参与进来,对他们的要求进行分解。

改进阶段。捆绑信息

在改进阶段,组织从有关方面的角度来衡量结果,也就是它之前定义的指标。通过内部和外部审核进行监测是很重要的。管理控制,即管理层本身可以给出一个评估,也是非常重要的。例如,这可以通过在一年中进行小规模的管理评估来实现。在改进阶段,组织决定是否和哪些进一步的系统将被整合,以及对哪些管理系统也将寻求或继续认证。

综合管理系统的好处 - 结论

一个综合管理系统(IMS)有一个涵盖与公司相关的所有主题的流程图。因此,该系统应逐步建立起来。公司必须决定哪些领域和标准应该首先被整合,哪些进一步的扩展阶段应该被纳入。否则,整合工作将使组织和员工不堪重负。

在这个过程中,管理层的支持是至关重要的。组织内的每个人都必须意识到,整合后的管理系统不是一本放在柜子里的手册。相反,它是一个日常工作工具,如果使用得当,会使每个人的工作更容易。

它给每个人带来安全感,让他们知道客户、当局和其他关键方的基本要求得到了充分的考虑。

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简单地利用质量。

自1985年成立以来,作为德国第一家管理体系认证机构,DQS一直致力于为客户提供可持续的成功。通过增值审核和以客户为导向的理念,我们陪伴企业一路走来,实现了业务的卓越。

特别是对完全整合的管理体系进行联合、同步的审核,提供了大量的机会,因为跨主题的评估可以利用协同作用,同时也可以识别不同主题之间的矛盾。为了增加客户在综合管理体系中的收益,我们在选择和培训审核员时注重他们的多种资质。DQS的审核员平均至少涵盖三套法规。请相信我们的话。我们期待着与您交谈。

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