Čo treba vedieť o auditoch
Audity - ľahko vysvetliteľné zaujímavosti
Loading...
Čo je to audit?
V najširšom zmysle je audit objektívna analýza na zlepšenie organizácie spoločnosti - na základe pozorovaní, skúmaní, kladenia otázok a nahliadania do príslušných dokumentov. Audit vždy slúži na porovnanie cieľovej a skutočnej situácie, cieľa a jeho plnenia. Audity tak prinášajú prehľadnosť. Slúžia ako hodnotenie výkonnosti alebo diagnostika na identifikáciu silných stránok a potenciálu na zlepšenie a poskytujú dôležitú spätnú väzbu o zmenách a účinnosti zavedených opatrení.
Pri audite systémov manažérstva sa riadime nasledovným usmernením ISO 19011 je smerodajný. V kapitole 3.1 definuje audit ako"systematický, nezávislý a zdokumentovaný proces získavania objektívnych dôkazov a ich objektívneho vyhodnotenia s cieľom určiť, do akej miery boli splnené kritériá auditu".
Pojem audit pochádza z latinského slova "audire"- počúvať alebo počuť. Počúvanie v zmysle "počúvať partnera" je základnou úlohou audítora, ale v žiadnom prípade nie jedinou. Audítor totiž pri audite kladie otázky, pozoruje a analyzuje. V konečnom dôsledku je jeho cieľom zistiť a vyhodnotiť, či a do akej miery sa auditovanej organizácii podarilo implementovať špecifikácie a požiadavky stanovené napr. v norme systému manažérstva. Na tento účel audítor okrem iného skúma aj vzájomné pôsobenie procesov.
Charakteristickým znakom všetkých našich auditov je, že nezávislý odborník z odvetvia sa pozrie na váš systém manažérstva a procesy. Naše normy sa vždy začínajú tam, kde sa končia kontrolné zoznamy auditu. Vezmite nás za slovo.
DQS. Jednoduché využitie kvality.
Charakteristickým znakom všetkých našich auditov je, že nezávislý odborník z odvetvia sa pozrie na váš systém riadenia a procesy. Naše tvrdenie sa vždy začína tam, kde sa končia kontrolné zoznamy auditu.
Prečo je audit užitočný?
Pravidelné audity poskytujú vašej spoločnosti informácie o tom, či sú opatrenia a procesy účinné, vhodné a vhodné na splnenie špecifikácií a požiadaviek. Okrem toho možno identifikovať potenciál na zlepšenie a riziká. Zdokumentované výsledky poskytujú vášmu vrcholovému manažmentu dôležité zistenia pre kontrolné opatrenia.
Audity slúžia na:
- Ďalší rozvoj vašej organizácie spôsobom, ktorý prináša pridanú hodnotu
- Získanie komplexného porovnania cieľovej a skutočnej hodnoty
- Identifikovanie silných stránkok a potenciálu zlepšenia vašej spoločnosti
- Odhalenie rizík a chýb a odvodenie opatrení na ich predchádzanie
- Poskytnutie vedúcim pracovníkom fundovaný základ pre rozhodovanie
- Odhalenie slepých miest a slabých stránok spoločnosti
- Poučenie sa z osvedčených pracovných metód a procesov
- Pomáha postupovať systematicky a dôsledne
- Poskytnutie objektívnych dôkazov o svojej výkonnosti
Aké typy auditov existujú?
Najprv sa rozlišujú interné a externé audity.
Interný audit (nazývaný aj samoaudit alebo audit prvej strany) sa plánuje v rámci spoločnosti. Audit spravidla vykonáva špeciálne vyškolený zamestnanec, t. j. interný audítor, napríklad zástupca manažmentu kvality. Interné audity sú tiež pravidelnou súčasťou vlastného systému riadenia spoločnosti.
Audit externou treťou stranou môžu vykonávať napríklad zákazníci (audit druhej strany) alebo akreditovaný certifikačný orgán, ako je napríklad DQS (audit tretej strany). Potom sa spoločnosť rozhodne, ktoré oblasti chce preskúmať. Ide o určité normy, ako pri audite systému manažérstva, alebo o určité procesy, výrobky, inovácie alebo témy súladu? Ak ide o dodávateľov, audity druhou stranou, ktoré vykonáva zástupca zákazníka pre kvalitu, sú rovnako uskutočniteľné ako zadanie objednávky spoločnosti DQS.
Alebo možno je cieľom spoločnosti úplný certifikačný audit systému manažérstva, ktorý vykonajú externí audítori z certifikačnej spoločnosti? Alebo sa možno na čiastkové aspekty má zamerať audit nedostatkov alebo delta audit? A potom je tu otázka, akú formu bude mať audit: audit na mieste alebo audit na diaľku?
Čo je to plánovanie auditu?
Audity sa nevykonávajú náhodne. Predpokladom úspechu auditu je vždy dôkladné plánovanie. Platí to najmä pre audity v rámci externej certifikácie. Certifikačné audity sa starostlivo plánujú, najmä ak ide o akreditované postupy. Norma ISO 17021 opisuje, čo je potrebné zohľadniť v kapitole "9.2 Plánovanie auditov", ako aj požiadavky špecifické pre pravidlá a predpisy. Za plánovanie je zodpovedný vedúci audítor určený certifikačným orgánom.
ISO/IEC 17021-1:2015 - Posudzovanie zhody - Požiadavky na orgány vykonávajúce audit a certifikáciu systémov manažérstva - Časť 1: Požiadavky
Norma je k dispozícii na webovej stránke ISO.
Plánovanie auditu zahŕňa definovanie cieľov auditu, rozsahu auditu, kritérií auditu (požiadaviek, ktoré sa majú splniť) a v prípade potreby významných zmien, ktoré majú vplyv na váš systém riadenia. Okrem cieľov auditu sa definície uskutočňujú v úzkej konzultácii s vami ako klientom. Norma ISO 17021 stanovuje špecifické požiadavky na tieto definície, ktoré sa musia zohľadniť pri plánovaní auditu.
Dôležitou súčasťou plánovania auditu je výber tímu audítorov (audítorský tím) a pridelenie úloh vymenovaným vedúcim audítorom v jeho funkcii "vedúceho audítorského tímu". Výber audítorov sa riadi postupom definovaným DQS. Plánovanie zahŕňa počet audítorov, ich zloženie alebo kompetencie (požadované technické znalosti) a ich konkrétne úlohy. Plánovanie auditu musí vychádzať predovšetkým z cieľov auditu, rozsahu auditu, kritérií auditu, odhadovaného trvania auditu a mnohých ďalších aspektov.
Súčasťou plánovania auditu je aj príprava harmonogramu auditu zo strany vedúceho audítora, ktorý obsahuje konkrétne údaje pre výkon auditu. Zahŕňa to, ktoré organizačné alebo funkčné jednotky a procesy sa majú auditovať, kedy, kde, ako dlho a kto ich bude auditovať. Harmonogram auditu sa pred začatím auditu koordinuje s klientom.
Čo znamená čas auditu?
Od vydania normy ISO 17021 z roku 2015 sa starý termín trvanie auditu označuje ako čas auditu. Ten je definovaný ako "čas potrebný na naplánovanie a vykonanie úplného a účinného auditu systému manažérstva organizácie klienta".
DQS ako akreditovaný certifikačný orgán určuje čas auditu podľa požiadaviek stanovených príslušnou medzinárodnou normou (normami). Do úvahy sa musí brať celý rad aspektov, ako napríklad:
- norma, ktorej požiadavky sa majú auditovať
- zložitosť vašich obchodných činností a vášho systému riadenia
- počet zamestnancov
- veľkosť, počet a umiestnenie pracovísk
- riziká spojené s výrobkami, činnosťami alebo procesmi atď.
Spôsob vykonania auditu - na mieste alebo ako takzvaný audit na diaľku, môže mať tiež vplyv na čas auditu a musí sa zohľadniť.
Čo je úlohou vedúceho audítora?
Vedúci audítor je audítor, ktorý je do tejto funkcie vymenovaný certifikačným orgánom na základe svojej špeciálnej kvalifikácie podľa definovaného procesu. Je zodpovedný za riadne vykonanie zadania auditu, t. j. za plánovanie auditu a samotný audit. Ak audit vykonáva tím viacerých audítorov, majú - v rámci svojej funkcie vedúceho audítorského tímu - za úlohu zostaviť, naplánovať a inštruovať audítorský tím. Musia tiež riadiť program auditu a proces auditu vrátane riadenia času.
Vedúci audítor zvyčajne moderuje úvodné stretnutie a je hlavnou kontaktnou osobou pre klienta. Vymieňa si informácie s členmi tímu, v pravidelných intervaloch hodnotí priebeh auditu a informuje klienta o aktuálnom stave. Môže to zahŕňať napríklad všetky zistené nezhody alebo potrebu zmeny rozsahu auditu. V tejto súvislosti môže byť manažér auditu nútený hľadať aj riešenia konfliktov.
Nakoniec vedúci audítor spolu s audítorským tímom vyvodí závery z výsledkov auditu, prediskutuje ich na záverečnom stretnutí a pripraví správu z auditu.
Čo je to správa z auditu?
Správa z auditu je písomný súhrn zistení auditu, ktoré vedúci audítor urobil počas svojho auditu. Obsahuje závery založené na vyhodnotení dôkazov auditu z hľadiska kritérií auditu (t. j. požiadaviek, ktoré sa majú splniť). Správa z auditu externého certifikačného auditu je základom pre rozhodnutie o vydaní certifikátu.
Správa z auditu sa zameriava na vyhlásenia o tom, do akej miery boli splnené kritériá auditu, či a aké nezhody boli zistené a aká je ich závažnosť. Podrobne sa zaoberá dokumentáciou zistených silných a slabých stránok, rizík a príležitostí, ale aj tým, či je potrebné prijať okamžité opatrenia alebo vykonať následný audit. Správa z auditu je tiež podkladom na realizáciu opatrení na zlepšenie. Môže byť potrebné poskytnúť aj informácie o realizácii nápravných opatrení v prípade nezhôd zistených pri predchádzajúcich auditoch. Okrem toho sa musia zdokumentovať všetky odchýlky od plánu auditu.
Správa z auditu obsahuje formálne údaje o audite, ako napríklad názov certifikačného orgánu a audítorov audítorského tímu. Tiež názov a adresu spoločnosti, dátum, miesto, typ auditu, kritériá auditu, ciele a rozsah auditu, čas strávený pri audite a ďalšie údaje. Dôležité je vedieť: Obsah správy z auditu je vo všeobecnosti dôverný a vlastníkom správy zostáva certifikačný orgán.
Čo je to zistenie auditu?
Zistenia auditu sú relevantné zistenia vyplývajúce z analýzy informácií a dôkazov, ktoré audítorský tím získal počas auditu. Sú neoddeliteľnou súčasťou správy z auditu. Zistenia auditu vyhodnocuje audítorský tím, ktorý vyvodzuje príslušné závery auditu. Pri externom certifikačnom audite sú závery rozhodujúce pre rozhodnutie o certifikácii. Už na úvodnom stretnutí k auditu musí vedúci auditu vysvetliť kritériá, podľa ktorých budú zistenia auditu kategorizované.
Závery auditu sa dokumentujú. Zahŕňajú tak stručnú prezentáciu zhody (zhoda so základnou normou), ako aj komplexnú prezentáciu a klasifikáciu nezhôd. Veľmi prínosným variantom zistení auditu pre vašu spoločnosť je cielené odhaľovanie potenciálu na zlepšovanie. Norma ISO 17021 to síce nevyžaduje, ale považuje sa to za prínosné. Tento postup je znakom osobitnej odbornej spôsobilosti. Odhalenie potenciálu zlepšenia však nemusí obsahovať riešenie. Potenciál zlepšovania sa nesmie vyhodnotiť a zaznamenať ako nezhoda. Naopak, nezhoda sa nemôže považovať za potenciál zlepšenia.
Loading...
DQS. Pretože nie všetky audity sú rovnaké.
Máte otázky týkajúce sa certifikácie vášho systému manažérstva kvality podľa normy ISO 9001? Zistite viac. Nezáväzne a bezplatne.