Denetimler hakkında bilmeniz gerekenler
Uzmanından öğrenin
Loading...
Denetim nedir?
En geniş anlamıyla denetim, gözlemlere, incelemelere, sorgulamalara ve ilgili belgelere ilişkin içgörülere dayalı olarak bir şirketin organizasyonunun iyileştirilmesine yönelik nesnel bir analizdir. Denetim her zaman bir hedef ile fiili durumu, bir hedef ile onun yerine getirilmesini karşılaştırmaya hizmet eder. Denetimler böylece netlik sağlar. Güçlü yönleri ve iyileştirme potansiyelini belirlemek için bir performans değerlendirmesi veya teşhis işlevi görürler ve uygulanan önlemlerin etkinliği ve değişiklikler hakkında önemli geri bildirim sağlarlar.
Yönetim sistemlerinin denetiminde ISO 19011 yönergesi geçerlidir. Bölüm 3.1'de denetimi "nesnel kanıt elde etmeye ve denetim kriterlerinin ne ölçüde karşılandığını belirlemek için nesnel olarak değerlendirmeye yönelik sistematik, bağımsız ve belgelenmiş bir süreç" olarak tanımlamaktadır.
Denetim terimi, Latince "audire" kelimesinden gelir - dinlemek veya duymak. Dinleme, "muhatabı dinlemek" anlamında, bir denetçinin temel görevidir, ancak hiçbir şekilde tek görev değildir. Çünkü denetçi bir denetimde sorular sorar, gözlemler ve analizler yapar. Nihai olarak amaç, denetlenecek kuruluşun belirtilen spesifikasyonları ve gereksinimleri uygulamada başarılı olup olmadığını ve ne ölçüde başarılı olduğunu bulmak ve değerlendirmektir; Bir yönetim sistemi standardında. Bu amaçla denetçi, diğerlerinin yanı sıra süreçlerin etkileşimini de inceler.
Tüm denetimlerimizin karakteristik bir özelliği, bağımsız bir endüstri uzmanının yönetim sisteminize ve süreçlerinize göz atmasıdır. Standartlarımız her zaman denetim kontrol listelerinin bittiği yerde başlar.
DQS: Simply leveraging Quality.
Tüm denetimlerimizin karakteristik özelliği, bağımsız bir endüstri uzmanının yönetim sisteminize ve sürecinize göz atmasıdır. İddiamız her zaman denetim soru listelerinin bittiği yerde başlar.
Denetimin faydaları nelerdir?
Düzenli denetimler, şirketinize önlem ve süreçlerin etkili, uygun ve spesifikasyonları ve gereksinimleri karşılamaya uygun olup olmadığı konusunda bilgi sağlar. Ayrıca, iyileştirme potansiyeli ve riskler belirlenebilir. Belgelenen sonuçlar, üst yönetiminize kontrol önlemleri için önemli bulgular sağlar.
Denetim aşağıdaki konulara hizmet eder:
- Kuruluşunuzu değer katacak şekilde daha da geliştirin
- Kapsamlı bir hedef/gerçek karşılaştırma elde edin
- Şirketiniz için güçlü yönleri ve iyileştirme potansiyelini belirleyin
- Riskleri ve hataları ortaya çıkarın ve bunlardan kaçınmak için önlemler alın
- Yöneticilere karar vermeleri için sağlam bir temel sağlar
- Şirketteki kör noktaları ve zayıf noktaları ortaya çıkarın
- Kanıtlanmış çalışma yöntemleri ve süreçlerinden öğrenin
- Sistematik ve tutarlı bir şekilde ilerleyin
- Performansınızın nesnel kanıtını sağlayın
Denetim türleri nelerdir?
İlk olarak, iç ve dış denetimler arasında bir ayrım yapılır.
Şirket içinde bir iç denetim (öz denetim veya birinci taraf denetimi de denir) planlanır. Kural olarak, özel olarak eğitilmiş bir çalışan, yani kalite yönetim temsilcisi gibi bir iç denetçi denetimi gerçekleştirir. İç denetimler de şirketin kendi yönetim sisteminin düzenli bir parçasıdır.
Harici bir üçüncü şahıs tarafından yapılan bir denetim, örneğin müşteriler (ikinci şahıs denetimi) veya DQS (üçüncü şahıs denetimi) gibi akredite bir belgelendirme kuruluşu tarafından gerçekleştirilebilir. Daha sonra şirket hangi alanlara bakmak istediğine karar verir. Bir yönetim sistemi denetiminde olduğu gibi belirli standartlarla mı yoksa belirli süreçlerle, ürünlerle, yeniliklerle veya uyum konularıyla mı ilgili? Sorun tedarikçilerle ilgiliyse, müşterinin kalite temsilcisi tarafından yapılan ikinci taraf denetimlerinin bir çözüm olabileceği gibi DQS'in yetkin denetçileri ile yapılabilecek özel bir denetim de bu sürecin bir çözümüdür.
Veya şirket, bir sertifikasyon şirketinden harici denetçiler tarafından yönetim sisteminin tam bir sertifika denetimini hedefliyor olabilir mi? Ya da belki kısmi yönler bir boşluğun veya delta denetiminin odak noktası mı olmalıdır? Sonra da denetimin nasıl olacağı sorusu var: yerinde denetim mi yoksa uzaktan denetim mi?
Denetim planı nedir?
Denetim planlaması; denetim hedeflerinin tanımını, denetimin kapsamını, denetim kriterlerini (karşılanması gereken gereklilikler) ve gerekirse yönetim sisteminizi etkileyen önemli değişiklikleri içerir. Denetim hedeflerinin dışında, diğer konular sizinle yakın istişare içinde şirketinize özgü olarak belirlenir. ISO 17021, bu tanımlar için denetim planlaması sırasında dikkate alınması gereken özel gereksinimler belirler.
Denetim planlamasının önemli bir parçası, bir denetçi ekibinin (denetim ekibi) seçilmesi ve atanan baş denetçi tarafından "denetim ekibi lideri" işlevinde rollerin atanmasıdır. Denetçilerin seçimi, DQS tarafından tanımlanan bir süreci takip eder. Planlama, denetçilerin sayısını, yapılarını veya yetkinliklerini (gerekli teknik uzmanlık) ve özel görevlerini içerir. Tetkik planlaması öncelikle tetkik amaçlarına, tetkikin kapsamına, tetkik kriterlerine, tahmini tetkik süresine ve bir takım diğer hususlara dayanmalıdır.
Denetim planlaması, baş denetçi tarafından denetimin yürütülmesi için somut veriler içeren bir denetim planının hazırlanmasını da içerir. Bu, hangi organizasyonel veya işlevsel birimlerin ve süreçlerin, ne zaman, nerede, ne kadar süreyle ve kim tarafından denetleneceğini içerir. Denetim programı, denetim başlamadan önce müşteri ile koordine edilir.
ISO/IEC 17021-1:2015-11 - Uygunluk değerlendirmesi - Yönetim sistemlerinin denetimini ve belgelendirmesini sağlayan kuruluşlar için gereksinimler - Bölüm 1: Gereklilikler
Standarda ISO web sitesinden ulaşılabilir.
Denetim süresi ne anlama gelir?
ISO 17021'in 2015'e göre denetim süresi, "müşteri kuruluşun yönetim sistemine eksiksiz ve etkili bir denetimini planlamak ve gerçekleştirmek için gereken süre" olarak tanımlanır.
Akredite bir belgelendirme kuruluşu olarak DQS, ilgili uluslararası standart/lar tarafından belirlenen gerekliliklere göre denetim süresini belirler. Bunun için bir dizi etkenin dikkate alınması gerekir, örneğin:
Gereksinimleri denetlenecek olan standart
İş faaliyetlerinizin ve yönetim sisteminizin karmaşıklığı
Çalışan Sayısı
Sitelerin boyutu, sayısı ve konumu
Ürünler, faaliyetler veya süreçler vb. ile ilgili riskler.
Bir denetimin gerçekleştirilme şekli (yerinde veya uzaktan denetim olarak da adlandırılır) denetim süresini etkileyebilir ve dikkate alınmalıdır.
Baş denetçinin görevi nedir?
Baş denetçi, belirli bir sürece göre özel nitelikleri temelinde belgelendirme kuruluşu tarafından bu pozisyona atanan bir denetçidir. Denetim görevinin, yani denetim planlamasının ve denetimin kendisinin uygun şekilde yürütülmesinden sorumludurlar. Birkaç denetçiden oluşan bir ekip denetim yapıyorsa, denetim ekibi lideri olarak görevlerinde denetim ekibini oluşturma, planlama ve talimat verme görevi vardır. Ayrıca zaman yönetimi de dahil olmak üzere denetim programını ve denetim sürecini yönetmelidirler.
Baş denetçi genellikle açılış toplantısını yönetir ve müşteri için birincil irtibat kişisidir. Ekip üyeleriyle bilgi alışverişinde bulunur, düzenli aralıklarla denetimin ilerlemesini değerlendirir ve müşteriyi mevcut durum hakkında bilgilendirir. Bu, örneğin, keşfedilen herhangi bir uygunsuzluğu veya denetimin kapsamını değiştirme ihtiyacını içerebilir. Bu bağlamda denetim yöneticisi de çatışmalara çözüm aramak zorunda kalabilir.
Son olarak, baş denetçi, denetim ekibiyle birlikte denetim sonuçlarından sonuçlarından çıkarımlarda bulunur, bunları kapanış toplantıda tartışır ve denetim raporunu hazırlar.
Denetim raporu nedir?
Denetim raporu, baş denetçi tarafından denetimleri sırasında elde edilen denetim bulgularının yazılı bir özetidir. Buna, denetim kriterleri (yani yerine getirilmesi gereken şartlar) göz önünde bulundurularak denetim kanıtının değerlendirilmesine dayanan sonuçlar dahildir.
Bir Belgelendirme denetiminin raporu, sertifika verme kararının temelini oluşturur.
Denetim raporu, denetim kriterlerinin ne ölçüde karşılandığı, hangi uygunsuzlukların tespit edilip edilmediği ve bunların ne kadar ciddi olduğuna ilişkin açıklamalara odaklanır. Ayrıntılı olarak, belirlenen güçlü yönler, zayıf yönler, riskler ve fırsatların dokümantasyonu ile ilgilenir, ayrıca acil önlemlerin veya takip denetiminin gerekli olup olmadığıyla ilgilenir. Denetim raporu ayrıca iyileştirme önlemlerinin uygulanması için temel oluşturur. Daha önceki denetimlerde belirlenen uygunsuzluklar için düzeltici faaliyetlerin uygulanmasına ilişkin bilgilerin de sağlanması gerekebilir. Ayrıca, denetim planından herhangi bir sapma olup olmadığı da belgelenmelidir.
Denetim raporu, belgelendirme kuruluşunun adı ve denetim ekibinin denetçileri gibi denetimin resmi ayrıntılarını içerir. Ayrıca şirketinizin adı ve adresi, tarihi, yeri, denetim türü, denetim kriterleri, denetim amaçları ve kapsamı, denetim için harcanan süre ve daha fazlası. Bilinmesi önemlidir ki, bir denetim raporunun içeriği genellikle gizlidir ve raporun mülkiyeti belgelendirme kuruluşuna aittir.
Denetim bulgusu nedir?
Denetim bulguları, denetim sırasında denetim ekibi tarafından elde edilen bilgi ve kanıtların analizinden elde edilen bulgulardır ve denetim raporunun ayrılmaz bir parçasıdır. Denetim bulguları, uygun denetim sonuçları çıkaran denetim ekibi tarafından değerlendirilir. Bir belgelendirme denetiminde, sonuçlar belgelendirme kararı için belirleyicidir. Denetimin açılış toplantısında denetim yöneticisi, denetim bulgularının kategorilere ayrılacağı kriterleri zaten açıklamalıdır.
Denetim bulguları belgelenir. Hem uygunlukların kısa sunumunu (temel standarda uygunluk) hem de uygunsuzlukların kapsamlı sunumunu ve sınıflandırmasını içerirler. Şirketiniz için denetim bulgularının oldukça faydalı bir çeşidi de hedeflenen iyileştirme potansiyelinin ortaya çıkarılmasıdır. ISO 17021 standardı bunu gerektirmez, ancak faydalı olarak kabul edilir. Bu prosedür, özel mesleki yeterliliğin bir işaretidir. Ancak, iyileştirme potansiyelinin keşfi bir çözüm içermeyebilir. İyileştirme potansiyeli, uygunsuzluk olarak değerlendirilemez ve kaydedilemez. Tersine, bir uygunsuzluk iyileştirme potansiyeli olarak değerlendirilemez.
Loading...
DQS: Çünkü tüm denetimler aynı değildir.
Belgelendirme denetimleri hakkında sorularınız mı var? Şimdi daha fazlasını keşfedin.