Cose da sapere sugli audit
Audit - fatti interessanti facilmente spiegabili
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Che cos'è la pianificazione dell'audit?
Cosa significa tempo di audit?
Qual è il compito di un Lead Auditor?
Che cos'è un rapporto di audit?
Che cos'è un risultato di audit?
Che cos'è un audit?
Nel senso più ampio, un audit è un'analisi obiettiva per il miglioramento dell'organizzazione di un'azienda - basata su osservazioni, esami, domande e approfondimenti dei documenti pertinenti. Un audit serve sempre a confrontare un obiettivo e la situazione reale, un obiettivo e la sua realizzazione. Gli audit forniscono quindi chiarezza. Servono come valutazione delle prestazioni o diagnosi per identificare i punti di forza e il potenziale di miglioramento, e forniscono un importante feedback sui cambiamenti e sull'efficacia delle misure introdotte.
Nell'auditing dei sistemi di gestione la linea guida ISO 19011 è determinante. Nel capitolo 3.1, definisce l'audit come un "processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere prove oggettive e valutarle obiettivamente per determinare in che misura i criteri di audit sono stati soddisfatti".
Il termine audit deriva dalla parola latina "audire" - ascoltare o sentire. Ascoltare, nel senso di "ascoltare l'interlocutore", è un compito essenziale di un auditor, ma non l'unico. Perché l'auditor fa domande, osserva ed analizza in un audit. In definitiva, l'obiettivo è quello di scoprire e valutare se, e in che misura, l'organizzazione da sottoporre ad audit è riuscita ad attuare le specifiche e i requisiti stabiliti, ad esempio, in una norma di sistema di gestione. A tal fine, l'auditor esamina anche l'interazione dei processi.
Una caratteristica di tutti i nostri audit è che un esperto indipendente del settore dà uno sguardo al vostro sistema di gestione ed ai vostri processi. I nostri standard iniziano sempre dove finiscono le liste di controllo degli audit. Prendeteci in parola.
DQS. Simply leveraging Quality.
Una caratteristica di tutti i nostri audit è che un esperto indipendente del settore esamina il vostro sistema di gestione e i vostri processi. Il nostro intervento inizia sempre dove finiscono le checklist di audit.
Perché un audit è utile?
Gli audit forniscono alla vostra azienda informazioni sull'efficacia, l'appropriatezza e l'idoneità delle misure e dei processi per soddisfare le specifiche e i requisiti. Inoltre, è possibile identificare il potenziale di miglioramento ed i rischi. I risultati documentati forniscono alla vostra Alta direzione risultati importanti per le misure di controllo.
Gli audit servono a:
- Sviluppare ulteriormente la vostra organizzazione in un modo che aggiunge valore
- Ottenere un confronto completo tra obiettivi ed effettivi
- Identificare i punti di forza e il potenziale di miglioramento della vostra azienda
- Scoprire rischi ed errori e ricavare misure per evitarli
- Fornire ai dirigenti una base solida per il processo decisionale
- Scoprire i punti ciechi e i punti deboli dell'azienda
- Imparare da metodi e processi di lavoro collaudati
- Procedere in modo sistematico e coerente
- Fornire prove oggettive delle proprie prestazioni
Quali tipi di audit esistono?
Innanzitutto, si fa una distinzione tra audit interni ed esterni.
Un audit interno (chiamato anche audit di prima parte) è pianificato all'interno dell'azienda. Di regola, un dipendente appositamente formato, cioè un auditor interno come il rappresentante della gestione della qualità, esegue l'audit. Gli audit interni sono anche una parte regolare del sistema di gestione dell'azienda.
Un audit da parte di una terza parte esterna può essere effettuato, per esempio, dai clienti (audit di seconda parte) o da un ente di certificazione accreditato come DQS (audit di terza parte). Poi l'azienda decide quali aree vuole esaminare. Si tratta di determinati standard, come in un audit del sistema di gestione, o di determinati processi, prodotti, innovazioni o argomenti di conformità? Se si tratta di fornitori, gli audit di seconda parte da parte del rappresentante di qualità del cliente sono altrettanto fattibili quanto un ordine a DQS.
O forse l'azienda mira ad un audit di certificazione completo del suo sistema di gestione da parte di auditor esterni di una società di certificazione? O forse aspetti parziali devono essere oggetto di un audit gap o delta? E poi c'è la questione di quale forma avrà l'audit: un audit in sede o un audit da remoto?
Cos'è la pianificazione dell'audit?
Gli audit non vengono eseguiti a caso. Una pianificazione accurata è sempre un prerequisito per il successo di un audit. Questo è particolarmente vero per gli audit nell'ambito della certificazione esterna. Gli audit di certificazione sono attentamente pianificati, specialmente quando si tratta di procedure accreditate. La norma ISO 17021 descrive ciò che deve essere preso in considerazione nel capitolo "9.2 Pianificazione degli audit", nonché i requisiti specifici delle norme e dei regolamenti. La pianificazione è responsabilità del lead auditor nominato dall'organismo di certificazione.
ISO/IEC 17021-1:2015-11 - Valutazione della conformità - Requisiti per gli organismi che forniscono audit e certificazione dei sistemi di gestione - Parte 1: Requisiti
Lo standard è disponibile sul sito web dell'ISO.
La pianificazione dell'audit comprende la definizione degli obiettivi dell'audit, dell'ambito dell'audit, dei criteri di audit (requisiti da soddisfare) e, se necessario, delle modifiche significative che hanno un impatto sul vostro sistema di gestione. Oltre agli obiettivi dell'audit, le definizioni sono fatte in stretta consultazione con il cliente. La ISO 17021 stabilisce requisiti specifici per queste definizioni, che devono essere presi in considerazione durante la pianificazione dell'audit.
Una parte essenziale della pianificazione dell'audit è la selezione di un gruppo di auditor (team di audit) e l'assegnazione dei ruoli da parte del lead auditor nominato nella sua funzione di "leader del team di audit". La selezione degli auditor segue un processo definito da DQS. La pianificazione comprende il numero di auditor, la loro composizione o competenza (esperienza tecnica richiesta) e il loro incarico specifico. La pianificazione dell'audit deve basarsi principalmente sugli obiettivi dell'audit, sulla portata dell'audit, sui criteri di audit, sulla durata stimata dell'audit e su una serie di altri aspetti.
La pianificazione dell'audit comprende anche la preparazione di un programma di audit da parte del lead auditor, che contiene dati concreti per la conduzione dell'audit. Questo include le unità organizzative o funzionali e i processi da sottoporre ad audit, quando, dove, per quanto tempo e da chi. Il programma di audit viene coordinato con il cliente prima dell'inizio dell'audit.
Cosa significa tempo di audit?
Dall'edizione 2015 della ISO 17021, il vecchio termine durata dell'audit è stato denominato tempo di audit. Questo è definito come il "tempo necessario per pianificare e realizzare un audit completo ed efficace del sistema di gestione dell'organizzazione cliente".
In qualità di organismo di certificazione accreditato, DQS determina il tempo di audit in base ai requisiti delle rispettive norme internazionali. Si deve tener conto di tutta una serie di aspetti, come ad esempio:
- Norme i cui requisiti devono essere verificati
- Complessità delle vostre attività commerciali e del vostro sistema di gestione
- Numero di dipendenti
- Dimensione, numero e ubicazione dei siti
- Rischi associati a prodotti, attività o processi ecc.
Anche il modo in cui un audit viene condotto - in loco o come un cosiddetto audit remoto - può avere un impatto sul tempo di audit e deve essere preso in considerazione.
Qual è il lavoro di un Lead Auditor?
Un lead auditor è un auditor che viene nominato per questo ruolo dall'organismo di certificazione sulla base delle sue qualifiche speciali secondo un processo definito. Sono responsabili della corretta esecuzione dell'incarico di audit, vale a dire la pianificazione dell'audit e l'audit stesso. Se un team di più auditor sta effettuando l'audit, essi hanno - nella loro funzione di leader del team di audit - il compito di formare, programmare ed istruire il team di audit. Deve anche gestire il programma di audit ed il processo di audit, compresa la gestione del tempo.
Il lead auditor di solito modera la riunione di apertura ed è la persona di contatto principale per il cliente. Scambia informazioni con i membri del team, valuta il progresso dell'audit ad intervalli regolari ed informa il cliente sullo stato attuale. Questo può includere, per esempio, qualsiasi non conformità scoperta o la necessità di cambiare lo scopo dell'audit. In questo contesto, il responsabile dell'audit può anche dover cercare soluzioni ai conflitti.
Infine, insieme al team di audit, il lead auditor trae le conclusioni dai risultati dell'audit, le discute nella riunione finale e prepara il report di audit.
Che cos'è un report di audit?
Un report di audit è un riassunto scritto dei risultati dell'audit fatti dal lead auditor durante l'audit. Questo include le conclusioni basate sulla valutazione delle prove di audit, alla luce dei criteri di audit (cioè i requisiti da soddisfare). Il report di audit di un audit di certificazione esterna è la base per la decisione di rilasciare un certificato.
Il report di audit si concentra sulle dichiarazioni relative alla misura in cui i criteri di audit sono stati soddisfatti, se o quali non conformità sono state identificate e quanto sono gravi. In dettaglio, si occupa della documentazione dei punti di forza, delle debolezze, dei rischi e delle opportunità identificate, ma anche se sono necessarie misure immediate o un audit di follow-up. Il report di audit è anche la base per attuare misure di miglioramento. Può anche essere necessario fornire informazioni sull'attuazione delle azioni correttive per le non conformità identificate negli audit precedenti. Inoltre, qualsiasi deviazione dal piano di audit deve essere documentata.
Il report di audit contiene i dettagli formali dell'audit, come il nome dell'ente di certificazione e gli auditor del team di audit. Inoltre, il nome e l'indirizzo della vostra azienda, la data, il luogo, il tipo di audit, i criteri di audit, gli obiettivi e lo scopo dell'audit, il tempo trascorso per l'audit e altro ancora. Importante da sapere: il contenuto di un report di audit è generalmente confidenziale e la proprietà del report rimane all'ente di certificazione.
Che cos'è un risultato di audit?
I risultati dell'audit sono risultati rilevanti derivanti dall'analisi delle informazioni e delle prove ottenute dal team di audit durante l'audit. Sono parte integrante del report di audit. I risultati dell'audit sono valutati dal team di audit, che trae conclusioni di audit appropriate. In un audit di certificazione esterna, le conclusioni sono decisive per la decisione di certificazione. Nella riunione di apertura dell'audit, il responsabile dell'audit deve già spiegare i criteri secondo i quali i risultati dell'audit saranno classificati.
I risultati dell'audit sono documentati. Essi comprendono sia la presentazione concisa delle conformità (conformità con lo standard di base) che la presentazione e la classificazione completa delle non conformità. Una variante altamente vantaggiosa dei risultati dell'audit per la vostra azienda è la scoperta mirata del potenziale di miglioramento. La norma ISO 17021 non lo richiede, ma è considerato vantaggioso. Questa procedura è un segno di particolare competenza professionale. Tuttavia, la scoperta del potenziale di miglioramento può non includere una soluzione. Il potenziale di miglioramento non può essere valutato e registrato come non conformità. Al contrario, una non conformità non può essere trattata come potenziale di miglioramento.
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DQS. Perché non tutti gli audit sono uguali.
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