Coisas a saber sobre auditorias

Conteúdo

• O que é uma auditoria?
• Porque é útil uma auditoria?
• Que tipos de auditoria existem?
• O que é o planeamento de auditoria?
• O que significa tempo de auditoria?
• Qual o trabalho do auditor líder?
• O que é um relatório de auditoria?
• O que é o resultado de auditoria?

O que é uma auditoria?

No sentido mais amplo, uma auditoria é uma análise objectiva para a melhoria da organização de uma empresa - com base em observações, exames, questionários e insights sobre os documentos relevantes. Uma auditoria serve sempre para comparar um alvo e a situação real, um alvo e o seu cumprimento. As auditorias, portanto, proporcionam clareza. Elas servem como uma avaliação de desempenho ou diagnóstico para identificar pontos fortes e potenciais de melhoria, e fornecem um feedback importante sobre as mudanças e a eficácia das medidas introduzidas.

Na auditoria de sistemas de gestão, a directriz ISO 19011 é autoritária. No capítulo 3.1, define a auditoria como um"processo sistemático, independente e documentado para obter evidências objectivas e avaliá-las objectivamente para determinar até que ponto os critérios de auditoria foram cumpridos".

O termo auditoria vem da palavra latina"audire" - ouvir ou ouvir. Escutar, no sentido de "escutar o interlocutor", é uma tarefa essencial de um auditor, mas não é de modo algum a única. Pois o auditor faz perguntas, observa e analisa numa auditoria. Em última análise, o objectivo é descobrir e avaliar se, e em que medida, a organização a ser auditada conseguiu implementar as especificações e requisitos estabelecidos, por exemplo, numa norma de sistema de gestão. Para isso, o auditor também examina a interacção dos processos, entre outros.

Uma característica de todas as nossas auditorias é que um especialista independente da indústria analisa o seu sistema e processos de gestão . Os nossos padrões começam sempre onde terminam as listas de verificação de auditoria. Leve-nos à nossa palavra.

Porque é que uma auditoria é útil?

Auditorias regulares fornecem à sua empresa informações sobre se as medidas e processos são eficazes, apropriados e adequados para atender às especificações e requisitos. Além disso, o potencial de melhoria e os riscos podem ser identificados. Os resultados documentados fornecem à sua gestão de topo resultados importantes para as medidas de controlo.

As auditorias servem para:

• Desenvolver ainda mais a sua organização de uma forma que agregue valor
• Obter uma comparação abrangente entre alvo e real
• Identificar os pontos fortes e o potencial de melhoria para a sua empresa
• Descobrir riscos e erros e derivar medidas para evitá-los
• Proporcionar aos executivos uma base bem fundamentada para a tomada de decisões
• Descobrir ângulos mortos e pontos fracos na empresa
• Aprender com métodos e processos de trabalho comprovados
• Proceder de forma sistemática e consistente
• Fornecer provas objectivas do seu desempenho

Que tipos de auditorias existem?

Em primeiro lugar, é feita uma distinção entre auditorias internas e externas.

Uma auditoria interna (também chamada de auto-auditoria ou auditoria de primeira parte) é planeada dentro da empresa. Como regra, um funcionário especialmente treinado, ou seja, um auditor interno como o representante da gestão de qualidade, realiza a auditoria. As auditorias internas também são parte regular do próprio sistema de gestão da empresa.

Uma auditoria externa pode ser realizada, por exemplo, por clientes (auditoria de segunda parte) ou por um organismo de certificação acreditado, como a DQS (auditoria de terceira parte). A empresa decide então para que áreas quer olhar. Trata-se de certas normas, como numa auditoria de sistema de gestão, ou de certos processos, produtos, inovações ou tópicos de conformidade? Se for uma questão de fornecedores, auditorias de segunda parte pelo representante de qualidade do cliente são tão viáveis quanto fazer um pedido com a DQS.

Ou talvez a empresa pretenda uma auditoria de certificação completa do seu sistema de gestão por auditores externos de uma empresa de certificação? Ou talvez aspectos parciais devem ser o foco de uma auditoria de gap ou delta? E então há a questão de que forma assumirá a auditoria: uma auditoria no local ou uma auditoria remota?

O que é planeamento de auditoria?

As auditorias não são realizadas de forma aleatória. O planeamento cuidadoso é sempre um pré-requisito para o sucesso de uma auditoria. Isto é especialmente verdade para auditorias dentro do âmbito da certificação externa. As auditorias de certificação são cuidadosamente planeadas, especialmente quando se trata de procedimentos acreditados. A norma ISO 17021 descreve o que deve ser levado em conta no capítulo "9.2 Planeamento de auditorias", bem como requisitos específicos das regras e regulamentos. O planeamento é da responsabilidade do auditor principal nomeado pelo organismo de certificação.

O planeamento da auditoria inclui a definição dos objectivos da auditoria, o âmbito da auditoria, os critérios da auditoria (requisitos a cumprir) e, se necessário, alterações significativas que tenham impacto no seu sistema de gestão. Para além dos objectivos da auditoria, as definições são feitas em estreita consulta com o cliente como cliente. A ISO 17021 estabelece requisitos específicos para estas definições, que devem ser tidos em conta durante o planeamento da auditoria.

Uma parte essencial do planeamento da auditoria é a selecção de uma equipa de auditores (equipa de auditoria) e a atribuição de funções pelo auditor principal nomeado na sua função de "chefe da equipa de auditoria". A selecção dos auditores segue um processo definido pela DQS. O planeamento inclui o número de auditores, a sua composição ou competência (conhecimentos técnicos necessários) e a sua atribuição específica. O planeamento da auditoria deve basear-se principalmente nos objectivos de auditoria, no âmbito da auditoria, nos critérios de auditoria, na duração estimada da auditoria, e numa série de outros aspectos.

O planeamento da auditoria inclui igualmente a preparação de um calendário de auditoria pelo auditor principal, que contém dados concretos para a realização da auditoria. Isto inclui que unidades e processos organizacionais ou funcionais devem ser auditados, quando, onde, por quanto tempo e por quem. O plano de auditoria é coordenado com o cliente antes do início da auditoria.

O que significa o tempo de auditoria?

Desde a edição de 2015 da ISO 17021, o antigo termo duração da auditoria tem sido referido como tempo de auditoria. Este é definido como o "tempo necessário para planear e realizar uma auditoria completa e eficaz do sistema de gestão da organização cliente".

Como organismo de certificação acreditado, a DQS determina o tempo de auditoria de acordo com os requisitos estabelecidos pela(s) respectiva(s) norma(s) internacional(ais). Uma série de aspectos deve ser levados em conta, tais como, por exemplo

• Norma cujos requisitos devem ser auditados
• Complexidade das suas actividades comerciais e do seu sistema de gestão
• Número de funcionários
• Tamanho, número e localização dos locais
• Riscos associados a produtos, actividades ou processos, etc.

A forma como uma auditoria é realizada - no local ou como uma chamada auditoria remota - também pode ter um impacto no tempo de auditoria e deve ser levada em conta.

Qual é a função de um Auditor Líder?

Um auditor principal é um auditor que é nomeado para este cargo pelo organismo de certificação, com base nas suas qualificações especiais, de acordo com um processo definido. Eles são responsáveis pela execução adequada do trabalho de auditoria, ou seja, o planeamento da auditoria e a própria auditoria. Se uma equipa de vários auditores estiver a auditar, eles têm - em sua função como líder da equipa de auditoria - a tarefa de formar, agendar e instruir a equipa de auditoria. Eles também devem gerir o programa de auditoria e o processo de auditoria, incluindo a gestão do tempo.

O auditor principal geralmente modera a reunião de abertura e é a principal pessoa de contacto do cliente. Eles trocam informações com os membros da equipa, avaliam o progresso da auditoria em intervalos regulares e informam o cliente sobre o status actual. Isto pode incluir, por exemplo, quaisquer não-conformidades descobertas ou uma necessidade de alterar o âmbito da auditoria. Neste contexto, o gestor de auditoria também pode ter que procurar soluções para conflitos.

Finalmente, juntamente com a equipa de auditoria, o auditor principal tira conclusões dos resultados da auditoria, discute-as na reunião final e prepara o relatório de auditoria.

O que é um relatório de auditoria?

Um relatório de auditoria é um resumo escrito dos resultados da auditoria feito pelo auditor principal durante a sua auditoria. Isto inclui conclusões baseadas na avaliação das provas de auditoria, tendo em vista os critérios da auditoria (ou seja, os requisitos a serem cumpridos). O relatório de auditoria de uma auditoria externa de certificação é a base para a decisão de emitir um certificado.

O relatório de auditoria concentra-se em declarações sobre o grau de cumprimento dos critérios de auditoria, se foram identificadas ou não conformidades, e qual a gravidade das mesmas. Em detalhe, ele trata da documentação dos pontos fortes, fracos, riscos e oportunidades identificados, mas também se medidas imediatas ou uma auditoria de seguimento podem ser necessárias. O relatório de auditoria é também a base para a implementação de medidas de melhoria. Também pode ser necessário fornecer informações sobre a implementação de acções correctivas para não-conformidades identificadas em auditorias anteriores. Além disso, qualquer desvio do plano de auditoria deve ser documentado.

O relatório de auditoria contém detalhes formais da auditoria, como o nome do órgão de certificação e dos auditores da equipa de auditoria. Além disso, o nome e endereço da sua empresa, data, local, tipo de auditoria, critérios de auditoria, objectivos e âmbito da auditoria, tempo de auditoria gasto, e muito mais. Importante de saber: O conteúdo de um relatório de auditoria é geralmente confidencial, e a propriedade do relatório permanece com o organismo de certificação.

O que é uma constatação de auditoria?

Os resultados de auditoria são resultados relevantes da análise das informações e evidências obtidas pela equipa de auditoria durante a auditoria. Eles são parte integrante do relatório de auditoria. Os resultados da auditoria são avaliados pela equipa de auditoria, que tira as conclusões de auditoria apropriadas. Numa auditoria externa de certificação, as conclusões são decisivas para a decisão de certificação. Na reunião de abertura da auditoria, o gestor de auditoria já deve explicar os critérios segundo os quais os resultados da auditoria serão categorizados.

Os resultados da auditoria são documentados. Eles incluem tanto a apresentação concisa das conformidades (conformidade com a norma subjacente) quanto a apresentação e classificação abrangente das não conformidades. Uma variante altamente benéfica dos resultados da auditoria para a sua empresa é a revelação do potencial de melhoria visado. A norma ISO 17021 não exige isso, mas é considerada benéfica. Este procedimento é um sinal de competência profissional especial. Contudo, a descoberta do potencial de melhoria pode não incluir uma solução. O potencial de melhoria pode não ser avaliado e registado como uma não-conformidade. Pelo contrário, uma não-conformidade não pode ser tratada como potencial de melhoria.