Dodržiavanie predpisov je v súčasnosti v povedomí všetkých, ale vrcholoví manažéri často majú problém pochopiť tento pojem a jeho význam. A pritom compliance neznamená nič iné ako "právne vyhovujúce, eticky správne správanie" - samozrejmosť, však?
Loading...
Význam pojmu Compliance sa zdá byť celkom jasný a jednoduchý, predovšetkým zrozumiteľný. Zodpovedným osobám v organizácii stačí dodržiavať všetky príslušné (právne) pravidlá a konať eticky správne, a compliance je zavedená - v čom je problém?
Odpoveď znie: skutočnosť je iná. Mnohí manažéri a zamestnanci v spoločnosti nepoznajú pravidlá, ktoré majú dodržiavať. Iní ich síce poznajú, ale zámerne ich nedodržiavajú. Na druhej strane sa môže zdať, že niektorí pravidlá na prvý pohľad neporušujú, ale nie sú obzvlášť eticky hodnotní alebo sú podľa dnešných noriem CSR ťažko ospravedlniteľní.
Pomerne veľa spoločností pôsobí v šedej zóne, ktorá sa niekedy posúva do svetla, inokedy do tmy. Čoraz viac manažérov si však uvedomuje potrebu osvetliť túto polotmu - aj kvôli súvisiacim rizikám zodpovednosti.
Dobré riadenie dodržiavania predpisov vytvára jasnosť
Spoločnosti preto potrebujú systém, ktorý zabezpečí, aby boli známe a dodržiavané všetky (právne) pravidlá. Účinný systém riadenia zhody (CMS) vytvára jasnosť a právnu istotu. Pomáha tiež manažmentu vytvoriť firemnú kultúru, ktorou žije sám a v ktorej porušenie akéhokoľvek druhu neprichádza do úvahy. Táto podniková kultúra, obrazne nazývaná v Spojených štátoch "tón na vrchole", je v konečnom dôsledku aj kľúčom k účinnému a vhodnému preniknutiu celej spoločnosti myšlienkou dodržiavania predpisov.
Účinná minimalizácia rizík zodpovednosti pomocou riadenia dodržiavania predpisov
Formálne zabezpečenie súladu s pravidlami prostredníctvom účinne zavedeného systému riadenia súladu zásadne prispieva k predchádzaniu alebo minimalizácii zodpovednosti, a to môže mať pre organizáciu existenčný význam. Týka sa to najmä skutočne konajúcich osôb, pretože v závislosti od právneho systému môžu byť trestne stíhané osoby konajúce osobne alebo organizácia, v najhoršom prípade obidve. Môže to byť sprevádzané značnými pokutami alebo odňatím slobody.
Riadenie dodržiavania predpisov v judikatúre
Mnohé povinnosti manažmentu konať v súlade so zákonom, zabezpečiť, aby spoločnosť konala v súlade so zákonom, a povinnosť starostlivosti o kontrolu zákonného fungovania vo všeobecnosti vyplývajú z práva obchodných spoločností, aj keď sa to môže líšiť v závislosti od konkrétneho právneho prostredia To znamená, že existuje povinnosť organizácie a výberu vo vzťahu k zamestnancom. Teda spravidla vedenie spoločnostiVedenie spoločnosti musí prijať opatrenia na zabezpečenie zákonného konania organizácie a jej zamestnancov. V prípade: Ak si vedenie spoločnosti tieto povinnosti nesplní alebo ich splní nedostatočne, môže niesť zodpovednosť ono alebo organizácia. To môže mať za následok obrovské riziko zodpovednosti, ktoré sa môže pohybovať aj v trojciferných číslach miliónov alebo dokonca miliárd eur.
"Ak si vedenie neplní svoje povinnosti alebo ich plní nedostatočne, môže byť za to brané na zodpovednosť."
Compliance management - len ďalší systém riadenia?
Vrcholový manažment nemôže adekvátne plniť svoju povinnosť kontroly bez vhodného systému riadenia. Zavedenie CMS teda nie je možné obísť ani z hľadiska judikatúry. Platí to aspoň pre spoločnosti, ktoré chcú byť na bezpečnej strane, pokiaľ ide o otázky zodpovednosti vyplývajúce z porušenia pravidiel.
Mnohé spoločnosti sa obávajú, že riadenie zhody znamená zavedenie ďalšieho systému riadenia. Za touto predstavou sa však stále skrýva rozšírené nepochopenie, pretože spoločnosti majú v podstate len jeden systém riadenia! Existujúci systém manažérstva je spravidla založený na norme ISO 9001, do ktorej sú potom integrované požiadavky ďalších noriem.
Aj to je jedna z veľkých výhod spoločnej základnej štruktúry, takzvanej High Level Structure (HLS), ktorú majú všetky moderné normy systému manažérstva ISO vrátane ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 a ISO 27001, ako aj ISO 37301. HLS výrazne zefektívňuje integrovaný systém riadenia, pretože integrácia požiadaviek z rôznych súborov predpisov je teraz možná až do posledného kúta spoločnosti.
Loading...
Biela kniha
HLS - Príležitosti pre integrované systémy riadenia
- 10 dôvodov pre integrovaný systém riadenia
- Porovnanie piatich noriem systému riadenia
Rita Kagerer, expertka na integrované systémy riadenia
Systém riadenia zhody ako "ortéza"
CMS podľa normy ISO 37301 možno integrovať aj do existujúceho systému riadenia. Funguje ako "ortéza" okolo všetkých tém zhody, ktorými sa zaoberajú iné normy. Napríklad manažérstvo kvality sa zaoberá najmä rizikami vyplývajúcimi zo zodpovednosti za výrobok, environmentálne manažérstvo rizikami vyplývajúcimi z príslušnej environmentálnej legislatívy atď.
"Všetky informácie a analýzy rizík z jednotlivých oblastí sú zhromaždené v systéme CMS, čím spoločnosť získava bezpečný právny základ pre svoje konanie."
Všetky právne otázky a riziká, ktoré ešte neboli zohľadnené alebo boli zohľadnené nedostatočne, sa zaznamenávajú, vyhodnocujú a riadia prostredníctvom systému riadenia súladu. Zastrešujúci kódex hodnôt, ďalšie vnútorné kontroly a úpravy hodnotenia rizík chránia spoločnosť a zodpovedne konajúce osoby. V tejto súvislosti zohráva rozhodujúcu úlohu analýza rizík.
Tá zahŕňa identifikáciu bodov a funkcií, kde je možné porušenie právnych predpisov, ktoré by mohlo mať pre spoločnosť najzávažnejšie dôsledky. Preto sa musí zaviesť bezpečnostný systém, aby sa dosiahol čo najvyšší stupeň odhalenia. Zdá sa, že jednoduchý predpoklad "aha, to nemáme" je málo nápomocný - a nájde aj málo pochopenia u orgánov činných v trestnom konaní alebo na súde.
Dodržiavanie predpisov - aké sú výhody?
- Validná analýza rizík dodržiavania predpisov vo vašej spoločnosti
- Systematické dodržiavanie právnych predpisov
- Účinné zníženie rizík súvisiacich so zodpovednosťou
- Zlepšenie imidžu spoločnosti
Záver
Jasné štruktúry zabezpečujú rýchlejšie odhalenie porušení predpisov a stanovenie zodpovednosti. V prípade súdneho konania prispeje riadenie dodržiavania predpisov k ospravedlneniu. Prinajmenšom s veľkou pravdepodobnosťou povedie k zníženiu zodpovednosti, pretože všetky dôvody, ktoré hovoria v neprospech alebo v prospech žalovaného, sa použijú na určenie rozsahu sankcie.
Loading...
Radi zodpovieme vaše otázky
Vzrušujúca téma? Obráťte sa na nás.
Bez záväzkov a bezplatne.
Jedno však musí byť jasné: "audítorské normy", ako napríklad ISO 37301, sú právnymi názormi, ktoré súdy môžu, a ak je to potrebné, aj zohľadnia, ak sú v kontexte s porušením právnych predpisov. Ak však nie je zavedený SMK, je to samo o sebe porušením povinnosti zo strany manažmentu, čo bude mať s najväčšou pravdepodobnosťou priťažujúci účinok na trest. Dobre situovaná spoločnosť sa musí zaoberať otázkou dodržiavania predpisov jednoducho z dôvodu vlastnej potreby ochrany manažmentu.
Musíme zdôrazniť, že prirodzene nepoznáme každý právny systém a jeho rôzne formy súkromného a trestného práva. Vo všeobecnosti však platí, že každý právny systém stíha zodpovedné osoby. Systém riadenia zhody sa potom musí aplikovať na príslušný právny systém.
TIP: Prečítajte si aj náš príspevok na blogu Riadenie súladu v malých a stredných podnikoch - nevyhnutné alebo voliteľné? Violy Beecken.
Newsletter DQS
Zostaňte informovaní a prihláste sa na odber nášho newslettera!
Autor
Hubert Spahn
Hubert Spahn je právnik a zároveň expert na dodržiavanie predpisov v spoločnosti DQS. Pán Spahn tiež prispieva svojimi dlhoročnými skúsenosťami ako hlavný audítor pre riadenie kvality a rôzne priemyselné normy.
Loading...