Dostali ste od audítora akčný plán a neviete presne, ako teraz postupovať? V prvom rade: Nestresujte sa - odchýlky sú pri auditoch IFS bežné a zvyčajne sa dajú rýchlo vyriešiť. Ďalší krok: Prečítajte si našu užitočnú príručku a zistite všetko, čo potrebujete vedieť teraz.
Nastal čas, audit sa skončil. Teraz v krátkom čase dostanete predbežný plán opatrení vo formáte .xls, ktorý vám audítor zašle e-mailom. Do neho by ste teraz mali zapísať opravy a nápravné opatrenia pre každú odchýlku alebo nezhodu, vždy s uvedením termínu, zodpovednej osoby a stavu realizácie.
Upozorňujeme, že všetky opravy a nápravné opatrenia musia byť preložené aj do angličtiny.
Aký je rozdiel medzi opravou
a nápravným opatrením?
Nápravné opatrenie je opatrenie zamerané na odstránenie zistenej odchýlky a/alebo nezhody v krátkom čase. Nápravné opatrenie ide do hĺbky a jeho cieľom je odstrániť základnú príčinu identifikovanej odchýlky a/alebo nezhody. Takže kým nápravné opatrenie má krátkodobý účinok, nápravné opatrenie má dlhodobý účinok.
Koľko času mám na nápravné opatrenie alebo
plán nápravných opatrení?
Po prijatí predbežného plánu nápravných opatrení máte maximálne štyri týždne na to, aby ste dokončený plán vrátili audítorovi ako súbor .cls a predložili dôkazy o jeho realizácii.
Vykonávanie nápravných opatrení
Nápravy by sa mali vykonať čo najskôr. IFS uvádza, že najneskôr do štyroch týždňov od prijatia predbežného plánu nápravných opatrení musia byť dôkazy o implementácii kompletné a riadne predložené certifikačnému orgánu. Ak sa táto lehota nedodrží, spoločnosť musí podstúpiť úplný úvodný alebo recertifikačný audit IFS.
IFS tiež stanovuje certifikačným orgánom krátke termíny na dokončenie procesu. Preto je dôležité, aby ste audítorovi zaslali dôkazy o implementácii najneskôr po troch týždňoch, aby sa mohli vykonať všetky potrebné následné práce. Tým sa zabezpečí, že sa neprekročí štvortýždňová lehota.
Čo potrebujete vedieť o dôkazoch o vykonaní opráv
Dôkazy o vykonaní opráv musia byť podložené skutočným vykonaním opravy, čo je jediný spôsob, ako môže audítor schváliť akčný plán. Dôkazom môžu byť napr. fotografie alebo naskenované dokumenty v závislosti od typu odchýlky.
Fotografie o dôkazoch vložte do súboru .doc spolu s vysvetlením, aká oprava bola na príslušnej fotografii vykonaná. Uložte ho ako súbor .pdf. Upozorňujeme, aby ste fotografie neposielali v pôvodnej veľkosti. Rozlíšenie 75 dpi je zvyčajne dostatočné.
Aby bolo možné korektúry správne a rýchlo priradiť, pomenujte súbory takto: NázovSpoločnosť_Oprava_Podľa požiadaviek IFS bod(y), napríklad VzorSpoločnosť_Oprava_IFS_2-2-1.
Dbajte na to, aby ste vždy zhrnuli odchýlky podľa jednotlivých opatrení, nekombinujte všetky odchýlky do jedného súboru.
Vykonajte nápravné opatrenia
Úspešná a udržateľná implementácia nápravných opatrení môže trvať dlhšie ako štyri týždne. V tabuľke .xls uveďte primerané odôvodnenie, prečo potrebujete na implementáciu viac času, a upozornite, že toto odôvodnenie musí byť preložené aj do angličtiny. Najneskôr pred ďalším dozorovým auditom IFS sa musí uskutočniť implementácia nápravných opatrení.
Newsletter DQS
Zostaňte informovaní a prihláste sa na odber nášho newslettera!
Autor
Constanze Illner
Constanze Illner
Loading...