Zarządzanie dostawcami - zrównoważone systemowo

Spis treści

• Zrównoważone zarządzanie dostawcami
• Czym jest zarządzanie dostawcami? Definicja
• Cele zarządzania dostawcami
• Zarządzanie dostawcami według kryteriów CSR
• Niemiecka ustawa o łańcuchu dostaw - krok w dobrym kierunku
• Zrównoważone zarządzanie dostawcami
• Przegląd procesu zarządzania dostawcami
• Systemy zarządzania w zarządzaniu dostawcami
• Wnioski: Optymalizacja łańcucha wartości poprzez audyty dostawców
• DQS: Simply leveaging Quality.

Profil CSR firmy jest ściśle związany z działalnością jej łańcucha dostaw. Jest to jeszcze bardziej prawdziwe w świetle globalizacji w biznesie i przemyśle. Partnerzy biznesowi muszą dziś wziąć odpowiedzialność za zrównoważony rozwój w swoich krajowych i międzynarodowych relacjach i wypełnić swój obowiązek opieki. Konkretnie oznacza to większe uwzględnienie aspektów ekologicznych, ekonomicznych i społecznych. W swoim artykule dla niemieckiego czasopisma branżowego "Industrieanzeiger" Altan Dayankac, ekspert w dziedzinie zrównoważonego rozwoju, stwierdza: "Audyty dostawców CSR to konieczność".

Zarządzanie dostawcami w sposób zrównoważony

Niezawodni dostawcy i partnerzy w znacznym stopniu przyczyniają się do zadowolenia klientów i sukcesu Państwa firmy. Dziś nie wystarczy już patrzeć tylko na własne możliwości jakościowe. Jakość produktów i łańcuchów procesów można znacznie zwiększyć, jeśli obie strony łańcucha dostaw współpracują w duchu partnerstwa i zaufania. Zrównoważona struktura dostawców zapobiega wąskim gardłom w dostawach, podczas gdy wysoka zdolność dostawcza i dotrzymywanie terminów dostaw stabilizują własny proces produkcyjny przedsiębiorstwa. Prawidłowy wybór, ocena i kwalifikacja odpowiednich dostawców staje się więc decydującym czynnikiem konkurencyjności.

Jednak wdrożenie systematycznego zarządzania dostawcami jest nadal wyzwaniem dla wielu firm. Coraz częściej pojawiają się trudności z procesami produkcyjnymi i dostawczymi, a także opóźnione terminy dostaw. Ma to negatywny wpływ na relacje z klientami i dostawcami, a ostatecznie na sukces firmy. Dlatego bardziej niż kiedykolwiek konieczne jest dla większości firm zrównoważone rozwijanie bazy dostawców i jej profesjonalne koordynowanie.

System zarządzania może pomóc w ustrukturyzowaniu i zarządzaniu łańcuchami dostaw z firmami partnerskimi i dostawcami. W dalszej części dowiedzą się Państwo między innymi, jak działa zrównoważone zarządzanie dostawcami, jak można je wykorzystać do zwiększenia zrównoważonego rozwoju i optymalizacji łańcucha wartości.

Czym jest zarządzanie dostawcami? Definicja

Strategiczne zarządzanie dostawcami jest ważnym czynnikiem sukcesu w każdej nowoczesnej kulturze korporacyjnej. Z jednej strony obejmuje to zarządzanie wszystkimi środkami kontroli, planowania i regulacji bazy dostawców. Z drugiej strony obejmuje również strategiczną realizację relacji pomiędzy dostawcami a Państwa firmą.

Celem jest nawiązanie solidnych, długoterminowych relacji partnerskich z najbardziej efektywnymi dostawcami, aby zabezpieczyć własną konkurencyjność.

Idea ta wywodzi się pierwotnie z procesu zaopatrzenia, czyli zaopatrzenia przedsiębiorstwa w różne materiały, półprodukty i wyroby gotowe oraz usługi ze źródeł zewnętrznych. Te materiały i usługi są dostępne dla Państwa w optymalnych warunkach dzięki efektywnemu procesowi zaopatrzenia. W ten sposób Państwa firma może obniżyć koszty i ryzyko, jednocześnie podnosząc jakość przedmiotów zaopatrzenia.

Gdy rozpoczyna się zarządzanie dostawcami, proces zaopatrzenia stanowi główny punkt ciężkości zadania. Z czasem jest on stale rozwijany, a relacje między dostawcami a Państwa firmą są aktywnie kształtowane. W ten sposób można już na początku stworzyć wartość dodaną dla obu stron i pielęgnować dobrą komunikację.

Ponieważ znalezienie odpowiedniego dostawcy jest decyzją strategiczną, którą należy dokładnie przemyśleć, zrównoważone zarządzanie dostawcami idzie o krok dalej. W końcu dobry dostawca poprzez swoją wydajność i zachowanie w znacznym stopniu przyczynia się do zadowolenia klienta, a tym samym do sukcesu firmy.

Ponieważ jednak presja konkurencyjna stale rośnie ze względu na szybko postępującą globalizację, zwiększa się również zakres zadań, które wchodzą w zakres zarządzania dostawcami. Zarządzanie dostawcami jest zatem terminem nadrzędnym, który obejmuje kilka środków ułatwiających obsługę dostawców.

Głównym celem jest nawiązanie dobrego partnerstwa ze swoimi dostawcami. Powinni oni również być w stanie przyczynić się do różnych innowacyjnych procesów. Jednak stawia to również przed dostawcami nowe wyzwania. Zajmują oni aktywną rolę i muszą wykazać się takimi cechami jak elastyczność, jakość i obsługa, aby wyróżnić się na tle innych.

Cele zarządzania dostawcami

Konsekwentne zarządzanie dostawcami może stworzyć zupełnie nowe formy współpracy między dostawcami a Państwa firmą. Jest to ważny czynnik sukcesu w obliczu ciągłych zmian ogólnych warunków w procesie zaopatrzenia.

Jedno jest pewne: organizacje stają się coraz bardziej zależne od produktów, które muszą być dostarczane na czas, aby utrzymać normalną działalność biznesową. Rosnące wymagania klientów, nieskończone możliwości Internetu oraz postępująca internacjonalizacja rynków światowych wymagają zatem wczesnego włączenia zewnętrznych dostawców do procesów.

Sukces ekonomiczny Państwa organizacji zależy więc w dużej mierze od profesjonalnego zarządzania dostawcami. Cele, do których się przy tym dąży, są zarówno operacyjne, jak i strategiczne:

Cele operacyjne.

W operacyjnym zarządzaniu dostawcami celem jest minimalizacja kosztów zaopatrzenia i tym samym zwiększenie wydajności dostawców. Podstawą do tego jest szczegółowa ocena dostawców, na podstawie której w pierwszej kolejności możliwa jest porównywalność bazy dostawców. W ten sposób można rozbudować i poprawić relacje z najlepszymi dostawcami i zamknąć relacje z dostawcami, które się nie sprawdzają.

Koncentrując się na mniejszej liczbie dostawców, uwidaczniają się potencjały wiązania, jak również niższe koszty administracyjne. Otrzymuje się dokładne informacje o różnych aspektach działalności każdego dostawcy. W ten sposób można poprawić swoją pozycję negocjacyjną.

Cele strategiczne

Cele strategiczne koncentrują się na optymalizacji bazy dostawców. Na podstawie strategii zaopatrzenia definiujesz dokładne środki ich rozwoju, aby podnieść jakość realizacji dostaw i obniżyć koszty zaopatrzenia. Na przykład, możesz zmniejszyć ryzyko dostaw w zakupach poprzez ulepszenie procesów między firmami.

Jeśli chcesz zmniejszyć zależność od dostawców, możesz również rozpocząć budowę alternatywnych dostawców, jednocześnie regulując wielkość zakupów. Z drugiej strony, należy zabezpieczyć relacje z trudnymi do zastąpienia dostawcami poprzez działania integracyjne, aby utrzymać konkurencyjność firmy w długim okresie.

Zarządzanie dostawcami według kryteriów CSR

Obecnie istnieje jednak również obowiązek uzupełnienia strategicznych zakupów o element zrównoważonego rozwoju społecznego. Jeśli firmom brakuje zrozumienia dla zrównoważonej struktury i rozwoju łańcucha dostaw, to brakuje dziś kolejnego decydującego czynnika przy wyborze dostawców do zaopatrzenia w produkty i usługi. Na marginesie, sprawność w dodawaniu kryteriów społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR) do zarządzania dostawcami jest również wskaźnikiem zdolności do innowacji w organizacji.

Dla firm, których zadaniem jest zapewnienie zrównoważonego zaopatrzenia, istnieją trzy możliwe powody, dla których należy sprawdzić wyniki dostawców w zakresie zrównoważonego rozwoju:

• Ponieważ z własnej inicjatywy i na podstawie własnego kodeksu postępowania chcą współpracować tylko z dostawcami zgodnymi z zasadami CSR
• Ponieważ ich własne zainteresowane strony chcą zapewnić zgodność z zasadniczymi wymogami odpowiedzialności społecznej i poszanowania praw człowieka w łańcuchu dostaw
• Albo dlatego, że jest to politycznie (prawnie) wymagane i istnieje np. obowiązek sprawozdawczy.

Niemiecka ustawa o łańcuchu dostaw - krok w dobrym kierunku

Od połowy 2021 roku tzw. ustawa o łańcuchu dostaw tworzy ramy prawne, które mają poprawić ochronę środowiska, praw człowieka i praw dziecka w globalnych łańcuchach dostaw. Niestety, wiele firm w Niemczech nadal narusza podstawowe prawa człowieka i/lub szkodzi środowisku w swoich globalnych operacjach biznesowych - nie musząc obawiać się żadnych konsekwencji. Dotychczas osoby poszkodowane miały niewielkie możliwości dochodzenia roszczeń przed niemieckimi sądami.

Niemiecka ustawa o łańcuchu dostaw dotycząca Corporate Due Diligence, w skrócie Supply Chain Act, ma teraz położyć temu kres. Została ona uchwalona w czerwcu 2021 roku, a wejdzie w życie w 2023 roku. Początkowo do działania będą zobowiązane firmy zatrudniające 3000 lub więcej pracowników, a od 2024 roku firmy zatrudniające 1000 lub więcej pracowników. Celem jest, aby firmy, które zaopatrują się w półprodukty lub wyroby gotowe za granicą, były również odpowiedzialne za procesy produkcyjne i warunki pracy u swoich dostawców.

Konkretnie oznacza to, że od teraz przedsiębiorstwa muszą rozpoznać ryzyko naruszenia praw człowieka i zniszczenia środowiska przez bezpośrednich dostawców, a w razie potrzeby także przez dostawców pośrednich, podjąć środki zaradcze i udokumentować je w Federalnym Urzędzie Gospodarki i Kontroli Eksportu (BAFA). Muszą oni śledzić skargi i zapobiegać im oraz naprawiać je od samego początku, gdy tylko je zidentyfikują. W przypadku naruszeń istnieje zagrożenie grzywną lub odszkodowaniem od konkurentów.

Ustawa jest niewątpliwie dużym krokiem naprzód w zakresie ochrony praw człowieka i środowiska, ponieważ:

• Nakłada na przedsiębiorstwa obowiązki w zakresie ochrony środowiska.
• Reguluje rzetelne egzekwowanie przepisów, zgodnie z którym organ monitoruje przestrzeganie obowiązków w zakresie należytej staranności i sankcjonuje ich nieprzestrzeganie. Firmy powinny w ten sposób zmienić swoje zachowanie i uniknąć przyszłych szkód.
• Wprowadza zmianę paradygmatu w Niemczech: Odejście od czysto dobrowolnej społecznej odpowiedzialności biznesu do wiążących wymogów dotyczących praw człowieka i środowiska dla firm.
• Określa wymogi dotyczące należytej staranności, które opierają się na wytycznych ONZ dotyczących biznesu i praw człowieka (UNLP) i obejmują zasadniczo cały łańcuch dostaw.

Oprócz niemieckiej ustawy o łańcuchu dostaw, Komisja Sprawiedliwości UE planuje również europejską ustawę o łańcuchu dostaw. To prawo unijne powinno łączyć w sobie to, co najlepsze w przepisach państw członkowskich dotyczących należytej staranności, na przykład definicję całego łańcucha wartości z Holandii, silne egzekwowanie przepisów z Niemiec i odpowiedzialność cywilną z Francji.

Zrównoważone zarządzanie dostawcami

Również w wyniku ustawy o łańcuchu dostaw, kwestia zrównoważonego rozwoju w zamówieniach publicznych ma obecnie strategiczne znaczenie dla wielu firm. W obliczu globalnego ocieplenia, postępujących zmian środowiskowych i ogólnego niedoboru zasobów, klienci przywiązują obecnie dużą wagę do zrównoważonego ukierunkowania procesów pracy, co znajduje odzwierciedlenie również w łańcuchu dostaw. Zadaniem zrównoważonego zarządzania dostawcami jest zatem zużywanie tylko takiej ilości zasobów, jaka jest absolutnie niezbędna - bez szkody dla przyszłych pokoleń.

• Nowoczesne rozumienie zrównoważonego rozwoju opiera się na zasadzie trójfilarowego modelu obejmującego zrównoważenie ekologiczne, ekonomiczne i społeczne:
• Zrównoważony rozwój ekologiczny dąży do jak najlepszego zachowania środowiska, jak również zasobów naturalnych. Szkody w środowisku powinny być tylko w takim stopniu, w jakim można je zastąpić. Dlatego przedsiębiorstwa, ich dostawcy, a także kraje, w których mają siedzibę, powinny świadomie wykorzystywać ograniczone surowce, wodę i energię.
• Zrównoważony rozwój gospodarczy wymaga stosowania dobrych praktyk biznesowych w celu generowania wystarczających zysków. Jednak maksymalizacja zysków nie może być jedynym celem zrównoważonego rozwoju. Należy raczej realizować długoterminowe strategie, które promują sprawiedliwy handel i pomagają poprawić jakość życia. Celem jest więc promowanie społeczeństwa, które - z ekonomicznego punktu widzenia - nie żyje ponad stan, aby chronić przyszłe pokolenia.
• Zrównoważony rozwój społeczny stawia w centrum ludzi. Wymaga działań ukierunkowanych na dobro wspólne w postaci sprawiedliwych modeli płatności i realizacji różnych interesów pracowników. Ten społeczny filar zrównoważonego zarządzania dostawami ma również za zadanie pokojowe rozwiązywanie konfliktów i napięć.

Dla firm, które chcą pozostać skuteczne w długim okresie, elementarne jest zaprojektowanie zarządzania dostawami w zgodzie z tymi ekologicznymi, ekonomicznymi i społecznymi aspektami. Jednak w czasach, gdy firmy stają się coraz bardziej zależne od swoich dostawców, procesy te napotykają na poważne wyzwania. Na przykład, zrównoważony rozwój firmy jest bezpośrednio skorelowany z faktem, że wiele produktów ma coraz krótsze cykle życia. Ponadto innowacje są wprowadzane na rynek w coraz szybszym tempie, co wymaga ciągłego rozwoju i badań.

W rezultacie, firma może być tylko tak zrównoważona, jak jej zewnętrzni dostawcy i partnerzy. Zrównoważony rozwój na wszystkich poziomach łańcucha dostaw jest kluczowy dla zapewnienia konkurencyjności.

Proces zarządzania dostawcami w skrócie

Ostatecznym celem zarządzania dostawcami jest zwiększenie współpracy z dostawcami. Dzięki temu można nie tylko pracować w sposób bardziej zrównoważony, ale także lepiej, szybciej i taniej opracowywać, pozyskiwać i wytwarzać produkty lub usługi.

Aby to osiągnąć, konieczne jest zidentyfikowanie i zmaksymalizowanie potencjału sukcesu między Tobą a Twoimi dostawcami. W celu zidentyfikowania i wyeliminowania szans i zagrożeń na wczesnym etapie, sprawdziło się systematyczne podejście.

Sześcioetapowy proces zarządzania dostawcami umożliwia osiągnięcie widocznych sukcesów w zakresie rentowności - w szczególności poprzez poprawę jakości produktów i usług:

Identyfikacja dostawcy: Aby zapewnić sobie jak najbardziej skuteczne i efektywne wdrożenie procesu zarządzania dostawcami, na początku należy mieć solidną wypowiedź na temat produktów i dostawców firmy. Dlatego należy wcześniej przeanalizować, ustrukturyzować i sklasyfikować towary zaopatrzeniowe i źródła zaopatrzenia.

W ten sposób można stworzyć przejrzystość dotyczącą materiałów i dostawców. To z kolei pozwala na określenie strategii i wypracowanie odpowiednich alternatyw działania, na przykład oceny wykorzystania narzędzi IT, które są odpowiednie do celu i przejrzystego zdefiniowania strategicznego zachowania wobec dostawców.

Ocena dostawców: Tutaj oceniasz swoich dostawców według kryteriów strategicznych i operacyjnych, które zostały wcześniej zdefiniowane wspólnie z innymi działami, takimi jak rozwój, zakupy, jakość, produkcja lub logistyka.

Klasyfikacja dostawców: Wyniki z oceny dostawców są ważne dla klasyfikacji dostawców. Tutaj tworzona jest hierarchiczna struktura wszystkich potencjalnych i już zaangażowanych dostawców. Stanowi to podstawę do przyjęcia nowego dostawcy lub utrzymania dostawcy w sieci.

Rozwój dostawcy: Rozwija się dalej istniejących dostawców lub zakłada nowych dostawców. W tym miejscu można określić lub oszacować czasowy, pieniężny i pojemnościowy zakres dalszego rozwoju dostawców.

Wybór dostawcy: Podczas wyboru dostawcy podejmowana jest ostateczna decyzja o włączeniu lub utrzymaniu dostawcy z udziałem wszystkich zaangażowanych działów.

Integracja dostawcy: Szósta i ostatnia faza w ramach procesu zarządzania dostawcami uwzględnia integrację dostawców z wewnętrzną siecią przedsiębiorstwa. Tutaj definiuje się i wdraża środki służące optymalnej komunikacji, zaangażowaniu w wewnętrzne procesy biznesowe oraz przejrzystej kontroli twardych i miękkich faktów.

Jednoczesne zastosowanie prewencyjnego zarządzania ryzykiem w ramach realizacji procesu zarządzania dostawcami umożliwia odpowiednio wczesne rozpoznanie czynników krytycznych, takich jak problemy z uruchomieniem nowych rozwiązań, wąskie gardła w dostawach lub problemy z jakością, i podjęcie środków zaradczych.

Systemy zarządzania w zarządzaniu dostawcami

Zapobieganie ryzyku jest ważną częścią zarządzania dostawcami. Jeśli liczba dostawców jest jeszcze możliwa do opanowania, można stosunkowo dobrze ocenić ryzyko. Jednak w przypadku wielu różnych dostawców, globalnych łańcuchów dostaw i złożonych struktur korporacyjnych jest to prawie niemożliwe bez profesjonalnej strategii. Tylko podejście dostosowane do konkretnych procesów może utrzymać potencjalne ryzyko pod kontrolą. Skuteczne zarządzanie ryzykiem sprawdziło się w tym zakresie:

• Zidentyfikuj krytycznych dostawców: Pierwszym i z pewnością najważniejszym krokiem w tworzeniu systemu zarządzania ryzykiem jest identyfikacja krytycznych dostawców. W tym celu należy dokładnie przyjrzeć się całej bazie dostawców i rozważyć każdego pojedynczego dostawcę w zależności od przedsiębiorstwa. Nie należy oceniać dostawców wyłącznie na podstawie wielkości zakupów.
  Nawet "mały" dostawca z relatywnie niskim wolumenem zakupów może mieć wysoki potencjał szkód. W tym miejscu należy wyjaśnić, jak bardzo firma jest zależna od danego dostawcy.
• Określenie alternatywnych dostawców: Czy istnieją alternatywni dostawcy, jeśli dostawca zawiedzie? Zidentyfikuj wszystkich dostawców, z którymi istnieje relacja "single source". W końcu to właśnie tam zależność jest największa, a znalezienie zastępstwa może zająć dużo czasu. Odfiltruj w ten sposób krytycznych dostawców i sklasyfikuj ich jako krytycznych, średnio krytycznych i wysoce krytycznych.
• Klasyfikuj sytuacje zagrożenia: Po zidentyfikowaniu krytycznych dostawców należy sklasyfikować ryzyko niepowodzenia tych dostawców, takie jak sytuacja finansowa firmy, lokalizacja lub łańcuchy podaży. Aby dokonać kompleksowej oceny dostawców, należy uwzględnić swoją wewnętrzną wiedzę z działu zakupów, ale także informacje zewnętrzne, takie jak dane z agencji ratingowych.
  Określenie strategii i środków: Aby móc szybko reagować na zmiany, należy wprowadzić "funkcję alarmową", dla której z góry definiuje się strategie i ukierunkowane środki. Jednym z podejść może być na przykład określenie zastępczego dostawcy dla krytycznych dostawców.
• Monitoruj sukces oceny ryzyka: Ocena ryzyka dostawcy nie jest jednorazowym projektem, który po prostu kończysz w pewnym momencie. Zarządzanie ryzykiem dostawcy to raczej ciągły proces, który wymaga regularnego monitorowania. Opracuj własne KPI i dokonuj ich przeglądu w regularnych odstępach czasu. W razie potrzeby należy wdrożyć środki kontroli i sprawozdawczości. Dzięki temu bieżąca sytuacja w zakresie ryzyka będzie wymierna i możliwa do prześledzenia.

Gdy wprowadzisz taki system, zmniejszy on również ryzyko związane z poszukiwaniem nowych dostawców. Dzieje się tak dlatego, że są oni szybko odpowiednio klasyfikowani. Dzięki temu możliwe jest sprawdzenie, czy dostawca spełnia Twoje wymagania pod względem technologii lub jakości oraz dopuszczalnego ryzyka.

Wnioski: Optymalizacja łańcucha wartości poprzez audyty dostawców

Audyty dostawców stały się ważnym elementem zrównoważonego zarządzania dostawcami. Taki audyt wspiera Państwa w realizacji jednolitych wytycznych korporacyjnych i tworzy przejrzystość w całym łańcuchu dostaw. Dzięki audytowi dostawcy przeprowadzonemu przez DQS można szybko zidentyfikować ryzyka i szanse w organizacji i przedstawić je w sposób przejrzysty. To stabilizuje Państwa wewnętrzne procesy i może trwale poprawić przyszłą rentowność Państwa firmy.

DQS posiada wieloletnie doświadczenie w audytowaniu procesów i certyfikacji systemów zarządzania. Doświadczeni w branży audytorzy z ogólnoświatowej sieci DQS zapewniają Państwu wartościowy wgląd w zrównoważone zarządzanie dostawcami.

Nasze audyty służą nie tylko ocenie technicznej i organizacyjnej sprawności Państwa zewnętrznych dostawców usług, ale także ilustrują zgodność z uzgodnionymi procesami i wymaganiami dotyczącymi reguł.

Również temat Corporate Social Responsibility (CSR), tzn. zaangażowanie w ekonomiczne zadanie audytora, ma na celu pogodzenie ważnych i niezbędnych aspektów zrównoważonego rozwoju Państwa przedsiębiorstwa z procesami Państwa dostawców. W tym celu projektujemy instrumenty, kryteria i procedury, które są indywidualnie dopasowane do Państwa firmy.

DQS: Simply leveraging Quality.

Jako uznany na całym świecie certyfikator systemów i procesów zarządzania, DQS przeprowadza rocznie ponad 30.000 dni audytowych. Nasze roszczenie zaczyna się tam, gdzie kończą się listy kontrolne audytów: Uwierz nam na słowo! Cieszymy się na rozmowę z Państwem i chętnie pokażemy, na czym opiera się wydajność i jakość naszych audytów. Mianowicie na

• Kompetentni audytorzy z uczciwością i doświadczeniem w branży
• Rozwiązaniach szytych na miarę, odpowiednich dla Państwa organizacji i systemu zarządzania
• Ukierunkowanej identyfikacji potencjalnych słabości i ryzyk
• Obiektywnych, zrozumiałych wynikach i merytorycznych pomocach w podejmowaniu decyzji
• Uznane na całym świecie certyfikaty o wysokiej akceptacji rynkowej
• Kontynuacja wyników audytów/analiz, w tym sprawdzanie skuteczności podjętych działań
• Indywidualne opracowanie i stworzenie katalogów kryteriów i systemów oceny