Leverantörsstyrning - systemiskt hållbar

Innehållsförteckning

• Att hantera leverantörer på ett hållbart sätt
• Vad är leverantörshantering? En definition
• Målen för leverantörshantering
• Leverantörsstyrning enligt kriterier för företagens sociala ansvar
• Den tyska lagen om leveranskedjan - ett steg i rätt riktning
• Hållbar leverantörsförvaltning
• Översikt över processen för leverantörshantering
• Ledningssystem för leverantörsförvaltning
• Slutsats: Optimering av värdekedjan genom leverantörsrevisioner
• DQS: Kvalitet.

Ett företags CSR-profil är nära kopplad till aktiviteten i leverantörskedjan. Detta gäller i ännu högre grad mot bakgrund av globaliseringen inom näringslivet och industrin. Affärspartner måste i dag ta ansvar för hållbarhet i sina nationella och internationella relationer och uppfylla sin omsorgsplikt. Konkret innebär detta att större hänsyn måste tas till ekologiska, ekonomiska och sociala aspekter. I sin artikel i den tyska branschtidningen Industrieanzeiger drar Altan Dayankac, expert på hållbarhet, följande slutsats: "Leverantörsrevisioner inom ramen för företagens sociala ansvar är ett måste."

Hållbar hantering av leverantörer

Pålitliga leverantörer och partner bidrar i hög grad till kundnöjdhet och företagets framgång. I dag räcker det inte längre att bara titta på den egna kvalitetsförmågan. Kvaliteten på produkter och processkedjor kan ökas avsevärt om båda sidor i leveranskedjan samarbetar i en anda av partnerskap och förtroende. En balanserad leverantörsstruktur förhindrar flaskhalsar i utbudet, medan hög leveransförmåga och iakttagande av leveransdatum stabiliserar företagets egen tillverkningsprocess. Ett korrekt urval, en korrekt utvärdering och en korrekt kvalificering av lämpliga leverantörer blir därmed en avgörande konkurrensfaktor.

Genomförandet av en systematisk leverantörsförvaltning är dock fortfarande en utmaning för många företag. Det förekommer allt oftare svårigheter med tillverknings- och leveransprocesser samt försenade leveranstider. Detta har en negativ inverkan på kund- och leverantörsrelationerna och i slutändan på företagets framgång. Mer än någonsin är det därför absolut nödvändigt för de flesta företag att utveckla sin leverantörsbas på ett hållbart sätt och samordna den professionellt.

Ett ledningssystem kan hjälpa dig att strukturera och hantera dina leveranskedjor med partnerföretag och leverantörer. I det följande får du bland annat veta hur hållbar leverantörshantering fungerar, hur du kan använda den för att öka din hållbarhet och optimera din värdekedja.

Vad är leverantörshantering? En definition

Strategisk leverantörshantering är en viktig framgångsfaktor i varje modern företagskultur. Å ena sidan omfattar detta förvaltningen av alla åtgärder för att kontrollera, planera och reglera leverantörsbasen. Å andra sidan omfattar det också ett strategiskt genomförande av relationerna mellan leverantörerna och ditt företag.

Målet är att upprätta solida, långsiktiga partnerskap med de mest effektiva leverantörerna för att säkra er egen konkurrenskraft.

Idén kommer ursprungligen från upphandlingsprocessen, dvs. att ett företag förses med olika material, halvfabrikat och färdiga produkter och tjänster från externa källor. Dessa material och tjänster är tillgängliga för er på optimala villkor tack vare en effektiv upphandlingsprocess. På så sätt kan ditt företag minska kostnader och risker, samtidigt som kvaliteten på inköpsobjekten ökar.

När du börjar med leverantörshantering utgör upphandlingsprocessen därför ett viktigt uppgiftsfokus. Denna utvecklas kontinuerligt över tid och relationen mellan leverantörer och ditt företag formas aktivt. På så sätt kan du tidigt skapa mervärde för båda sidor och odla en god kommunikation.

Eftersom det är ett strategiskt beslut att hitta rätt leverantörer som måste övervägas grundligt, går hållbar leverantörshantering ett steg längre. En bra leverantör bidrar trots allt i hög grad till kundtillfredsställelsen och därmed till ditt företags framgång genom sina prestationer och även sitt beteende.

Eftersom konkurrenstrycket ständigt ökar på grund av den snabbt ökande globaliseringen ökar emellertid även de uppgifter som faller under området leverantörsförvaltning. Leverantörshantering är därför ett övergripande begrepp som omfattar flera åtgärder som underlättar hanteringen av leverantörer.

Huvudsyftet är att skapa ett gott partnerskap med dina leverantörer. De ska också kunna bidra till olika innovativa processer. Detta ställer dock också leverantörerna inför nya utmaningar. De intar en aktiv roll och måste visa upp egenskaper som flexibilitet, kvalitet och service för att sticka ut från mängden.

Målen för leverantörsförvaltningen

En konsekvent leverantörsförvaltning kan skapa helt nya samarbetsformer mellan leverantörerna och ditt företag. Detta är en viktig framgångsfaktor med tanke på de ständigt förändrade ramvillkoren i upphandlingsprocessen.

En sak är säker: organisationer blir alltmer beroende av produkter som måste levereras i tid för att kunna upprätthålla normal affärsverksamhet. Ökade kundkrav, Internets oändliga möjligheter och den ökande internationaliseringen av globala marknader kräver därför att externa leverantörer integreras tidigt i processerna.

Den ekonomiska framgången för din organisation är därför till stor del beroende av en professionell leverantörshantering. De mål som du eftersträvar med detta är både operativa och strategiska:

Operativa mål

I den operativa leverantörshanteringen är målet att minimera upphandlingskostnaderna och därmed öka leverantörernas prestanda. Grunden för detta är en detaljerad leverantörsutvärdering, på grundval av vilken en jämförbarhet av er leverantörsbas blir möjlig i första hand. På så sätt kan du utöka och förbättra relationerna med dina bästa leverantörer och avsluta leverantörsrelationer som inte fungerar.

Genom att koncentrera sig på färre leverantörer blir potentialen för paketering samt lägre administrativa kostnader uppenbar. Du får korrekt information om de olika aspekterna av varje leverantörs prestation. På så sätt kan du förbättra din förhandlingsposition.

Strategiska mål

De strategiska målen fokuserar på att optimera leverantörsbasen. Med utgångspunkt i upphandlingsstrategierna definierar du exakta åtgärder för deras utveckling för att öka kvaliteten på leveransernas prestanda och minska upphandlingskostnaderna. Du kan till exempel minska försörjningsriskerna vid inköp genom att förbättra företagsövergripande processer.

Om du vill minska leverantörsberoendet kan du också börja bygga upp alternativa leverantörer samtidigt som du reglerar inköpsvolymerna. Å andra sidan bör du säkra relationer med leverantörer som är svåra att ersätta genom integrativa åtgärder för att ditt företag ska kunna behålla sin konkurrenskraft på lång sikt.

Leverantörshantering enligt kriterierna för företagens sociala ansvar

I dag finns det emellertid också en skyldighet att komplettera strategiska inköp med ett element av social hållbarhet. Om företagen saknar förståelse för en hållbar struktur och utveckling av leveranskedjan saknas i dag ytterligare en avgörande faktor vid valet av leverantörer för upphandling av produkter och tjänster. För övrigt är förmågan att lägga till kriterier för företagens sociala ansvar (CSR) i leverantörshanteringen också en indikator på en organisations innovationsförmåga.

För företag som har till uppgift att säkerställa hållbar upphandling finns det tre möjliga skäl att granska leverantörernas hållbarhetsprestanda:

• För att de på eget initiativ och på grundval av er egen uppförandekod vill arbeta endast med leverantörer som är förenliga med CSR.
• För att deras egna intressenter vill se till att de grundläggande kraven på socialt ansvar och respekt för mänskliga rättigheter uppfylls i leveranskedjan.
• Eller för att det är ett politiskt (lagligt) krav och det finns till exempel en rapporteringsskyldighet.

Den tyska lagen om leveranskedjan - ett steg i rätt riktning

Sedan mitten av 2021 har den så kallade Supply Chain Act skapat en rättslig ram för att förbättra skyddet av miljö-, människo- och barnrättigheter längs globala leveranskedjor. Tyvärr kränker många företag i Tyskland fortfarande grundläggande mänskliga rättigheter och/eller skadar miljön i sin globala affärsverksamhet - utan att behöva frukta några konsekvenser. Hittills har de drabbade haft små möjligheter att stämma skadestånd i tyska domstolar.

Den tyska Supply Chain Act on Corporate Due Diligence, eller Supply Chain Act i korthet, är nu tänkt att sätta stopp för detta. Den antogs i juni 2021 och kommer att träda i kraft 2023. Till en början kommer företag med 3 000 eller fler anställda att vara skyldiga att agera, och från 2024 kommer företag med 1 000 eller fler anställda att vara skyldiga att agera. Syftet är att företag som köper in halvfabrikat eller färdiga produkter utomlands också ska bli ansvariga för produktionsprocesserna och arbetsförhållandena hos sina leverantörer.

Konkret innebär detta att företagen från och med nu måste identifiera risker för kränkningar av mänskliga rättigheter och miljöförstöring hos direkta leverantörer och vid behov även hos indirekta leverantörer, vidta motåtgärder och dokumentera dessa till den tyska federala myndigheten för ekonomi och exportkontroll (BAFA). De måste spåra missförhållanden och förebygga och åtgärda dem från början så snart de upptäcker dem. Vid överträdelser finns hot om böter eller skadestånd från konkurrenter.

Lagen är utan tvekan ett stort steg framåt för skyddet av de mänskliga rättigheterna och miljön, eftersom den:

• Företagen åläggs miljöförpliktelser.
• Reglerar en sund tillämpning av lagstiftningen, enligt vilken en myndighet övervakar efterlevnaden av skyldigheterna i fråga om tillbörlig aktsamhet och bestraffar bristande efterlevnad. Företagen ska därmed ändra sitt beteende och undvika framtida skador.
• Inför ett paradigmskifte i Tyskland: Bort från ett rent frivilligt socialt ansvarstagande till bindande krav på företagen när det gäller mänskliga rättigheter och miljö.
• Fastställer krav på aktsamhet som bygger på FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter (UNLP) och som i princip omfattar hela leveranskedjan.

Utöver den tyska lagen om leveranskedjan planerar EU:s justitieutskott också en europeisk lag om leveranskedjan. Denna EU-lag ska kombinera det bästa från medlemsstaternas lagar om tillbörlig aktsamhet, till exempel definitionen av hela värdekedjan från Nederländerna, stark tillsyn från Tyskland och civilrättsligt ansvar från Frankrike.

Hållbar leverantörshantering

Även som ett resultat av lagen om leveranskedjan är frågan om hållbarhet vid upphandling nu av strategisk betydelse för många företag. Mot bakgrund av den globala uppvärmningen, de ökande miljöförändringarna och den allmänna resursbristen fäster kunderna numera också stor vikt vid en hållbar inriktning av arbetsprocesserna, vilket också återspeglas längs leveranskedjan. Uppgiften för en hållbar leverantörsförvaltning är därför att endast förbruka den mängd resurser som är absolut nödvändig - utan att skada framtida generationer.

• Den moderna förståelsen av hållbarhet bygger på principen om en modell med tre pelare som omfattar ekologisk, ekonomisk och social hållbarhet:
• Ekologisk hållbarhet syftar till att bevara miljön och naturresurserna så bra som möjligt. Miljöskador bör endast ske i den utsträckning som de kan ersättas. Därför bör företagen, deras leverantörer och även de länder där de är etablerade använda ändliga råvaror, vatten och energi på ett medvetet sätt.
• Ekonomisk hållbarhet kräver goda affärsmetoder för att generera tillräckliga vinster. Maximering av vinsten får dock inte vara det enda målet för hållbarhet. Snarare måste man sträva efter långsiktiga strategier som främjar rättvis handel och bidrar till att förbättra livskvaliteten. Målet är alltså att främja ett samhälle som - ekonomiskt sett - inte lever över sina tillgångar för att skydda framtida generationer.
• Social hållbarhet sätter människan i centrum. Den kräver åtgärder som är inriktade på det gemensamma bästa i form av rättvisa betalningsmodeller och genomförande av de anställdas olika intressen. Denna sociala pelare i hållbar försörjningshantering har också till uppgift att lösa konflikter och spänningar på ett fredligt sätt.

För företag som vill förbli framgångsrika på lång sikt är det grundläggande att utforma sin försörjningshantering i enlighet med dessa ekologiska, ekonomiska och sociala aspekter. I en tid då företagen blir alltmer beroende av sina leverantörer står dessa processer dock inför stora utmaningar. Ditt företags hållbarhet är till exempel direkt kopplad till det faktum att många produkter har allt kortare livscykler. Dessutom lanseras innovationer på marknaden i allt snabbare takt, vilket kräver kontinuerlig utveckling och forskning.

Därför kan ett företag bara vara lika hållbart som sina externa leverantörer och partner. Här är hållbarhet på alla nivåer längs försörjningskedjan avgörande för att säkerställa konkurrenskraften.

Leverantörshanteringsprocessen i korthet

Det yttersta målet för leverantörsförvaltningen är alltså att öka samarbetet med leverantörerna. Detta gör det inte bara möjligt för dig att arbeta mer hållbart, utan också att utveckla, upphandla och tillverka dina produkter eller tjänster bättre, snabbare och till lägre kostnad.

För att uppnå detta är det viktigt att identifiera och maximera potentialen för framgång mellan dig och dina leverantörer. För att identifiera och eliminera möjligheter och risker i ett tidigt skede har ett systematiskt tillvägagångssätt visat sig vara värdefullt.

Med hjälp av en process för leverantörshantering i sex steg kan du uppnå bevisbara lönsamhetsframgångar - särskilt genom att förbättra produkt- och tjänstekvaliteten:

Identifiering av leverantörer: För att du ska kunna genomföra processen för leverantörshantering så effektivt och ändamålsenligt som möjligt är det viktigt att du redan från början har en gedigen redogörelse för ditt företags produkter och leverantörer. Du måste därför i förväg analysera, strukturera och klassificera inköpsvarorna och inköpskällorna.

På så sätt kan du skapa öppenhet om dina material och leverantörer. Detta gör det i sin tur möjligt för dig att härleda en strategi och utarbeta motsvarande handlingsalternativ, t.ex. för att bedöma användningen av IT-verktyg som är lämpliga för ändamålet och för att på ett öppet sätt definiera det strategiska beteendet gentemot leverantörerna.

Utvärdering av leverantörer: Här utvärderar du dina leverantörer enligt strategiska och operativa kriterier som har definierats i förväg tillsammans med andra avdelningar, t.ex. utveckling, inköp, kvalitet, produktion eller logistik.

Klassificering av leverantörer: Resultaten från leverantörsutvärderingen är viktiga för leverantörsklassificeringen. Här skapas en hierarkisk struktur av alla potentiella och redan involverade leverantörer. Detta utgör grunden för att en ny leverantör ska kunna tas in eller för att en leverantör ska kunna behållas i nätverket.

Utveckling av leverantörer: Du utvecklar befintliga leverantörer vidare eller etablerar nya leverantörer. Här kan du göra en redogörelse eller en uppskattning av den tidsmässiga, monetära och kapacitetsmässiga omfattningen av vidareutvecklingen av leverantörerna.

Urval av leverantörer: Det slutliga beslutet om att inkludera eller behålla en leverantör fattas vid leverantörsvalet med deltagande av alla berörda avdelningar.

Integrering av leverantörer: Den sjätte och sista fasen i leverantörshanteringsprocessen handlar om att integrera leverantörerna i ert interna företagsnätverk. Här definierar och genomför du åtgärder för optimerad kommunikation, deltagande i interna affärsprocesser och transparent kontroll av hårda och mjuka fakta.

Genom att samtidigt använda förebyggande riskhantering vid genomförandet av leverantörshanteringsprocessen kan ni identifiera kritiska faktorer som t.ex. startproblem vid nyutveckling, flaskhalsar i utbudet eller kvalitetsproblem i god tid och vidta motåtgärder i ett tidigt skede.

Ledningssystem för leverantörshantering

Riskförebyggande är en viktig del av din leverantörshantering. Om antalet leverantörer fortfarande är hanterbart kan du bedöma riskerna relativt väl. Men med många olika leverantörer, globala leveranskedjor och komplexa företagsstrukturer är detta knappast möjligt utan en professionell strategi. Endast en strategi som är anpassad till dina specifika processer kan hålla potentiella risker under kontroll. En effektiv riskhantering har visat sig vara värdefull i detta avseende:

• Identifiera kritiska leverantörer: Det första och säkert viktigaste steget i inrättandet av ett riskhanteringssystem är att identifiera kritiska leverantörer. Här tar du en noggrann titt på hela din leverantörsbas och tar hänsyn till varje enskild leverantör på en företagsspecifik basis. Utvärdera inte leverantörerna enbart utifrån inköpsvolym.
  Även en "liten" leverantör med en jämförelsevis låg inköpsvolym kan ha en hög skadepotential. Här bör du klargöra hur beroende ditt företag är av respektive leverantör.
• Identifiera alternativa leverantörer: Finns det alternativa leverantörer om en leverantör misslyckas? Identifiera alla leverantörer med vilka det finns ett "single source relationship". Det är trots allt där ditt beroende är störst och det kan ta lång tid att hitta en ersättare. Filtrera ut kritiska leverantörer på detta sätt och klassificera dem som kritiska, medelkritiska och mycket kritiska.
• Klassificera risksituationer: När du har identifierat dina kritiska leverantörer måste du klassificera risken för att dessa leverantörer ska misslyckas, t.ex. företagets ekonomiska situation, lokalisering eller underleverantörskedjor. För en omfattande leverantörsbedömning bör din interna kunskap från inköp införlivas, men även extern information som uppgifter från kreditvärderingsinstitut.
  Definiera strategier och åtgärder: För att kunna reagera snabbt på förändringar bör du införa en "varningsfunktion" för vilken du definierar strategier och riktade åtgärder i förväg. En strategi kan till exempel vara att identifiera en ersättningsleverantör för kritiska leverantörer.
• Övervaka framgången med riskbedömningen: Leverantörsriskbedömning är inte ett engångsprojekt som du bara avslutar vid någon tidpunkt. Leverantörsriskhantering är snarare en pågående process som kräver regelbunden övervakning. Ta fram egna KPI:er och granska dem med jämna mellanrum. Genomför kontroll- och rapporteringsåtgärder vid behov. På så sätt blir din nuvarande risksituation mätbar och spårbar.

När du väl har infört ett sådant system kommer det också att minska risken för att hitta nya leverantörer. Detta eftersom de snabbt klassificeras i enlighet med detta. Det gör det möjligt att kontrollera om en leverantör uppfyller dina krav på teknik eller kvalitet och de acceptabla riskerna.

Slutsats: Optimering av värdekedjan genom leverantörsrevisioner

Leverantörsrevisioner har blivit en viktig del av en hållbar leverantörshantering. En sådan revision stödjer dig i genomförandet av enhetliga företagsriktlinjer och skapar transparens i hela leveranskedjan. Med en leverantörsrevision från DQS kan du snabbt identifiera risker och möjligheter inom din organisation och presentera dem på ett öppet sätt. Detta stabiliserar dina interna processer och kan på ett hållbart sätt förbättra ditt företags framtida lönsamhet.

DQS har årtionden av erfarenhet av revision av processer och certifiering av ledningssystem. Branscherfarna revisorer från det världsomspännande DQS-nätverket ger dig värdefulla insikter i din hållbara leverantörshantering.

Vår revision tjänar inte bara till att utvärdera den tekniska och organisatoriska prestandan hos dina externa tjänsteleverantörer, utan även till att illustrera efterlevnaden av överenskomna processer och regelspecifika krav.

Även ämnet Corporate Social Responsibility (CSR), dvs. engagemanget för ekonomisk uppgift för revisorn att skapa en avstämning av de viktiga och oumbärliga hållbarhetsaspekterna i ditt företag och processerna hos dina leverantörer. För detta ändamål utformar vi instrument, kriterier och förfaranden som är individuellt anpassade till ditt företag.

DQS: Simply leveraging Quality.

Som internationellt erkänd certifierare av ledningssystem och processer genomför DQS revisioner under mer än 30 000 revisionsdagar per år. Vårt krav börjar där revisionschecklistorna slutar: Ta oss på orden! Vi ser fram emot att prata med dig och visar dig gärna vad våra revisioners prestanda och kvalitet bygger på. Nämligen på

• Kompetenta revisorer med integritet och branscherfarenhet.
• Skräddarsydda lösningar som är lämpliga för din organisation och ditt ledningssystem.
• Riktad identifiering av potentiella svagheter och risker.
• Objektiva, begripliga resultat och omfattande beslutsunderlag.
• Internationellt erkända certifikat med hög acceptans på marknaden
• Uppföljning av revisions- och analysresultat, inklusive effektivitetskontroller av vidtagna åtgärder.
• Individuell utveckling och skapande av kriteriekataloger och utvärderingssystem.