Lieferantenaudits zur Einhaltung der Sorgfaltspflichten

Unser Beitrag zur wirksamen Due Diligence

Mit unserem globalen Auditorennetzwerk helfen wir unseren Kunden dabei, Menschenrechtsverletzungen und Umweltauswirkungen in der gesamten Lieferkette zu erkennen, zu vermeiden und zu beseitigen, und tragen so zu einer robusten Due Diligence in der Lieferkette und zur Risikominderung bei.

Ausrichtung Ihrer Lieferantenbewertung an nationalen und internationalen Sorgfaltspflicht Vorschriften

Risikominderung durch den Einsatz von robusten Begutachtungsverfahren

Lieferantenentwicklung und Verbesserung der ESG-Leistung entlang der Lieferkette

Beitrag zur Compliance mit Gesetzesinitiativen zu menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten rund um den Globus

Gesetzliche Anforderungen: Lieferantenaudits im Kontext der Sorgfaltspflichten

Rund um den Globus zwingen Gesetzesänderungen und zunehmende Regulierung Unternehmen dazu, Verantwortung für Menschenrechte und Umweltauswirkungen entlang ihrer Lieferketten zu übernehmen. Es begann klein und langsam mit dem California Transparency Act im Jahr 2010, nahm mit dem Modern Slavery Act (Großbritannien, 2015; Australien, 2018) und dem Loi de Vigilance (Frankreich, 2017) an Geschwindigkeit auf und ist seit Anfang der 2020er Jahre mit (zusätzlichen) Vorschriften in Deutschland, Norwegen, Neuseeland, der Schweiz, Mexiko, Kanada, den USA und mit der EU Corporate Sustainability Due Diligence Directive nicht mehr aus der Unternehmenspraxis weg zu denken.

Auch wenn sich die verschiedenen nationalen und regionalen Richtlinien deutlich unterscheiden, erhöhen sie alle den Druck auf Unternehmen, ein proaktives System einrichten, um die Einhaltung von Menschenrechts- und Umweltstandards in der gesamten Lieferkette zu fördern. Nur mit einem wirksamen Due Diligence-Prozess können betroffene Unternehmen das Risiko von Strafen, Reputationsschäden und gezwungener Rücknahme von Produkten vermeiden.

Viele Gesetzesinitiativen und Regulierungen erkennen explizit oder implizit den Wert von Standards und Audits bei der Erfüllung der Sorgfaltspflichten an. Dies führt zu einer steigenden Nachfrage nach belastbaren Lieferantenbewertungen.

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Lieferantenaudits wirksam in die Due Diligence integrieren

Gemäß den OECD Due Diligence-Leitsätzen sollten Unternehmen regelmäßige Bewertungen der Geschäftsbeziehungen durchführen, um zu überprüfen, ob Maßnahmen zur Risikominderung ergriffen wurden, oder um zu bestätigen, dass nachteilige Auswirkungen tatsächlich verhindert oder abgemildert wurden. Audits bei Lieferanten und Geschäftspartnern sind ein Instrument zur Überwachung und Messung der Compliance mit den geltenden Verhaltenskodizes und/oder Standards.

Neben Compliance können Lieferantenaudits auch zur Prävention beitragen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn der Auditstandard Präventivmaßnahmen vorschreibt, die Lieferanten ergreifen sollten.

Zu guter Letzt tragen Lieferantenaudits und Zertifizierungsaudits auch zur Beseitigung von nachteiligen Auswirkungen bei. Stellen Auditor*innen fest, dass ein Standort bestimmte Anforderungen eines Standards nicht erfüllt, wird dies als Abweichung (auch „Non-Conformity“ und „Non-Compliance genannt) bewertet. Dies löst einen CAPA-Workflow aus (Corrective Action & Preventive Action). Für jede Abweichung müssen Standorte die Ursache des Problems analysieren und Maßnahmen zur Behebung des unmittelbaren Problems (Korrekturmaßnahmen) sowie zur Vermeidung eines erneuten Auftretens des Problems (Präventivmaßnahmen) festlegen.

Sobald der Standort die Korrektur- und Präventivmaßnahmen innerhalb eines definierten Zeitrahmens festgelegt hat, überprüft der Auditor/die Auditorin die Nachweise, um zu bestätigen, dass die Maßnahmen angemessen sind, und schließt den CAPA-Prozess ab.

Eine solide Auditierung geht also über eine Momentaufnahme hinaus und ermittelt auch, ob ein Standort geeignete Maßnahmen ergriffen hat, um die Wahrscheinlichkeit negativer Auswirkungen auf die Menschenrechte und die Umwelt zu verringern. Falls der Standort die einschlägigen Anforderungen nicht erfüllt, beginnt der Prozess der Umsetzung und Überprüfung von Korrektur- und Präventionsmaßnahmen.

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Praxiserprobter Ansatz der DQS

Man muss das Rad nicht neu erfinden: Die DQS verfügt über eine praxiserprobte Checkliste für Due Diligence Audits bei Lieferanten.

Zu Beginn eines jeden Projekts überprüfen wir diese Prüfkriterien gemeinsam mit dem Auftraggeber, um eine vollständige Übereinstimmung mit der ESG-Strategie, dem Branchenprofil, dem Verhaltenskodex, dem Ansatz zur Risikobewertung und den rechtlichen Anforderungen sicherzustellen. Das Ergebnis ist ein Auditansatz, der zu 100 % mit den Due-Diligence-Zielen des Kunden übereinstimmt.

Orientiert sich an internationalen Standards wie SA 8000 und dem ETI Base Code
Deckt alle Themen und geschützte Rechtspositionen ab, auf die in nationalen und internationalen Richtlinien verwiesen wird, einschließlich aber nicht beschränkt auf das deutsche Lieferkettengesetz (LkSG), die Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CS3D) der EU, das Transparency in Supply Chains Act, und viele mehr.
Drei-Säulen-Ansatz: Prävention - Compliance - Weiterentwicklung
Umfasst Unternehmensethik und -führung, Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz, Umweltmanagement, Menschenrechte und Arbeitsbedingungen
Punktesystem für Benchmarking-Zwecke
Schwerpunkt auf Verbesserung statt "pass or fail"-Ansatz

Regelmäßige Audits und anlassbezogene Audits

Grundsätzlich bietet die DQS im Kontext der Sorgfaltspflicht zwei Arten von Lieferantenaudits an:

- Regelmäßige Audits: Diese Audits decken alle relevanten Bereiche ab, wie z.B. Geschäftsethik und Unternehmensführung, Menschenrechte und Arbeitsbedingungen, Umweltaspekte und Lieferkettenmanagement. Sie werden in der Regel mehr als einen Monat im Voraus geplant und sind ein reguläres Instrument zur Messung der Compliance mit dem geltenden Verhaltenskodex und/oder Standard.

- Anlassbezogene Audits: Hierbei handelt es sich um ein Lieferantenaudit, das durch einen bestimmten Vorfall, Bericht oder eine Beschwerde ausgelöst wird. Das Audit kann sich auf alle Bereiche erstrecken oder eine eingehende Betrachtung des spezifischen Problems und der zugrundeliegenden Ursachen beinhalten. Anlassbezogene Audits können kurzfristig als dringende Maßnahme geplant werden.

Ablauf Lieferantenaudits im Kontext der Sorgfaltspflicht

In einem ersten Schritt möchten wir mehr über Ihr Unternehmen, Ihre ESG-Strategie, Ihre Beschaffungspolitik, Ihren Verhaltenskodex für Lieferanten und die geltenden Sorgfaltspflichten erfahren. Sobald die Ziele, Zuständigkeiten und Inhalte des Lieferantenauditprogramms festgelegt sind, erhalten Sie ein umfassendes, auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnittenes Angebot.

Jedem Lieferantenaudit sollte eine Risikoanalyse zugrunde liegen. Wir empfehlen unseren Kunden, die Erkenntnisse der Risikoanalyse mit dem Auditorenteam zu teilen, um die Effizienz zu maximieren und die Zeit vor Ort so effektiv wie möglich zu nutzen. Der Auditor/die Auditorin setzt sich mit dem Lieferanten in Verbindung, um den Auditplan zu erstellen.

Je nach Projekt und Kundenwunsch können Audits angekündigt, halb angekündigt oder unangekündigt durchgeführt werden. Das Audit besteht aus einem Betriebsrundgang, einer Dokumentenprüfung und Gesprächen mit dem Management und den Arbeitnehmern. Da die Vertraulichkeit der Gespräche mit den Arbeitnehmern gewährleistet sein muss, finden Audits in der Regel vor Ort statt. In bestimmten Situationen können auch Remote Audits eine Alternative sein.

Alle Feststellungen werden in einem umfassenden Bericht dokumentiert, der den Lieferanten und dem Kunden zur Verfügung gestellt wird. Der Bericht enthält ein Punktesystem für Benchmarking-Zwecke.

Stellen Auditor*innen wesentliche Schwachstellen fest, wird der Lieferant aufgefordert, die Ursache des Problems zu analysieren und Maßnahmen zu definieren, um das unmittelbare Problem zu beheben (Korrekturmaßnahmen) und ein erneutes Auftreten des Problems zu verhindern (Präventivmaßnahmen). Die Auditor*innen vergewissern sich durch eine Dokumentenprüfung oder ein Folgeaudit, dass die vorgeschlagenen Maßnahmen angemessen sind.

Welche Kosten sind mit einem Lieferantenaudit im Kontext der Sorgfaltspflicht verbunden?

Die Kosten eines Audits hängen von verschiedenen Faktoren ab, von denen der wichtigste die Auditdauer ist. Die Dauer des Audits richtet sich in der Regel nach der Größe und Komplexität des auditierten Standorts. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein maßgeschneidertes Angebot, damit Sie genau wissen, was auf Sie zukommt.

DQS – Ihr Audit-Partner für eine wirksame Umsetzung der Sorgfaltspflichten

DQS ist eine zugelassene Auditgesellschaft für eine Vielzahl von Brancheninitiativen und Nachhaltigkeitsstandards. Darüber hinaus unterstützen unsere Experten Kunden bei der Entwicklung maßgeschneiderter Programme zur Lieferantenbewertung, die vollständig auf die geltenden Sorgfaltspflicht Vorschriften und die ESG-Ziele des Kunden abgestimmt sind. Folgendes können Sie von uns erwarten:

Einsatz von lokalen Auditor*innen, die mit Sprache, Kultur und Branchenrisiken vertraut sind
Einen zentralen Ansprechpartner
Partnerschaftlicher Ansatz mit Augenmerk auf Verbesserung und Mehrwert für Auftraggeber und Lieferanten
Ausgeprägte Fachkompetenz der Auditor*innen in den Bereichen Menschenrechte, OHS, Umweltschutz und Compliance

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