Upravljanje kvalitetom u edukacionim organizacijama sa ISO 21001

Razvoj upravljanja kvalitetom u edukacionim organizacijama

Provajderi edukacija suočeni su sa oštrom konkurencijom. Ovo se više ne odnosi samo na organizacije u privatnom sektoru. Organizacije u javnom sektoru također moraju da se suoče sa pritiscima konkurencije. Svojim fokusom na stvarne potrebe učenja ciljne grupe, razvoj odgovarajućih kurseva i evaluaciju ishoda učenja, ISO 21001 je pionirski standard koji pruža dokaz kompetentnosti i kvaliteta.

Na međunarodnom nivou, upravljanje kvalitetom u sektoru obrazovanja sada je dobilo značajan zamah. Standard ISO 29990 objavljen 2010. godine je povučen. Naknadni standardi su dva skupa pravila sa različitim ciljevima:

Kao standard sistema upravljanja, ISO 21001 je strukturiran na isti način kao i standard kvaliteta ISO 9001, ali sa sadržajem specifičnim za industriju. Standard se posebno fokusira na dizajn obrazovnih procesa. Ovo se primjenjuje bez obzira na vrstu edukacione organizacije, bilo da se radi o univerzitetu, pružaocu daljeg obrazovanja ili internom odjelu za obuku.

Edukaciona organizacija koja želi da istakne određeni proizvod, na primjer, može ga certificirati u skladu sa ISO 29993 bez uključivanja vlastitog sistema upravljanja. S druge strane, kompanije sa većim portfeljem proizvoda više će brinuti o tome da budu otporne na krize i da usklade svoj sistem upravljanja sa ISO 21001.

Za koje edukacione organizacije je od interesa ISO 21001?

Svi pružaoci usluga podjednako imaju koristi od posebnog upravljanja kvalitetom u sektoru obrazovanja. Implementacijom zahtjeva standarda sistemski se poboljšava kvalitet edukacionih usluga, održivo povećava konkurentnost i učenici dobijaju transparentne usluge učenja. U Njemačkoj postoje privatni pružaoci usluga u svim obrazovnim sektorima koji mogu imati koristi od novog standarda edukacija. U principu, ovo se odnosi na sve oblasti:

• Konkurentne, nevladine edukacione institucije
• Instituti za dalje obrazovanje
• Odjeli za kontinuirane edukacije
• Fakulteti i univerziteti
• Stručne škole
• Obrazovne akademije udruženja i institucija
• Škole, posebno samostalne škole
• Vrtići

U budućnosti će dokaz kvaliteta i certifikati biti od velike važnosti u obrazovnom sektoru, na primjer prilikom dodjele javnih subvencija ili kao dio napora EU za harmonizaciju obrazovnih sistema.

Koje su prednosti upravljanja kvalitetom u edukacionim organizacijama?

Dosljedni procesi i alati za evaluaciju zasnovani na zahtjevima za sistem upravljanja edukacijama (EOMS) pomažu organizacijama da pokažu i povećaju efektivnosti and efikasnost i ostvaruju svoje organizacione ciljeve.

EOMS ...

• dovodi do personaliziranijeg učenja i učinkovitijeg angažmana sa svim učenicima, na primjer učenicima s posebnim obrazovnim potrebama ili učenicima na daljinu,
• proširuje učešće zainteresovanih strana i poboljšava motivaciju i posvećenost zaposlenih,
• može staviti veći naglasak na uključivanje osoblja i profesionalizaciju u razvoj kvaliteta,
• poboljšava upravljanje rizikom kroz održive prakse,
• štedi troškove odgovornijim i efikasnijim korištenjem resursa

Edukaciona organizacija može uskladiti regionalne, nacionalne, otvorene i vlasničke standarde u međunarodnom okviru, promovišući izvrsnost i inovativnost.

EOMS je osnova za sve neophodne strateške odluke i procese, čime se osigurava ispunjenje potreba, zahtjeva i ciljeva učenika i drugih korisnika. Istovremeno, interakcija između zainteresiranih strana i edukacionih organizacija je podignuta na nivo koji je koristan za sve uključene.

Otpor na krize kroz integrisani sistem upravljanja edukacijama

Sistem upravljanja kvalitetom koji se praktikuje na svim nivoima edukacione kompanije pokazuje se kao solidna osnova, posebno u vremenima krize, kao što je pandemija korona virusa. Za to postoji razlog, kao što to implicira razmišljanje na bazi rizika i akcija, koje se ogleda u svim procesima. Ovo čini organizaciju daleko manje podložnom iznenadnim unutrašnjim ili eksternim izazovima.

Da je uz aktivno upravljanje kvalitetom u obrazovnom sektoru moguće čak i krizne situacije pretvoriti u uspjeh, pokazuje primjer pružatelja daljeg obrazovanja vezanog za poslovanje, kao i univerziteta:

• Dosljednim fokusiranjem na pojedinačne (osnovne) procese, promjene se mogu napraviti fleksibilno. Opremljeni ste za plan B ili C. Na primjer, proces pokušaja i greške može pomoći da se brzo pronađe pravi put naprijed.
• Formati se prilagođavaju i učenici se preuzimaju tamo gdje jesu - na primjer, digitalno u kućnoj kancelariji. Istovremeno, jača se inovativna snaga organizacije i novi razvoji se mogu lakše implementirati - korak po korak.

Sa EOMS na osnovu ISO 21001, edukaciona organizacija se čini znatno otpornijom na krize. Važan preduslov je spremnost top menadžmenta da sebe vidi kao dio cjelokupnog procesa i da djeluje kao uzor.

Koje su glavne razlike između ISO 21001 i ISO 9001??

Mnoge edukacione organizacije su imale svoje upravljanje kvalitetom certificirano u skladu sa ISO 9001. Međutim, standard – koliko god da je važan za certifikaciju sistema upravljanja – često dovodi do zabune i poteškoća u fazi implementacije u edukacionim organizacijama. Međunarodni standard koristi opštu terminologiju koja često dovodi do zabune u obrazovnoj praksi.

Sa ISO 21001, sada postoji standard za obrazovni sektor koji se fokusira na osnovne procese učenja i ophođenja sa učenicima i nastavnicima. Integrisani pristup upravljanju uzima u obzir činjenicu da se učenik kao (krajnji) kupac nalazi u sredini uslužnog procesa i da stalno utiče i menja ga. Za razliku od drugih standarda sistema upravljanja, "ljudski faktor" ovdje igra centralnu ulogu - bez obzira na to da li se radi o učeniku, predavaču, administratoru ili eksternoj strani.

Ključna prednost ISO 21001 je njegova usklađenost sa drugim ISO standardima sistema upravljanja. Poput ovih, ima tzv HLS -  "Strukturu visokog nivoa". ISO je razvio HLC 2012. godine kako bi stvorio jedinstveni strukturni standard za sve buduće standarde sistema upravljanja koji podržavaju integrisane sisteme upravljanja. Izraz HLS zamijenjen je terminom "harmonizirana struktura" (HS) 2021.

Standard prati sveobuhvatnu strukturu HS, sa odjeljcima od 4 do 10 (kontekst organizacije, rukovodstva, planiranja, podrške, procesa, evaluacije učinka i poboljšanja) koji predstavljaju zahtjeve za upravljanje kvalitetom u obrazovanju. Stoga se primjenjuje na sve međusobno povezane ili međusobno povezane elemente organizacije za uspostavljanje politika i ciljeva i procesa za postizanje ovih ciljeva.

Upravljanje rizikom u edukacionom procesu

Za funkcionalan, procesno orijentisan sistem upravljanja, neophodno je dizajnirati rad na zadovoljstvo svih uključenih i garantovati ga na dugi rok. Ovo uključuje razmatranje mogućih rizika i prilika koje se mogu pojaviti u ostvarivanju postavljenih ciljeva (poglavlje 6.1). Osnovne komponente funkcionalnog sistema upravljanja rizikom uključuju, na primjer

• Identifikacija i procjena rizika i kontrola
• Dokumentacija rizika u registru rizika (ili ekvivalentnom)
• Provođenje mjera i tretmana za upravljanje identifikovanim rizicima
• Praćenje rizika, uključujući redovnu reviziju strateškog plana i registara rizika
• Izvještavanje o rizicima

U prvom koraku, procjena rizika se može izvršiti prema dvije kategorije

• Uticaj/obim rizika i
• Vjerovatnoća nastanka rizika

Preventivne mjere, kao što su obuka za one koji su uključeni, promjene u toku procesa i prilagođavanje odgovornosti osoblja, mogu se evidentirati u procjeni rizika, barem za kritična područja i područja sklona greškama, i revidirati u redovnim intervalima. Matrica rizika je koristan alat za procjenu ovih procesa i njihovo praćenje.

Kontinuirano usavršavanje je ključ uspjeha

Sve veći značaj održivog djelovanja i transformacija učenja zbog digitalne nastave i formata učenja zahtijevaju stalnu otvorenost za inovacije i sposobnost brzog reagovanja. To također znači kontinuirano poboljšanje učinka i efektivnosti EOMS-a, jer je promjena sastavni dio DNK kontinuiranog obrazovanja. Dužnost brige prema učenicima i drugima zainteresiranim stranama stoga mora biti podvrgnuta stalnom procesu prilagođavanja i poboljšanja.

Kontinuirano poboljšanje je stalan, dugoročan pristup poboljšanju procesa, proizvoda i usluga. Između ostalog, uključuje pronalaženje slabih tačaka i razvoj i implementaciju rješenja u okviru postojećih procesa. Proces poboljšanja je postepen i uspješan je kada kontinuirano unaprijeđenje postane „uobičajeno poslovanje“ za sve zaposlene.

Ukoliko se potrebe ciljnih grupa promijene, na tržištu će moći opstati one organizacije koje su u stanju da u najkraćem mogućem roku sveobuhvatno prilagode svoje nastavne formate, strukture i sadržaje. Nagle promjene, kao što je prelazak na digitalne formate učenja, mogu se apsorbirati ako je organizacija već stvorila prostor za eksperimentisanje i inovacije u svojoj strukturi.

Kamen temeljac poboljšanja zasnovanog na dokazima

Na osnovu analiza i generisanja ideja, strategija poboljšanja zasnovana na dokazima definiše jasne korake sa merljivim ciljevima, zadacima i merenjima. Planovi poboljšanja trebaju dati odgovore na sljedeća pitanja:

• Kako se mogu riješiti izazovi identificirani u analizi potreba?
• Koja mjerila postoje koja sigerišu optimizaciju KPI-ja?
• Koji su pokazatelji i dokazi dostupni za određivanje prioriteta specifične strategije za poboljšanje?
• Koji su resursi potrebni za implementaciju strategije, na primjer strateški sastavljeni timovi (po funkciji i stručnosti), termini za sastanke tima, potrebna obuka, baze podataka, IT podrška i budžet?
• Koje specifikacije treba napraviti u pogledu pravca djelovanja, odgovornosti procesa i potrebnih kompetencija?
• Kako se izvještava o napretku (odgovarajuća komunikacija i dokumentacija prekretnica)?

Zašto ISO 21001 certifikat ima smisla?

Certifikacija osigurava kredibilitet sistema upravljanja edukacionom organizacijom (EOMS), osigurava bolju usklađenost ciljeva i aktivnosti sa politikom kvaliteta i omogućava organizaciji da ojača svoju društvenu odgovornost pružanjem inkluzivnog i pravednog kvalitetnog obrazovanja za sve.

Provođenje i aktivno oblikovanje sistema upravljanja je pravo i neophodno dostignuće jedne organizacije. Nezavisna certifikacija sistema upravljanja kvalitetom je priznat dokaz kompetentnosti i kvaliteta relevantnim javnim akterima.

DQS je već dugi niz godina priznati i cijenjeni partner za procjenu i certifikaciju edukacionih organizacija. Razgovarajte s nama o tome kako možete aktivno oblikovati izazove i promjene u svojoj industriji uz uvođenje ISO 21001 i odgovarajuće certifikacije.

Upravljanje kvalitetom u edukacionim organizacijama - zaključak

Novi ISO 21001 pruža smjernice za zajednički alat za upravljanje organizacijama koje nude obrazovne proizvode i usluge i žele zadovoljiti potrebe i zahtjeve učenika i drugih zainteresiranih strana. Uzimaju se u obzir i ciljne grupe (učenici i drugi korisnici) sa posebnim potrebama.

Za razliku od standarda za specifične proizvode ISO 29993, ISO 21001 slijedi Harmoniziranu strukturu (HS), zajedničku osnovnu strukturu modernih ISO standarda sistema upravljanja. Međunarodni standard je na tržištu od 2018. godine i stekao je izuzetnu reputaciju kao globalno priznata održiva osnova za upravljanje edukacijom. Nudi novu perspektivu za pozicioniranje na tržištu obrazovanja i pridruživanje međunarodnom trendu.

Eskpertiza i povjerenje

Napomena: Naše članke, vodiče za audit i drugi sadržaj pišu isključivo naši interni stručnjaci za sisteme upravljanja i dugogodišnji auditori. Ako imate bilo kakvih pitanja za naše autore o sadržaju, slobodno nas kontaktirajte. Radujemo se razgovoru s vama.