Theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000:2015 - chịu trách nhiệm về các khái niệm và thuật ngữ , Lãnh đạo cao nhất được định nghĩa :
"Người hoặc nhóm người lãnh đạo và kiểm soát một tổ chức ở cấp cao nhất".
ISO 9000: 2015-11 - hệ thống quản lý chất lượng - Các khái niệm và thuật ngữ cơ bản
Tiêu chuẩn yêu cầu những gì?
Theo định nghĩa của tiêu chuẩn này, đây là một người hoặc một nhóm người ở cấp cao nhất của cơ quan có thẩm quyền ra quyết định. Ở cấp độ này, các quyết định được đưa ra về các nguồn lực và trách nhiệm có thể được giao. Trong hầu hết các công ty, những đặc điểm này đi đôi với chức năng quản lý kinh doanh và thẩm quyền hành động tương ứng.
Tuy nhiên, đồng thời, nó là một thuật ngữ quy phạm điển hình mà thực tế không bao giờ được sử dụng trong cuộc sống công ty hàng ngày. Trong thực tế, mọi người có xu hướng nói đến giám đốc điều hành, quản lý cao nhất hoặc quản lý công ty.
Tuy nhiên, theo quan điểm của tiêu chuẩn, việc chỉ định này không áp dụng trong mọi trường hợp: bởi vì "tổ chức" không phải lúc nào cũng đồng nhất với "công ty" về mặt hệ thống quản lý của nó. Nó luôn phụ thuộc vào phạm vi của hệ thống quản lý! Do đó, theo quan điểm của tiêu chuẩn, "tổ chức" có thể chỉ bao gồm một bộ phận của một công ty phức hợp. Trong trường hợp này, ban lãnh đạo cao nhất của tổ chức có thể chịu sự quản lý của toàn bộ công ty.
Trách nhiệm của lãnh đạo cao nhất trong hệ thống quản lý là gì?
Các yêu cầu đối với lãnh đạo cao nhất có thể được tìm thấy trong tất cả các tiêu chuẩn hệ thống quản lý hiện đại của ISO (Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế) trong Chương 5 "Lãnh đạo".
Trách nhiệm của lãnh đạo cao nhất đối với hệ thống quản lý đã tăng lên đáng kể với sự ra đời của cấu trúc cơ bản chung của các tiêu chuẩn hệ thống quản lý (Cấu trúc bậc cao, HLS) với các chương, mô-đun văn bản và điều khoản chung. Ví dụ, nếu chúng ta so sánh tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001: 2015 với phiên bản tiền nhiệm của nó từ năm 2008, điều đầu tiên nổi bật là tiêu đề đã được thay đổi: Trước đây là "Trách nhiệm quản lý" đơn giản là "Lãnh đạo". Và đây là một điều khá thú vị: Phạm vi của chương đã tăng khoảng 50%. Mức độ chi tiết cao trong các yêu cầu là rất nổi bật: Ví dụ, chỉ trong chương đầu tiên - 5.1 Lãnh đạo và cam kết - mười chủ đề hành động cá nhân được mô tả.
Chứng nhận ISO 9001:2015
- DQS với hơn 35 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chứng nhận
- Đánh giá cung cấp thông tin chi tiết gia tăng giá trị cho tổ chức của bạn
- Các đánh giá viên có kinh nghiệm thực tế và năng lực chuyên môn cao trong ngành
Vì vậy - về mặt hệ thống quản lý - lãnh đạo cao nhất phải thể hiện sự lãnh đạo và cam kết, ví dụ:
- Đảm bảo rằng hệ thống quản lý đạt được kết quả dự kiến.
- Chịu trách nhiệm giải trình về tính hiệu quả của hệ thống quản lý
- Thiết lập chính sách và mục tiêu
- Thiết lập vai trò, quyền hạn và trách nhiệm
- Áp dụng cách tiếp cận dựa trên rủi ro và hướng theo quy trình
- Cung cấp các nguồn lực cần thiết
- v.v
"Trách nhiệm giải trình" có nghĩa là gì?
Lãnh đạo cao nhất có trách nhiệm giải trình đối với hệ thống quản lý, điều đó có nghĩa là gì? Không phụ thuộc vào trách nhiệm giải trình mà nó có về mặt pháp lý đối với toàn bộ công ty, cũng phải đảm nhận điều đó cho hệ thống quản lý.
Tuy nhiên, một cách gián tiếp, trách nhiệm giải trình cũng có thể gây ra những hậu quả pháp lý, cụ thể là khi liên quan đến các vấn đề trách nhiệm pháp lý, chẳng hạn như liên quan đến Đạo luật trách nhiệm sản phẩm của Đức hoặc các yêu cầu pháp lý khác. Trong trường hợp có nghi ngờ, ban lãnh đạo cấp cao có thể tranh luận về trách nhiệm giải trình đã được hoàn thành và tính hiệu quả đã được chứng minh của hệ thống quản lý được triển khai trong công ty của mình, do đó có thể liên quan đến thuật ngữ pháp lý "nghĩa vụ quan tâm".
Yếu tố thành công then chốt cho hoạt động và sự thành công của hệ thống quản lý là chức năng mẫu mực mà lãnh đạo cấp cao cần có nói chung và hệ thống quản lý nói riêng. Điều này là do thành công phụ thuộc trước hết vào việc liệu nó có thể truyền cảm hứng cho nhân viên ủng hộ và tham gia vào hệ thống quản lý hay không.
Lãnh đạo cao nhất trong đánh giá chứng nhận
Là một tổ chức chứng nhận, DQS mong đợi điều gì từ lãnh đạo cao nhất khi tổ chức này tiến hành đánh giá? Lãnh đạo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đòi hỏi sự tham gia tích cực, cá nhân của lãnh đạo cao nhất vào hệ thống quản lý. Bằng chứng có thể được tìm thấy dưới dạng các đánh giá quản lý có ý nghĩa, dựa trên thực tế, trong vài phút, thông điệp cá nhân, quyết định và cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, ở các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao nhất quán. Những người nhận thấy rõ ràng cam kết của họ đối với chất lượng theo cách như vậy đã chuẩn bị tốt cho việc cấp chứng chỉ.
Xem xét: Đại diện lãnh đạo cấp cao nhất
Nhìn lại ISO 9001:2008, phiên bản tiền thân của ISO 9001:2015, cho thấy Chương 5.1 đã mang lại một sự thay đổi đáng kể ở mức độ nào. Vào thời điểm đó, trách nhiệm giải trình là trách nhiệm của "đại diện lãnh đạo cao nhất", mặc dù tiêu chuẩn không gọi nó như vậy. Tuy nhiên, người này phải là thành viên của ban lãnh đạo cao nhất và chỉ báo cáo cho các thành viên còn lại. Với các yêu cầu tiêu chuẩn có hiệu lực kể từ năm 2015, điều này đã thay đổi một cách rõ ràng.
Kết luận
Lãnh đạo cao nhất là một thuật ngữ đề cập đến hệ thống quản lý của một công ty hoặc tổ chức. Nó không nhất thiết phải là quản lý cao nhất của toàn bộ công ty, ví dụ nếu phạm vi của hệ thống quản lý chỉ bao gồm một phần của công ty.
Với cấu trúc cơ bản chung (HLS), mà tất cả các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO hiện đại đều có ngày nay, trách nhiệm giải trình đối với hệ thống quản lý đã được chuyển giao cho toàn bộ lãnh đạo cao nhất trong chương 5.1, trước đây được tổ chức dưới hình thức tương tự là " đại diện lãnh đạo cấp cao nhất ”.
Nhiệm vụ của lãnh đạo cao nhất đã được cụ thể hóa và mở rộng trong phiên bản hiện hành của tiêu chuẩn từ năm 2015. Thay vào đó, họ phải "dẫn dắt" hệ thống quản lý, cung cấp cho hệ thống các nguồn lực cần thiết, phân công vai trò và trách nhiệm và cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, đóng vai trò như một hình mẫu cho những người phải đưa các yêu cầu tiêu chuẩn vào thực tế trong hoạt động kinh doanh hàng ngày.
Bản tin DQS
Ute Droege
Chuyên gia DQS về hệ thống quản lý chất lượng, chuyên gia đánh giá lâu năm và chuyên gia đào tạo giàu kinh nghiệm về tiêu chuẩn ISO 9001.