ISO 9001:2026 có gì mới? Chuyên gia DQS chia sẻ từ thực tiễn đến tầm nhìn

Quản lý rủi ro và cơ hội hiệu quả hơn

Một trong những thay đổi quan trọng được đưa vào ISO 9001:2026 là việc bổ sung tư duy dựa trên cơ hội và, trong bối cảnh này, sự tách biệt giữa cách thức giải quyết rủi ro và cơ hội. Điều này cho thấy quan điểm được chúng tôi đề xuất trong khuôn khổ ISO TC 176 TG 4 (Chủ đề tương lai “Rủi ro”) đã được chấp nhận: rủi ro và cơ hội được hiểu là hai khái niệm khác nhau để trong việc ứng phó với sự thay đổi và được phân tách một cách có hệ thống. Mục tiêu của thay đổi này là khuyến khích các tổ chức tiếp cận và khai thác các cơ hội (đặc biệt là cơ hội mang tính chiến lược) một cách có hệ thống hơn. Trên thực tế, cho đến nay, các cơ hội vẫn chưa nhận được sự quan tâm đúng mức.

Cơ hội cần được đánh giá và xử lý theo cách khác với rủi ro. Trong khi rủi ro thường liên quan đến việc xem xét các sự kiện, hậu quả và khả năng xảy ra của chúng, thì khi xem xét cơ hội, chúng ta đặt câu hỏi liệu tổ chức có năng lực, khả năng chuyên môn hoặc nguồn lực cần thiết để, chẳng hạn, thu hút các nhóm khách hàng mới hay không. Những khác biệt này được đề cập cụ thể trong hướng dẫn mới tại Phụ lục A 6.1, nhằm bổ sung hướng dẫn thực tiễn cho các yêu cầu của tiêu chuẩn vốn được xây dựng ở mức khái quát.

Việc tích hợp cả hai góc nhìn, chẳng hạn khi quyết định các hành động cụ thể, vẫn mang lại giá trị. Điều quan trọng là điều này không có nghĩa tổ chức đột nhiên phải thành lập một bộ phận mới có tên là “quản lý cơ hội”. Mục tiêu là tích hợp rủi ro và cơ hội một cách hiệu quả hơn vào quá trình ra quyết định kinh doanh.

Đạt chứng nhận – Nhưng thiếu văn hóa chất lượng? Tiêu chuẩn ISO 9001:2026 yêu cầu kiểm tra lại thực chất

Tiêu chuẩn ISO 9001:2026 mới đánh dấu một bước ngoặt khiến tôi, với tư cách là chuyên gia đánh giá, đặc biệt quan tâm: cuối cùng, những yếu tố “mềm” góp phần tạo nên thành công cũng được đưa vào trọng tâm của các yêu cầu mang tính quy phạm. Trọng tâm đang chuyển dịch từ góc nhìn thuần túy dựa trên quy trình sang bản sắc được thể hiện trong thực tế và các giá trị chung của tổ chức.

Yêu cầu mới được đặt một cách có chủ đích trong các điều khoản về vai trò lãnh đạo. Tại Điều khoản 5.1.1, ban lãnh đạo cấp cao hiện được yêu cầu rõ ràng phải chủ động thúc đẩy văn hóa chất lượng và hành vi đạo đức. Yêu cầu này được hỗ trợ bởi Điều khoản 7.3, nhằm đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều nhận thức được văn hóa này cũng như các nguyên tắc đạo đức nền tảng. Như được giải thích tại Chú thích 2, văn hóa chất lượng và hành vi đạo đức của một tổ chức được thể hiện thông qua các giá trị chung, thái độ và những thực hành đã được thiết lập.

Đối với tôi, với tư cách là một chuyên gia đánh giá, điều này có nghĩa là tôi sẽ không còn hài lòng với những tuyên bố về sứ mệnh được trình bày chỉn chu trên tường. Tôi sẽ tìm kiếm bằng chứng cho thấy vai trò lãnh đạo được thể hiện trong thực tế. Trong các cuộc đánh giá sắp tới, tôi sẽ ngày càng tập trung đặt câu hỏi về cách tổ chức đưa ra quyết định khi các ưu tiên mâu thuẫn với nhau – chẳng hạn như khi áp lực về thời gian xung đột với yêu cầu thực hiện công việc một cách kỹ lưỡng. Tôi sẽ tìm kiếm những dấu hiệu cho thấy môi trường tâm lý an toàn, nơi các sai sót được trao đổi một cách cởi mở và được nhìn nhận như những cơ hội để học hỏi và cải tiến. Các rủi ro về chất lượng có được thẳng thắn nhìn nhận và giải quyết hay tổ chức có xu hướng che giấu hoặc né tránh chúng?

Những yêu cầu mới này không nên được xem là một gánh nặng hành chính, mà nên được nhìn nhận như một cơ hội để xây dựng nền tảng vững chắc cho khả năng chống chịu thực chất của tổ chức.

Từ quy trình đánh giá thông thường đến giá trị quản lý thực sự

Tiêu chuẩn ISO 9001:2026 đang định hình lại hoạt động đánh giá nội bộ như thế nào – và tiêu chuẩn ISO 19011:2026 cung cấp các phương pháp đánh giá phù hợp ra sao.

Thay đổi thực sự đối với hoạt động đánh giá nội bộ do ISO 9001:2026 mang lại không nằm ở việc bổ sung thêm các yêu cầu đánh giá, mà ở những kỳ vọng đã thay đổi đáng kể. Vì vậy, việc Điều khoản 9.2 hầu như không thay đổi không nên khiến chúng ta bỏ qua thực tế rằng đánh giá nội bộ hiện được kỳ vọng sẽ đóng góp rõ ràng và thiết thực hơn cho hoạt động lãnh đạo và quản lý hệ thống quản lý chất lượng.

Mục tiêu đánh giá ngày càng được xác định rõ ràng hơn, trong đó hiệu lực của quá trình và mức độ đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu trở thành trọng tâm. Rủi ro và cơ hội có ảnh hưởng đến tần suất và phạm vi đánh giá. Thay vì đơn thuần lần lượt kiểm tra các yêu cầu của tiêu chuẩn hoặc tuân theo những kế hoạch đánh giá hằng năm cứng nhắc, trọng tâm được chuyển sang đóng góp vào tính hiệu lực, đạt được các mục tiêu và thúc đẩy cải tiến.

ISO 19011:2026 đưa ra phương pháp phù hợp để đáp ứng yêu cầu này: đánh giá dựa trên quá trình xem xét các quá trình và mối tương tác giữa chúng, qua đó tập trung nguồn lực vào những khu vực có rủi ro và tiềm năng tạo ra những thông tin hữu ích lớn nhất. Các hình thức đánh giá từ xa, đánh giá kết hợp, đánh giá đột xuất và đánh giá ngắn giúp tăng tính linh hoạt, trong khi đánh giá chuỗi cung ứng có thể được thực hiện theo cách tiếp cận dựa trên rủi ro, từ việc xem xét từng quá trình riêng lẻ cho đến góc nhìn xuyên suốt toàn bộ chuỗi từ đầu đến cuối.

Điều này cũng đặt ra yêu cầu cao hơn đối với các chuyên gia đánh giá: hiểu biết về quá trình, tư duy dựa trên rủi ro và cơ hội, lựa chọn đúng phương pháp đánh giá và khả năng trao đổi, giao tiếp trên tinh thần bình đẳng trở nên đặc biệt quan trọng. Cơ hội ở đây là biến một hoạt động đánh giá tuân thủ mang tính hình thức thành một đóng góp có giá trị cho quá trình ra quyết định của lãnh đạo. Thước đo quan trọng không còn là: “Chúng ta đã kiểm tra tất cả mọi thứ chưa?”, mà là: “Các cuộc đánh giá của chúng ta có giúp đưa ra những quyết định quản lý tốt hơn hay không?”

ISO 9001:2026 – Đạo đức được đặt ở vị trí trọng tâm

Điểm xuất phát đã quá rõ ràng: một hệ thống quản lý chất lượng (QMS) được xây dựng và tài liệu hóa hoàn hảo, dù có chứng nhận hay không, về cơ bản vẫn không mang lại hiệu quả nếu những người trong tổ chức không thực sự thực hiện và tuân thủ theo hệ thống đó trong công việc hàng ngày. Sau lần sửa đổi này, hai khái niệm quan trọng được đưa vào trọng tâm: văn hóa chất lượng và hành vi đạo đức. Hai nội dung này chủ yếu được quy định tại Điều khoản 5.1 (Vai trò lãnh đạo và cam kết) và Điều khoản 7.3 (Nhận thức), theo đó lãnh đạo cao nhất sẽ được yêu cầu chủ động thúc đẩy văn hóa chất lượng và nêu gương về hành vi đạo đức. Đồng thời, tất cả nhân viên phải nhận thức được văn hóa này và chủ động góp phần thực hiện.

Điều này hoàn toàn không nhằm biến các tổ chức thành những “tổ chức đạo đức” theo nghĩa hình thức. Thay vào đó, trọng tâm là những giá trị nền tảng như chính trực, đáng tin cậy và hành động có trách nhiệm. Các quyết định phải minh bạch và có thể giải trình, các cam kết phải được thực hiện, và trên hết: trách nhiệm không kết thúc tại ranh giới của tổ chức. Vì vậy, chính sách chất lượng được xây dựng cần phản ánh rõ hơn nữa bối cảnh ngày càng năng động của tổ chức, đồng thời phải được thể hiện theo cách có thể chứng minh bằng bằng chứng thực tế. Định hướng chiến lược của tổ chức cũng phải được chứng minh là được xây dựng dựa trên bối cảnh đó.

Văn hóa chính là những gì lãnh đạo chấp nhận

Vì vậy, chất lượng ngày càng trở thành một vấn đề cốt lõi thuộc về vai trò lãnh đạo, và một hệ thống quản lý chất lượng thực sự được thực hành và thấm nhuần trong tổ chức trước hết là vấn đề về văn hóa. Như các chuyên gia về lãnh đạo Gruenert và Whitaker đã khái quát, những gì lãnh đạo chấp nhận sẽ dần trở thành một phần của văn hóa tổ chức. Chỉ có điều, đó có thể không phải là nền văn hóa mà bạn mong muốn xây dựng.

Về cơ bản, không có điều gì trong số này là hoàn toàn mới, cũng không phải là điều gì quá phức tạp. Tuy nhiên, điểm mới là khía cạnh quan trọng này – vốn thường bị nhiều tổ chức bỏ qua hoặc xem nhẹ – lần đầu tiên được tiêu chuẩn quy định một cách rõ ràng và do đó cũng sẽ trở thành nội dung được xem xét trong quá trình đánh giá. Vì vậy, cách tiếp cận đánh giá truyền thống dựa trên checklist đang dần chuyển sang những câu hỏi về “thái độ” và hành vi. Trong tương lai, lãnh đạo sẽ cần chứng minh một cách tự nhiên và nhất quán cách họ chủ động **định hình, thể hiện và thúc đẩy hệ giá trị của chính mình (!)

Từ định hướng đến hành động

Trong thực tế, điều này có thể được thể hiện qua việc đưa văn hóa chất lượng trở thành một nội dung trọng tâm trong chương trình nghị sự của lãnh đạo, lồng ghép các giá trị của tổ chức vào hoạt động đào tạo, các cuộc họp nhóm, cũng như hoạt động truyền thông nội bộ và bên ngoài; làm rõ vai trò nêu gương của lãnh đạo thông qua các quyết định minh bạch và việc phân bổ nguồn lực có thể giải thích, hiểu rõ; hoặc tích hợp một cách có hệ thống các biện pháp đánh giá hiệu lực, chẳng hạn như phản hồi của nhân viên hoặc ý kiến đóng góp của các bên quan tâm, vào quá trình xem xét của lãnh đạo.

ISO 9001 mới hoàn toàn không trở nên “đạo đức hơn”, nhưng đã gắn với thực tiễn hơn – và cũng đặt ra yêu cầu cao hơn ở khía cạnh này. Chất lượng bền vững hình thành khi các giá trị, mục tiêu, quá trình, vai trò lãnh đạo, văn hóa và hành vi có trách nhiệm được kết nối và thống nhất với nhau ở mức cao nhất có thể. Vì vậy, văn hóa chất lượng và hành vi đạo đức không phải là những gánh nặng bổ sung, mà là sự mở rộng góc nhìn đã quá cần thiết từ lâu – với con người ở vị trí trung tâm.

Nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng (QMS).

Việc tìm hiểu và áp dụng những thay đổi trong phiên bản sửa đổi mới của ISO 9001 cho thấy các yêu cầu đối với chất lượng và tổ chức đã thay đổi, kéo theo đó là những kỳ vọng mới đối với một hệ thống quản lý hiệu lực. Những chia sẻ được đề cập trong bài viết phản ánh thực tế của việc áp dụng ISO 9001, đồng thời thể hiện quan điểm rằng ngày nay, chất lượng cần được nhìn nhận theo một cách khác. Không phải là một tập hợp các yêu cầu, mà là một hệ thống giúp định hướng, thúc đẩy trách nhiệm và tạo điều kiện để tổ chức thành công trong những thị trường năng động. Một hệ thống tạo ra tác động thực chất thay vì sự tuân thủ mang tính hình thức, mở rộng hơn không gian để khai thác các cơ hội, tăng cường hơn nữa sự tập trung vào khách hàng và người sử dụng, đồng thời tiếp cận một cách phù hợp với bối cảnh hiện đại đối với lãnh đạo, sự thay đổi và công nghệ.

Trong những tuần tới, chúng tôi sẽ tiếp tục cập nhật trang này với những chia sẻ bổ sung từ các chuyên gia đánh giá, chuyên gia về tiêu chuẩn và những người trực tiếp áp dụng tiêu chuẩn trong thực tế. Bạn muốn luôn được cập nhật thông tin? Đăng ký nhận Bản tin “Thông tin tiêu chuẩn” miễn phí .

DQS có thể hỗ trợ gì cho bạn?

Kể từ năm 1985, DQS đại diện cho hoạt động chứng nhận độc lập và đáng tin cậy đối với các hệ thống quản lý Là tổ chức chứng nhận đầu tiên tại Đức, chúng tôi cung cấp cho các tổ chức trên toàn thế giới sự định hướng, an tâm và tin cậy thông qua các cuộc đánh giá mang lại giá trị gia tăng và các chứng chỉ được công nhận trên phạm vi quốc tế.

Thế mạnh của chúng tôi nằm ở chuyên môn kỹ thuật, kiến thức chuyên sâu về các tiêu chuẩn và quy định, cùng với sự am hiểu rõ ràng về các yêu cầu đặc thù của từng ngành. Điều này giúp bạn chứng minh hiệu lực của hệ thống quản lý và thúc đẩy một cách có hệ thống quá trình phát triển liên tục của hệ thống – dựa trên dữ liệu thực tế, minh bạch và hướng tới tương lai.

Chứng nhận với DQS thể hiện sự tin tưởng – cả trong nội bộ tổ chức và đối với các bên bên ngoài. Các cuộc đánh giá của chúng tôi không đơn thuần là lần lượt kiểm tra các yêu cầu theo checklist, mà là một quá trình trao đổi có cấu trúc trên tinh thần bình đẳng. DQS đã được Cơ quan Công nhận Đức (DAkkS) công nhận đối với ISO 9001 kể từ năm 1991.

Niềm tin và chuyên môn

Các bài viết và tài liệu giới thiệu của chúng tôi được biên soạn độc quyền bởi các chuyên gia về tiêu chuẩn hoặc các chuyên gia đánh giá có nhiều năm kinh nghiệm. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về nội dung bài viết hoặc các dịch vụ của chúng tôi, vui lòng liên hệ với tác giả. Chúng tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn.

Lưu ý: Để nội dung dễ đọc hơn, chúng tôi sử dụng cách diễn đạt chung cho mọi giới tính. Các thuật ngữ chỉ người trong tài liệu được hiểu là áp dụng cho tất cả mọi người, không phân biệt giới tính.