什麼是書面記錄資料？
然而，對於普通用戶而言，使用集體術語並非強制性的。使用者當然可以繼續在文件資料和日常溝通中使用公司本身的術語。但是，必須確保術語的使用系統化且統一。例如，不得導致外部溝通中出現任何誤解。認證審核。
如何定義已記錄的資訊？
國際標準 ISO 9000:2015-11 定義了以下原則和術語：品質管理體系在第3.8.6節中，資訊被定義為「組織必須控制和維護的資訊」。這包括資訊的載體。具體使用哪些載體取決於貴組織。如今，這些載體越來越多地包括照片記錄、視訊、音訊格式和互動式操作員指導。
ISO 9000 中的定義也區分了以下三個區域：
- 管理系統及其流程
- 貴公司的營運
- 結果的證據
任何有據可查的資訊都算是「有據可查的資訊」嗎？
任何認為只要資訊被記錄下來，就等同於標準意義上的「已記錄資訊」的人都是錯的。 「已記錄資訊」的狀態取決於是否制定了標準，例如ISO 9001其中規定，某些資訊也必須記錄在案。如有此規定，相關章節和相關要求中均有說明。
數位化時代的 ISO 9001 和 ISO 27001
隨著現代通訊手段的運用，文件資訊的管控面臨全新的挑戰：可用性、完整性和保密性。這個話題令人興奮嗎？現在即可免費索取白皮書！
內容如下：
- 處理已記錄資訊的正確方法
- 有效保護文件資訊
- ISO 27001：安全數位化的基礎
此外，即使標準並未要求記錄某些信息，但在某些情況下，這些信息也可以被視為標準意義上的「文件化資訊」。如果貴公司認為這些資訊對於其管理系統的有效性至關重要，則始終如此。
例如，如果公司擁有相關利益方的資料清單，這本身並不屬於標準意義上的書面資訊。這是因為標準並未要求提供此類清單。但是，如果貴公司認為該清單對於管理系統的有效性至關重要，則它可以成為「真正」的書面訊息。
建立文檔化資訊？
然而，著名的ISO標準第7.5.2章對文件資訊的建立與更新提出了一些基本要求。這些要求涵蓋了從標籤到適當格式，再到檢查資訊本身的適用性和充分性等各個方面。控制（第7.5.3章）也受到某些要求的約束，其中最重要的是控制的可用性和保護。
依照 ISO 9001 標準進行品質管理
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其他要求涉及其分發、可發現性、存取和使用、儲存和歸檔、保存以及變更監控。一項非常重要的要求是將保存作為合規性證明。除了對管理體系的重要性之外，這一方面在法律問題上也可能發揮至關重要的作用。
它必須被創造出來到什麼程度？
標準的各個章節具體規定了哪些內容需要記錄。例如，品質方針、品質目標或能力證明等都屬於需要記錄的內容。但是，創建、維護或保留記錄資訊的義務因標準所屬的領域而異。
就範圍而言，大致適用以下原則：公司規模越大，流程越複雜，提供證據的義務越廣泛，因此範圍也應該越廣泛。
行業水平和公司員工的能力也發揮著重要作用。
品質管理手冊現在還是強制性的嗎？
自2015年ISO 9001標準修訂以來，品質管理手冊不再是必要的。取消品質管理手冊的決定是基於現代ISO管理系統標準賦予標準使用者更大自主權來設計其管理系統的整體趨勢。然而，同時，高階管理人員也越來越需要承擔責任和義務。
結論：已記錄的資訊
已記錄資訊是所有現行ISO管理系統標準第7.5章的標題，因此也是其通用基本結構（高層結構/HLS）的組成部分。此統稱取代了先前的「文件要求」、「文件」、「文件」和「記錄」。
根據國際公認的品質管理系統標準 ISO 9000:2015，文件化資訊是指「組織必須控制和維護的資訊」。然而，該標準並未規定文件化的格式和媒介，只需確保其適用即可。標準對這類資訊的管理和維護提出了具體要求，但並未規定其範圍。這取決於公司的類型、規模和複雜程度以及其流程。如果相關標準有此要求，或公司認為文件化資訊對於管理系統的有效性至關重要，則該資訊被視為文件化資訊。
Ute Droege
