成功因素管理系統

管理體系－領導力成功的決定性因素

程度如何管理系統實際上，如今它已被用於企業發展，而不僅僅是為了實現目標。認證身為外部審計師，在考察某些公司時，你可能會問自己這個問題。

正確運用管理系統遠非一項強制性措施。尤其是在當今時代，它們為穩健的流程和清晰的策略性企業發展奠定了堅實的基礎。從監管要求、地緣政治和技術變革到永續發展目標，當前面臨的挑戰都要求企業採取果斷行動並明確方向。這正體現了「以體系進行管理，同時也是一個服務於管理的體系」這項指導原則。

目前的管理系統處於什麼狀態？

• 以流程和風險為導向的方法已廣泛應用
• 整合技術以提高效率
• 提高員工參與度，簡化層級結構

他們未來要去哪裡？

• 進一步發展流程和風險導向方法
• 更深層的技術整合將進一步提高效率
• 提高員工參與度，簡化層級結構
• 人工智慧輔助決策和自動化流程優化
• 公司所有領域的全面數位整合
• 關注複雜性和監管、永續性和持續創新
  

當前標準修訂，例如ISO 9001修訂版或者ISO 14001修訂版此外，也以現代的方式因應現代發展。這包括應對機會和變革、利用新技術以及企業文化和道德等議題。所有這些都體現在ISO的“新興趨勢“。”

管理系統成功的障礙

它們為何出現

全部ISO標準管理體系旨在創造清晰統一的企業結構，本身並非目的。然而，實踐表明，仍然存在許多誤解：

• 這證書，以及背後的認證機構和認可機構。 ，是所有努力的核心。管理系統成為一項強制性工作。一個不用的系統，其實就是純粹的浪費。
• 管理方法是不被視為管理工具。策略制定和目標規劃常常是並行進行的，而且往往是「附帶」進行的。管理層審查和內部稽核為反思和進一步發展策略問題提供了理想的機會。
• 標準的各章節往往只是逐一「勾選」而已。標準的各項要求巧妙地相互關聯。然而，按章節劃分的手冊毫無用處。即使是簡單地複製標準議程的管理評估，通常也無法為任何總經理提供有吸引力的框架。因此，找到合適的衡量標準和針對公司具體情況的實施方案至關重要。
• 這管理系統的“範圍”它不僅限於管理代表及其活動，而是始終涵蓋整個公司。
• 外部審計師會告訴你「該怎麼做」。有些人這麼認為，但事實並非如此。不同的對標準的解釋這是正常的。以下適用於所有相關人員：標準描述的是要求，即必須滿足什麼，但不描述如何滿足。所以問題是：究竟在哪裡描述了這些要求？

你離不開……嗎？管理系統當然可以。但後果可能很嚴重：

• 結構喪失、效率下降和錯誤率上升這會導致返工、延誤，最終造成經濟損失。員工需要花費更多時間尋找資訊或澄清職責，從而損害生產力。
• 缺乏標準化從長遠來看，這會損害公司形象並削弱其市場地位。
• 流程不明確，缺乏透明度這會讓員工感到沮喪，並增加員工流動率的風險，而員工流動是企業難以承受的成本和競爭因素。
• 矛盾的是，缺乏正式製度往往會導致公司發展低效率的人工流程為了建立秩序，這反而導致了更多的官僚主義。

因此，問題不應該是是否要「引入」一套管理系統，而更值得探討的是，是否應該將現有系統提升到一個新的績效水平，並有針對性地進行進一步發展。

12個關鍵成功因素

以下十二項互動管理系統成功要素顯示如何有效地開發系統並使其適應未來發展：

1. 加強領導力：
身為董事會成員或管理階層代表，您有責任將管理系統視為公司的策略基礎，而非僅將其視為形式或控制工具。唯有如此，您才能創造穩定性、創新能力和未來發展潛力。

作為“高階管理人員「以身作則：展現積極主動性，推動實施，並激勵團隊成員參與其中。只有齊心協力，管理體系才能真正成為成功的關鍵因素，並使公司適應未來發展。”

2. 明確戰略重點：
組織的背景和相關方這些內容通常只以「清單」的形式提供給外部審計師。但它們究竟是如何被利用的呢？這些主題是否融入了PDCA循環和策略制定？例如，將「策略日」與管理評審連結起來，並利用內部稽核客觀地反思策略問題。

3. 即時流程導向：
建立端到端的流程，以實現順暢的內部和外部協作。例如，人員發展流程並非止於人力資源部門的辦公室，而是所有相關方平等參與：包括管理階層、部門經理和員工，以及員工代表等。要從整體角度思考問題。

4. 過程介面處的通訊：
即使流程描述得再詳盡，參與流程的各方之間仍會出現錯誤、重工或誤解。關鍵在於良好、透明的溝通，以及對「上游和下游流程需要什麼？」這一問題的思考。這種透明度也有助於營造積極的工作氛圍。

5. 有針對性地利用技術支援：
為了提高效率和創新能力，必須將現代工具、人工智慧以及未來的量子運算積極融入各項流程中。人工智慧支援的應用潛力巨大，可以在組織框架內以結構化的方式進行管理和進一步開發。

6. “簡化”文件：
文件資訊會隨著時間的推移而“增長”，但往往並沒有增加價值。有時，少即是多。文件應該起到輔助作用，而不是成為負擔，並幫助員工勝任工作。音訊和視訊錄製等現代形式也是符合標準的文檔資訊形式。

7. 積極讓員工參與：
忠誠和敬業是關鍵資源。要倡導開放的錯誤文化，並讓所有層級的員工都參與其中。正如格言所說：重要的不是「誰」應該為此負責，而是「什麼」導致了問題。員工往往能提出最好的建議，所以要敞開大門。

8. 將內部稽核作為管理工具：
內部審計不僅僅是檢查。它還能揭示機會、風險和改進潛力。跨學科審計團隊正在興起。請繼續擴大內部稽核人員的數量，並確保技能涵蓋範圍更廣。

9. 「真正的」管理評審：
管理評審常常淪為符合標準要求的工具。然而，我們應該將其視為核心管理工具，既用於回顧過去，也用於展望未來。標準要求固然重要，但關鍵在於如何將其轉化為對公司真正有價值的評估。

我們的建議：在管理評審中，不僅要總結上次審計的結果，也要與管理階層共同製定下一年度的審計重點。這樣，審計就能再次為公司的進一步發展做出貢獻。

10. 融入顧客視角：
積極將顧客視角融入流程設計，以永續提升顧客滿意度。不妨邀請客戶直接參與改進和創意管理研討會。順便一提，「內部客戶」的參與同樣意義重大。

11.持續改進：
「CIP」這三個字母依然是持續改進的引擎。質疑既有的流程，促進錯誤訊息的交流，並利用這些發現來進一步發展您的組織。讓每個人都能看到有效管理方法帶來的益處：更少的錯誤、更優化的流程、更有效率的工作流程、更強的創新能力和更強大的競爭力。可見性能夠帶來認可和積極參與的意願。

12. 讓成功成果為人所知：
共同慶祝成功實施的措施，並公開透明地展示結果。內部稽核有哪些成功案例？去年的內部稽核取得了哪些正面成果？哪些因素促成了這些成功？哪些風險可以避免？管理階層對此持正面態度嗎？哪個部門的改善措施實施得尤為優異？這才是真正意義上的「品質管理行銷」。

結論－管理體係是成功的關鍵因素

現代管理體系遠不止是符合標準的證明，它更是一種策略工具，能夠塑造方向、帶來穩定性和永續性。然而，許多公司尚未充分利用這一潛力，要么是出於習慣，要么是因為低估了其實際益處。

身為管理階層代表或高階管理人員，您有責任積極運用現有體系，有針對性地提供資源，調動員工積極性，並將該體系進一步發展成為策略管理工具。十二項成功要素表明，有效的管理系統如何為企業的永續發展做出決定性貢獻。它能夠創造穩定性，增強創新能力，並為成長、進一步發展和韌性提供堅實的基礎，尤其是在充滿挑戰的時期。

DQS—您的審核專家

DQS Deutsche Gesellschaft zur Zur Zertifizierung von Managementsystemen 成立於 1985 年，是德國第一個管理系統認證機構。我們一直是唯一專注的大型認證公司管理系統以及相關流程。例如，1986年，我們根據相關規定頒發了德國第一份證書。 ISO 9001這是世界上最重要的管理體系標準。

我們認證審核我們追求的目標是向客戶展現其優勢和改進潛力，而不僅僅是進行合格性評估。為此，我們聘請了具備相關行業知識的高素質自由職業專家和管理人員。 審計員我們的主張始於審計清單止步之處。請相信我們。我們期待著…聯絡我們與你。

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