成功因素管理系統

管理系統 - 領導力的決定性成功因素

如今，管理系統在多大程度上真正用於企業發展，而不僅僅是獲得認證？當您以外部稽核員的身份調查某些公司時，您可能會問自己這個問題。

如果使用得當，管理系統遠遠不只是一項強制性的工作。尤其是在這樣的時代，管理系統為健全的流程和明確的策略性企業發展奠定了穩定的基礎。當前的挑戰，從法規要求、地緣政治和技術變化到永續發展目標，都要求企業採取果斷的行動並明確重點。忠於指導原則：以系統管理，同時以系統促管。

管理系統現今處於何種位置？

• 廣泛建立以流程和風險為導向的方法
• 整合技術以提高效率
• 員工參與增加，階層結構更扁平

未來的方向？

• 進一步發展以流程和風險為導向的方法
• 更深入的技術整合以進一步提高效率
• 增加員工參與和更扁平化的階層結構
• AI 支援的決策和自動化流程最佳化
• 公司所有領域的完全數位整合
• 專注於複雜性與規範、永續性與持續創新
  

目前的標準修訂，例如ISO 9001 修訂版或ISO 14001 修訂版，也以符合現代的方式處理現代的發展。其中包括處理機會和變化、使用新技術的可能性，以及企業文化和道德等主題。所有這些都反映在 ISO 的「新興趨勢」中。

管理系統成功的障礙

為什麼會出現這些障礙

所有ISO管理系統標準都是為了建立明確、統一的企業結構而設計的，其本身並非目的。然而，綜觀實務，仍普遍存在誤解：

• 證書，以及證書背後的認證員和認可員，是所有工作的重中之重。管理系統成為一種強制性的工作。不使用的體系其實是純粹的浪費。
• 管理方法沒有被理解為一種管理工具。戰略制定和目標規劃往往是 「並行 」的。管理審查和內部稽核提供了反思和進一步發展策略問題的理想機會。
• 標準的章節往往只是一個接一個地 「打勾」。標準的要求巧妙地互相連結。然而，按照個別章節編寫的手冊毫無用處。即使是僅僅複製標準議程的管理評估，通常也無法為任何管理總監提供有吸引力的架構。因此，找到合適的措施和針對公司的實施方式非常重要。
• 管理系統的「範圍」並不僅僅局限於管理代表及其活動，而是始終涵蓋整個公司。
• 外部稽核人員會告訴您 「該往哪裡去」。有些人是這樣想的，但對標準 有不同的 詮釋 是正常的。以下內容適用於所有相關人員：標準描述的是要求，意指必須達成的內容，但不是如何達成。所以問題是：到底在哪裡描述了什麼？

沒有管理系統不行嗎？當然可以。但後果可能很嚴重：

• 結構喪失、效率下降、錯誤率增加。這會導致返工、延誤，最終造成經濟損失。員工會花更多時間搜尋資訊或釐清職責 - 這會損害生產力。
• 缺乏標準化會損害公司形象，長期而言會削弱其市場地位。
• 不清晰的流程和缺乏透明度會讓員工產生挫敗感，並增加員工流失的風險，這是公司無法承受的成本和競爭因素。
• 自相矛盾的是，缺乏正式的系統往往會導致公司發展低效率的手動流程 來建立秩序，從而導致更多的官僚作風。

因此，問題不應該是要不要「僱用」管理系統。相反，值得一問的是，是否應該將現有的系統提升到一個新的績效水平，並有針對性地進一步發展。

12 個關鍵成功因素

互動式管理系統的這十二個成功因素說明了如何有效地開發系統，使其適合未來的發展：

1.加強領導：
作為董事會成員或管理層代表，您有責任不只是將管理系統視為一種形式或控制工具，而是將其視為公司的戰略基礎。如此一來，您就能創造穩定性、創新力和未來生存力。

作為「最高管理層」，您能做些什麼？以身作則：展示主動性、推動實施進度並激勵您的團隊參與。只有共同努力，才能使管理系統成為真正的成功因素，使公司適合未來的發展。

2.強化策略重點：
組織的背景和相關方經常只能作為外部稽核人員的 「清單」。但真正是如何處理的呢？這些主題是否已嵌入 PDCA 循環和策略發展中？例如，將「策略日」與管理審查連結，並利用內部稽核客觀地反思策略議題。

3.活用流程導向：
建立端對端的流程，讓內部與外部的協作更順暢。一個流程，例如人事發展的流程，並非止於人力資源部門的房間，而是讓各方都平等參與：管理階層、部門經理與員工，也包括員工代表等。全面思考。

4.流程界面的溝通：
流程可以被很好地描述，然而在流程參與者之間卻會出現錯誤、返工或誤解。關鍵在於良好、透明的溝通和問題：上游和下游製程需要什麼？這種透明度也能促進積極的工作氛圍。

5.有針對性地利用技術支援：
現代工具、人工智能以及從遠景來看的量子計算必須積極整合到流程中，以提高效率和創新實力。AI 支援的應用程式提供了巨大的潛力，可以在組織架構內以結構化的方式進行管理和進一步開發。

6.「簡化 」文件：
文件資訊經年累月的 「成長」，往往無法增加價值。有時候，少即是多。文件應該是支援而非負擔，並協助員工勝任工作。現代的形式，例如錄音和錄影，也是一種可能符合標準的文件資訊形式。

7.積極讓員工參與其中：
忠誠度和承諾是關鍵的資源。提倡開放式的錯誤文化，並讓各階層都參與其中。忠於座右銘：「誰」該受責備並不重要，重要的是「什麼」是原因。員工通常擁有最好的想法，因此要創造「開放的大門」。

8.將內部稽核作為管理工具：
內部稽核不只是檢查。它們揭示機會、風險和改善潛力。跨領域的稽核團隊正在崛起。繼續擴大內部稽核人員的數目，並確保更佳的技能涵蓋範圍。

9.「真正的 」管理審查：
太常見的情況是，管理審查僅用於遵守標準。取而代之的是，將其作為核心管理工具，用於回顧和展望公司的未來。標準要求構成了中心主題，但關鍵是要將它們轉化為對公司真正有價值的評估。

我們的建議：在管理審查中，不僅要描述上次稽核的結果，也要與管理者一起設定來年的稽核重點。如此一來，稽核就能再次為公司的進一步發展做出貢獻。

10.整合顧客觀點：
積極將顧客觀點融入流程設計中，以持續提升顧客滿意度。直接邀請客戶參加有關改進和想法管理的研討會如何？順帶一提，「內部顧客」的參與也同樣有趣。

11.持續改善：
"CIP "這三個字母繼續描述持續改善的引擎。質疑例行公事、促進錯誤資訊的交流，並利用這些發現來進一步發展組織。讓每個人都能看到有效管理方法的好處：更少的錯誤、最佳化的流程、更有效率的工作流程、更大的創新力和更強的競爭力。可見性創造了接受度和積極參與的意願。

12.讓成功看得見:
一起慶祝成功實施的措施，並讓結果透明化。是否有內部稽核的成功案例？去年透過內部稽核取得哪些正面效果？是什麼促成了成功？哪些風險可以避免？管理階層是否對此表示肯定？哪個部門的改善措施執行得特別好？這就是最佳意義上的「QM 行銷」。

結論 - 管理系統是成功的因素

現代管理系統遠不只是符合標準的證明。它們是一種戰略工具，可以創造方向性、穩定性和持續性。然而，許多公司尚未充分發揮這種潛力，原因可能是出於習慣，也可能是低估了其實際效益。

身為管理代表或最高管理階層，您必須積極運用您的系統，有針對性地提供資源、讓員工參與其中，並進一步將系統發展為策略性管理工具。這十二個成功因素說明了有效的管理系統如何為企業的持續成功做出決定性的貢獻。它能創造穩定性、加強創新力，並為成長、進一步發展和應變能力提供堅實的基礎，尤其是在充滿挑戰的時期。

DQS - 您的稽核專家

DQS Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen 成立於 1985 年，是德國第一家管理系統驗證機構。我們一直是唯一專注於管理系統和流程的大型認證公司。例如，在 1986 年，我們根據全球最重要的管理系統標準ISO 9001 頒發了德國第一張證書。

透過我們的認證稽核，我們追求的目標是向客戶展示優勢和改進潛力的動力 - 而不僅僅是符合性評估。為此，我們聘請自由身、具備相關產業知識的高素質專家和經理擔任稽核員。我們的主張始於審核清單的終點。請相信我們的承諾。我們期待與您聯繫。

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