Επικοινωνία για τις ανάγκες της επαγγελματικής ασφάλειας - Σημαντικές ερωτήσεις και απαντήσεις

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ

• ISO 45001 - το πρότυπο απαιτεί επικοινωνία
• Τι εννοεί το ISO 45001 με τον όρο επικοινωνία;
• Υπάρχει μια γενική απαίτηση του προτύπου για την επικοινωνία;
• Ποιος πρέπει να επικοινωνεί;
• Ποιες νομικές υποχρεώσεις πρέπει να τηρούνται;
• Πρέπει η εταιρεία μου να είναι προετοιμασμένη για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης;
• Πότε λειτουργεί η επικοινωνία;
• Κατανόηση των πληροφοριών - πώς μπορεί ένας οργανισμός να το διασφαλίσει αυτό;
• Τι συνιστά εσωτερική επικοινωνία - και τι συνιστά εξωτερική επικοινωνία;
• Η υγεία και η ασφάλεια στην εργασία χρειάζονται επικοινωνία - Συμπέρασμα
• Σημείωση: Το ISO 45001 αντικατέστησε το BS OHSAS 18001.

ISO 45001 - το πρότυπο απαιτεί επικοινωνία

Τον Μάρτιο του 2018, το πρότυπο ISO 45001 δημοσιεύθηκε για πρώτη φορά μετά από πέντε χρόνια ανάπτυξης. Η πρόθεση πίσω από αυτό: Να γίνει η εργασία αισθητά ασφαλέστερη με την εφαρμογή του διεθνούς προτύπου για την "Ασφάλεια και την Υγεία στην Εργασία" (OHS). Σκοπός του είναι να δώσει τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να εντοπίζουν και να ελαχιστοποιούν έγκαιρα τους κινδύνους για τους εργαζόμενους από βλάβες στην υγεία, ατυχήματα και τραυματισμούς. Οι εσωτερικές και εξωτερικές επικοινωνίες του οργανισμού διαδραματίζουν καθοριστικό ρόλο σε αυτό.

Για να καταστεί η επικοινωνία στο πλαίσιο του συστήματος διαχείρισης της ΥΑΕ συμβατή με το πρότυπο, η εταιρεία σας πρέπει να ορίσει, να εφαρμόσει και να διατηρήσει μια κατάλληλη διαδικασία. Με τη βοήθεια αυτής της διαδικασίας επικοινωνίας, πρέπει κυρίως να καθορίζεται τι επικοινωνείται σχετικά, πότε, με ποιον και πώς, τόσο εσωτερικά όσο και εξωτερικά. Μια σημαντική πτυχή αυτού είναι η συμμόρφωση με τις νομικές υποχρεώσεις και η εξέταση των σχετικών ενδιαφερόμενων μερών σας. Οι σύνδεσμοι με άλλα κεφάλαια των προτύπων - ιδίως το κεφάλαιο 8.2 "Σχεδιασμός και αντιμετώπιση έκτακτης ανάγκης" - απεικονίζουν πού η εσωτερική και η εξωτερική επικοινωνία διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο.

Οι βασικές απαιτήσεις για την επικοινωνία περιγράφονται στο κεφάλαιο 7.4. Πρόσθετες απαιτήσεις σχετικά με την υποχρέωση ενημέρωσης και θέματα σχετικά με την επικοινωνία μπορείτε να βρείτε στα ακόλουθα κεφάλαια των προτύπων:

• Κατανόηση του οργανισμού και του πλαισίου του (4.1).
• Κατανόηση των αναγκών και των προσδοκιών των εργαζομένων και άλλων ενδιαφερομένων μερών (4.2)
• Ηγεσία και δέσμευση (5.1)
• Εντοπισμός κινδύνων και αξιολόγηση κινδύνων και ευκαιριών (6.1.2)
• Καθορισμός νομικών και άλλων απαιτήσεων (6.1.3)
• Σχεδιασμός δράσης (6.1.4)
• Ετοιμότητα και αντίδραση σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης (8.2)
• Αξιολόγηση της συμμόρφωσης (9.1.2)
• Περιστατικό, μη συμμόρφωση και διορθωτική δράση (10.2)

Υγεία και ασφάλεια στην εργασία και επικοινωνία - Βασικές ερωτήσεις και απαντήσεις

Η επιτυχία ενός συστήματος διαχείρισης της υγείας και της ασφάλειας στην εργασία εξαρτάται από την ηγεσία, τη δέσμευση και τη συμπεριφορά όλων των ιεραρχικών επιπέδων και λειτουργιών μιας επιχείρησης. Η επικοινωνία διαδραματίζει επίσης ουσιαστικό ρόλο. Ο Andreas Ritter, ειδικός στα πρότυπα της DQS και επί σειρά ετών ελεγκτής για την υγεία και την ασφάλεια στην εργασία, απαντά σε σημαντικές ερωτήσεις σχετικά με την επικοινωνία στο ISO 45001.

Τι εννοεί το ISO 45001 με τον όρο επικοινωνία;

Σε αντίθεση με τις προσδοκίες, το κεφάλαιο 3 "Όροι" δεν παρέχει ορισμό της "επικοινωνίας". Το τι ακριβώς εννοεί το πρότυπο με αυτό γίνεται σαφές μόνο στο πλαίσιο των απαιτήσεων - και τότε επίσης πολύ συγκεκριμένα:

Η γνώση αυτή μπορεί να είναι αρκετά χρήσιμη για την κατανόηση ορισμένων τυποποιημένων απαιτήσεων.

Άρα οι πληροφορίες πρέπει να φτάνουν αξιόπιστα, σωστά;

Ναι. Για παράδειγμα, η διατύπωση του ακόλουθου αποσπάσματος από το κεφάλαιο 7.4 είναι χαρακτηριστική: "Ο οργανισμός πρέπει να διασφαλίζει ότι οι πληροφορίες για την ΥΑΕ που πρέπει να κοινοποιούνται συνάδουν με τις πληροφορίες που παράγονται στο πλαίσιο του συστήματος διαχείρισης της ΥΑΕ και ότι είναι αξιόπιστες". Είναι σαφές ότι αυτό αφορά μόνο την κοινοποίηση πληροφοριών για την ΥΑΥ, όχι την ανταλλαγή τους.

Υπάρχει μια επιτακτική τυπική απαίτηση για την επικοινωνία;

Η απαίτηση για τον καθορισμό, την εφαρμογή και τη διατήρηση μιας κατάλληλης διαδικασίας επικοινωνίας είναι σίγουρα θεμελιώδης. Αυτό περιλαμβάνει, ειδικότερα, τον κεντρικό προσδιορισμό,

• Σχετικά με το τι
• Πότε
• Με ποιον και
• Πώς

επικοινωνείται. Είναι ενδιαφέρον, ωστόσο, ότι μάταια αναζητά κανείς στο πρότυπο για την υγεία και την ασφάλεια στην εργασία την απαίτηση "ποιος" επικοινωνεί. Απαντήσεις σε αυτό το ερώτημα μπορεί να βρει κανείς μόνο μέσω ενός αντίστροφου συμπεράσματος, το οποίο είναι εντελώς διαφορετικό από το πρότυπο διαχείρισης ποιότητας ISO 9001:2015.

Επικοινωνία στην υγεία και την ασφάλεια στην εργασία: Ποιος πρέπει να επικοινωνεί;

Στο πρότυπο ISO 45001: 2018 δεν υπάρχει ρητός ορισμός του ποιος επικοινωνεί. Επομένως, απαιτείται ένα αντίστροφο συμπέρασμα: από την απαίτηση του προτύπου να προσδιορίζεται "με ποιον" πρέπει να πραγματοποιείται εσωτερική επικοινωνία υπό ποιες συνθήκες, προκύπτει οιονεί αυτόματα "ποιος" αναλαμβάνει αυτό το έργο της "αποστολής" με δεσμευτικό τρόπο.

Βασικά, μια λειτουργική διαδικασία επικοινωνίας απαιτεί ένα συντονιστικό όργανο, όπως μια επιτελική μονάδα "επικοινωνίας κρίσης". Απαιτεί επίσης άμεσα προσβάσιμες πληροφορίες σχετικά με το ποιος επικοινωνεί σε ποιο σημείο της εταιρείας.

Επικοινωνία κρίσης - αυτό δεν αφορά ουσιαστικά τα εργατικά ατυχήματα;

Ακριβώς. Η κατάλληλη επικοινωνία αποτελεί βασική προϋπόθεση για την πρόθεση περαιτέρω μείωσης του αριθμού των ατυχημάτων. Και δεν πρέπει να λησμονείται: Εδώ, ειδικότερα, υπάρχουν επίσης νομικές απαιτήσεις και, συνεπώς, νομικές υποχρεώσεις ενός οργανισμού που πρέπει οπωσδήποτε να τηρούνται, ακόμη και πέραν του προτύπου OHS.

Ποιες νομικές υποχρεώσεις πρέπει να τηρούνται;

Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης πρέπει συχνά να ειδοποιούνται οι υπηρεσίες διάσωσης. Οι σαφώς καθορισμένες διαδικασίες για την ειδοποίηση μπορεί να είναι σωτήριες για τη ζωή των εμπλεκομένων. Είναι σημαντικό όχι μόνο ο ειδικός ασφάλειας της εργασίας να γνωρίζει λεπτομερώς τι πρέπει να κάνει, αλλά και οι εργαζόμενοι.

ISO 45001 - Ασφάλεια και υγεία στην εργασία

Εντοπισμός, ελαχιστοποίηση και βέλτιστη αποφυγή των κινδύνων για τους εργαζόμενους από βλάβες στην υγεία και ατυχήματα; Η κατάλληλη βάση γι' αυτό είναι ένα πιστοποιημένο σύστημα διαχείρισης σύμφωνα με το ISO 45001.

Ορισμένες καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, όπως η απελευθέρωση επιβλαβών ουσιών μετά από έκρηξη ή ο ακατάλληλος χειρισμός επικίνδυνων ουσιών, δεν απαιτούν μόνο την ταχεία και συντονισμένη ειδοποίηση των υπηρεσιών έκτακτης ανάγκης. Συνήθως συνεπάγονται επίσης την άμεση ειδοποίηση των αρμόδιων αρχών. Σε τέτοιες περιπτώσεις μπορεί να διακυβεύεται και η προστασία και η ασφάλεια του κοινού.

Επαγγελματική ασφάλεια και επικοινωνία: Πού βρίσκονται οι οργανωτικοί κίνδυνοι;

Εάν υπάρχει υποχρέωση αναφοράς, η επιχείρηση πρέπει να γνωρίζει επακριβώς ποιες αρχές πρέπει να ειδοποιηθούν και βάσει ποιων προδιαγραφών. Αλλά δεν είναι μόνο αυτό. Εάν αυτή η κατάσταση έκτακτης ανάγκης συνεπάγεται τραγικά ένα θανατηφόρο περιστατικό, ο εργοδότης πρέπει να υποβάλει αμέσως έκθεση ατυχήματος στον ασφαλιστικό οργανισμό αστικής ευθύνης εργοδοτών - όλα αυτά, παρεμπιπτόντως, αγγίζουν επίσης το θέμα των "σχετικών ενδιαφερομένων".

Όποιος στην εταιρεία είναι υπεύθυνος για μια τέτοια αναφορά δεν έχει συνήθως χρόνο για μακροχρόνια έρευνα σχετικά με το σε ποιον και με ποιον τρόπο πρέπει να αναφερθεί τι πρέπει να αναφερθεί. Εάν το ατύχημα αναφερθεί πολύ αργά ή σε λάθος μέρος, θα υπάρξουν αναπόφευκτα νομικές συνέπειες.

Ποιος άλλος πρέπει να ενημερωθεί σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης;

Στην κατάσταση έκτακτης ανάγκης που μόλις περιγράφηκε, μην σκέφτεστε μόνο τους εργαζόμενους και τις αρμόδιες αρχές. Πρέπει επίσης να ενημερωθούν ειλικρινά ή να θελήσουν να ενημερωθούν ειλικρινά και άλλοι σχετικοί ενδιαφερόμενοι, όπως για παράδειγμα η αστυνομία, η εισαγγελία και ο Τύπος. Το κατάλληλο στυλ επικοινωνίας είναι επίσης σημαντικό. Τα αρμόδια πρόσωπα πρέπει να είναι σε θέση να απαντούν στις ερωτήσεις αυτών των ενδιαφερομένων μερών, ώστε να μην δημοσιοποιούνται ψευδείς αναφορές που θα μπορούσαν να βλάψουν την εταιρεία σας.

Πρέπει η εταιρεία μου να είναι προετοιμασμένη για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης;

Απολύτως, αρκεί να ρίξετε μια ματιά στο κεφάλαιο 8.2 του προτύπου "Ετοιμότητα και αντίδραση σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης". Εδώ απαιτείται από την εταιρεία να προετοιμάζεται για πιθανές καταστάσεις έκτακτης ανάγκης βάσει μιας καθορισμένης διαδικασίας επικοινωνίας, ώστε να είναι δυνατή η προγραμματισμένη αντίδραση. Το κεφάλαιο 6.1.2.1 "Προσδιορισμός των κινδύνων" παίζει επίσης σημαντικό ρόλο εδώ. Αυτοί οι σύνδεσμοι εντός του προτύπου καθιστούν εύκολα αντιληπτή τη σημασία της σωστής επικοινωνίας.

Ασφάλεια και υγεία στην εργασία: πότε η επικοινωνία λειτουργεί;

Σε γενικές γραμμές, μπορεί να ειπωθεί ότι η επικοινωνία στο σύστημα διαχείρισης SGA εκπληρώνει τον σκοπό της όταν οι εταίροι επικοινωνίας κατανοούν ο ένας τον άλλον ή όταν όλοι οι αποδέκτες των πληροφοριών SGA μπορούν εύκολα να κατανοήσουν το περιεχόμενό τους. Συνεπώς, το ISO 45001 δίνει μεγάλη έμφαση στη διασφάλιση ότι λαμβάνονται υπόψη από τον οργανισμό οι πτυχές που θα μπορούσαν να επηρεάσουν ή και να εμποδίσουν την αμοιβαία κατανόηση - το πρότυπο αναφέρεται επίσης στις πτυχές της ποικιλομορφίας σε αυτό το πλαίσιο.

Τι είναι τα θέματα ποικιλομορφίας;

Η "ποικιλομορφία των ανθρώπων" είναι μια πολύ σημαντική πτυχή, για παράδειγμα, όσον αφορά τις ικανότητες και τις δυνατότητες των ανθρώπων, που σχετίζονται με το φύλο, τη γλώσσα, τον πολιτισμό, τον αλφαβητισμό, την αναπηρία κ.λπ. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι οι πληροφορίες για την ΥΑΕ πρέπει να είναι γραμμένες με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορεί να τις κατανοήσει κάθε εργαζόμενος.

Αυτό περιλαμβάνει εργαζόμενους με περιορισμένη ικανότητα ανάγνωσης ή εκείνους που δεν γνωρίζουν τη γλώσσα στην οποία είναι γραμμένη η επικοινωνία. Τελικά, οι κατάλληλες πληροφορίες για την ΥΑΕ ενδέχεται να χρειαστεί να παραδίδονται προφορικά ή να μεταφράζονται.

Κατανόηση των πληροφοριών - πώς μπορεί ένας οργανισμός να το διασφαλίσει αυτό;

Πρώτα απ' όλα, πρέπει να καθιερώσει κατάλληλες διαδικασίες επικοινωνίας, δηλαδή διαδικασίες σύμφωνες με τα πρότυπα, λεπτομερώς με συγκεκριμένες οδηγίες εργασίας και ενημερώσεις. Το πρότυπο SGA επιβάλλει επίσης μια σειρά απαιτήσεων για το περιεχόμενο των επικοινωνιών και για τις ίδιες τις διαδικασίες επικοινωνίας. Πρέπει να λαμβάνονται υπόψη οι νομικές και άλλες υποχρεώσεις του οργανισμού, καθώς και οι απόψεις και οι ανάγκες των εξωτερικών ενδιαφερόμενων μερών.

Ποιες είναι οι ανάγκες των εξωτερικών ενδιαφερόμενων μερών;

Σημαίνει, για παράδειγμα, ότι οι πληροφορίες SGA που επικοινωνούνται πρέπει να είναι διατυπωμένες με βάση τα γεγονότα, αληθοφανείς, συνεπείς, πλήρεις και, φυσικά, αξιόπιστες. Επιπλέον, πρέπει να ανταποκρίνονται στις ανάγκες των αποδεκτών και να είναι επίσης διαφανείς, π.χ. όσον αφορά το ερώτημα πώς προέκυψε ένα μήνυμα. Αντίστροφα, οι σχετικές δηλώσεις ή εισηγήσεις των εργαζομένων, τουλάχιστον στο βαθμό που αφορούν το σύστημα διαχείρισης SGA, πρέπει να λαμβάνονται υπόψη από την επιχείρηση, με τη μορφή κατάλληλης απάντησης.

Τι συνιστά εσωτερική επικοινωνία - και τι συνιστά εξωτερική επικοινωνία;

Μπορεί ίσως να συνοψιστεί ως εξής: Εσωτερικά, πρέπει να υπάρχει επικοινωνία μεταξύ των διαφόρων επιπέδων και λειτουργιών όσον αφορά τις πληροφορίες που σχετίζονται με τη SGA και τις αλλαγές στο σύστημα διαχείρισης SGA. Οι εργαζόμενοι πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να συμμετέχουν, μεταξύ άλλων, στη συνεχή βελτίωση του συστήματος διαχείρισης SGA. Η εξωτερική επικοινωνία, από την άλλη πλευρά, επικεντρώνεται στην επικοινωνία ή την κοινοποίηση των σχετικών με τη SGA πληροφοριών προς τα έξω, λαμβάνοντας υπόψη τις νομικές υποχρεώσεις και άλλες απαιτήσεις.

Η υγεία και η ασφάλεια στην εργασία χρειάζονται επικοινωνία - Συμπέρασμα

Τι επικοινωνείται εσωτερικά και εξωτερικά, πότε, με ποιον και πώς; Ποιος είναι ο ρόλος των διευθυντών στο να καταστήσουν σαφή τη σημασία της υγείας και της επαγγελματικής ασφάλειας στις καθημερινές δραστηριότητες; Ποιες ευκαιρίες έχουν οι εργαζόμενοι να μεταδίδουν πληροφορίες σχετικά με κινδύνους και παρ' ολίγον ατυχήματα; Με ποιον τρόπο εμπλέκεται ο ειδικός ασφάλειας της εργασίας ή ο υπεύθυνος ασφάλειας;

Η εταιρεία σας πρέπει να τα ορίσει όλα αυτά σύμφωνα με το DIN EN ISO 45001, ώστε η επικοινωνία να είναι πραγματικά κατανοητή. Οι διαδικασίες και οι διαδικασίες της επιχειρησιακής επικοινωνίας, καθώς και οι οδηγίες και οι λίστες ελέγχου επαγγελματικής ασφάλειας, πρέπει να είναι εύλογες, πλήρεις, αξιόπιστες και κατανοητές για όλους τους εμπλεκόμενους - λέξη-κλειδί η διαφορετικότητα. Στην εξωτερική επικοινωνία, πρόκειται επίσης για τη συμμόρφωση με τις νομικές υποχρεώσεις, για παράδειγμα στο σχεδιασμό έκτακτης ανάγκης και την αντιμετώπιση έκτακτων περιστατικών.

Άμεση επικοινωνία, προσωπικές συζητήσεις και, εάν είναι απαραίτητο, να ρωτάτε αν οι δηλώσεις έχουν γίνει κατανοητές - η ουσία είναι ότι ο εμπειρογνώμονας προτύπων Andreas Ritter καταλήγει στο συμπέρασμα ότι η ανταλλαγή και η παροχή πληροφοριών αποτελεί βασικό παράγοντα για την αύξηση της υγείας και της ασφάλειας στην εργασία στην επιχείρηση.

Σημείωση: Το ISO 45001 αντικατέστησε το BS OHSAS 18001.

Στις 30 Σεπτεμβρίου 2021, το βρετανικό πρότυπο OHSAS 18001, το οποίο είναι σχετικό με τη διαχείριση της επαγγελματικής υγείας και ασφάλειας για περισσότερα από 20 χρόνια, αντικαταστάθηκε από το ISO 45001.

Οι οργανισμοί που διαθέτουν πιστοποιημένο σύστημα διαχείρισης είναι γενικά εξοικειωμένοι με τη διαδικασία αντικατάστασης και τις μεταβατικές περιόδους που ορίζει το Διεθνές Φόρουμ Διαπίστευσης (IAF). Όπως και με την αναθεώρηση τόσο του ISO 9001 όσο και του ISO 14001, για την αλλαγή ορίστηκε μια τριετής μεταβατική περίοδος. Αρχικά είχε προγραμματιστεί να λήξει στις 11 Μαρτίου 2021, αλλά παρατάθηκε κατά έξι μήνες από το IAF λόγω της πανδημίας Covid 19. Τώρα όλα τα πιστοποιητικά σύμφωνα με το BS OHSAS 18001 έχουν χάσει την ισχύ τους. Το παλιό πρότυπο έχει αντικατασταθεί.

Κατ' αρχήν, η DQS εξακολουθούσε να διενεργεί πιστοποιήσεις σύμφωνα με το παλαιό πρότυπο πέρυσι - αλλά μόνο μέχρι τις 30 Σεπτεμβρίου 2020. Μετά την ημερομηνία αυτή, το οικονομικό κόστος της πιστοποίησης δεν ήταν πλέον δικαιολογημένο.

DQS - ο σωστός συνεργάτης από την αρχή

Η εισαγωγή ενός συστήματος διαχείρισης SGA προσαρμοσμένου στην εταιρεία σας είναι ένας εμπροσθοβαρής τρόπος για να οικοδομήσετε εμπιστοσύνη και να διευρύνετε τις ευκαιρίες της αγοράς. Οι επιτυχημένες εταιρείες βλέπουν επίσης στην πιστοποίηση μια ευκαιρία να αναγνωρίσουν με μεγαλύτερη σαφήνεια τους κινδύνους και τις δυνατότητες μέσω μιας ουδέτερης, ανεξάρτητης άποψης από το εξωτερικό.

DQS ιδρύθηκε το 1985 ως η πρώτη εταιρεία πιστοποίησης στη Γερμανία. Από τότε, είμαστε ένας από τους κορυφαίους ειδικούς σε θέματα ελέγχου και πιστοποίησης παγκοσμίως. Οι ιδρυτικοί μας εταίροι DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität e. V.) και DIN (Deutsches Institut für Normung e. V.) εξακολουθούν να είναι σημαντικοί εταίροι για την εκπαίδευση και την κατάρτιση, καθώς και για το έργο της τυποποίησης.