Процес на сертификация на системи за управление на DQS
Одити на DQS: Ефикасен инструмент за по-нататъшно развитие на Вашата система за управление
Loading...
Процесът на сертифициране на системи за управление по DQS
Процесът на сертифициране на системи за управление обикновено обхваща няколко етапа и в повечето случаи завършва с одиторски доклад, документиращ резултатите от одита и сертификата. Нашите одити служат за постигане на общата цел за демонстриране на ефективност и съответствие с международните стандарти или спецификации. Но те могат да постигнат и повече: Одитите на DQS са особено ефективен инструмент за по-нататъшно развитие на вашата система за управление. Получавате по-интензивни познания и по-дълбоко разбиране за вашата организация - и можете да я подобрите целенасочено.
Първоначално интервю и определяне на целта
Процесът на сертифициране по DQS започва с взаимно опознаване и обмен на първоначална информация за смислена оферта. По време на този процес бихме искали да се запознаем с индивидуалната ситуация във Вашата компания, размера на Вашата компания, специалните процеси и нивото на зрялост на Вашата система за управление. Всички тези фактори са важни за определяне на продължителността на одита и квалификацията на нашите одитори. Те се записват в така наречените основни данни за вашата компания.
Въпреки това, за да можем да изготвим подробна оферта, съобразена с индивидуалните нужди на вашата организация и включваща всички съответни услуги, ние питаме и за определени очаквания на вашата компания: Какви са изискванията за стратегическото използване на системите за управление? Какви цели са свързани със сертифицирането?
Планиране на проекта и предварителен одит (по избор)
Планирането за това трябва да бъде завършено 120 дни преди сертификационния одит. За да се гарантира надеждността на това планиране, DQS използва автоматизирани стъпки на процеса, за да има цялата важна информация на разположение с едно щракване на мишката преди, по време и след одита. Това, което има също толкова голямо значение във фазата на планиране, обаче, е нашият диалог с вас.
В допълнение към окомплектоването на одиторския екип това включва идентифициране и включване на частите на организацията, които ще бъдат одитирани, и лицата за контакт на ранен етап. Особено в случай на комбинирани одити или сложни процедури за изготвяне на извадки и матрици, подготвителните срещи и семинари за планиране се оказват почти незаменими. Екипите за планиране в помощ на клиентите на DQS се подпомагат от утвърдени експерти както в областта на стандартите, така и в индустрията, които често сами са опитни одитори.
В много случаи се оказва полезно да се проведе предварителен одит. Тази незадължителна услуга помага на вашата организация да се подготви конкретно за действителната сертификация, въз основа на установените силни страни или потенциал за подобрение.
Сертификационен одит, етапи 1 и 2
След това действителният процес на сертифициране започва с анализ на системата (етап 1 на одита). Анализът на системата е необходима стъпка за първоначално сертифициране, както и отчасти за поемане на съществуващи сертификати. Фокусът е върху оценката на документацията на системата и прегледа на резултатите от оценките на управлението и вътрешните одити. Нашите одитори определят дали вашата система за управление е достатъчно развита и готова за сертифициране. Вашият одитор от DQS обяснява резултатите и организира по-нататъшните стъпки, които трябва да бъдат предприети при подготовката за одита на системата на място.
При одита на системата (етап 2 на одита) одиторът или екипът от одитори обикновено оценява ефективността на вашата система за управление на мястото на производство или обслужване (на място). В изключителни случаи одитът може да бъде проведен, заменен или допълнен и дистанционно (дистанционен одит, не на място).
Докато анализът на системата се фокусира върху структурата и документацията ("Какво е описано?"), одитът на системата се занимава с това, което действително се прилага. Като се използват стандартите и спецификациите за системите за управление, се оценява ефективността на всички функционални области и процеси на системата за управление.
Всички констатации от наблюденията, прегледите и интервютата се включват в резултата от одита, който се представя и обяснява на клиента на заключителната среща. В случай на несъответствия се договарят планове за действие.
Оценка на системата
В качеството си на независим сертифициращ орган DQS след това оценява отново резултатите от одита като част от оценката на системата. В хода на т.нар. технически преглед ние определяме дали одитът е проведен правилно, дали всички необходими документи са пълни и дали е доказано, че стандартните изисквания за системата за управление са изпълнени по подходящ начин. Едва след това се взема решение дали да се издаде сертификат. След това клиентът получава доклада от одита.
Сертификатът
Ако одиторът на DQS препоръча издаването на сертификат след одита на системата, може би при определени условия, и техническият преглед потвърди тази оценка, се издава съответният сертификат.
Такъв сертификат е видимият външен израз на неутрална и независима оценка. Той показва, че вашата организация управлява една или повече системи за управление по подходящ и ефективен начин и по този начин е създала структури, които отговарят на конкретни очаквания на клиентите или на законовите изисквания.
За много клиенти на DQS обаче сертификатът е само един от аспектите на сертификацията. Те се фокусират върху индикациите за подобрение или рисковете, които получават по време на оценката. Одиторите на DQS гледат в перспектива на ефективността на системите за управление, включително на процесите на промяна в организациите, и активно участват в диалог с ръководството. По този начин те помагат на компаниите да постигнат целите и стратегическите задачи и да си осигурят доверието на бизнес партньорите в дългосрочен план.
Надзорни одити
В случай на акредитирани стандарти сертификатът обикновено е валиден за три години. Въпреки това, за да остане валиден през целия си срок, той трябва да бъде проверяван ежегодно. Затова през първата и втората година след издаването на сертификата одиторите на DQS провеждат кратки надзорни одити, при които разглеждат например ефективността на основните компоненти на системата или на коригиращите и превантивните мерки.
Ресертификация
В края на тригодишния цикъл се извършва повторно сертифициране . По отношение на обхвата на оценката тя съответства на одита на системата по време на първоначалната сертификация. При втория, третия и следващите цикли обаче одиторите вземат предвид и по-високата зрялост и ефективност на системата за управление. И така, годишният преглед подпомага непрекъснатото развитие на дружествата: той е стимул за ръководството, стимулира непрекъснатото подобрение и предотвратява слепите петна.