DQS-Zertifizierungsprozess für Managementsysteme
DQS-Audits: wirksames Instrument zur Weiterentwicklung Ihres Managementsystems
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DQS-Zertifizierungsprozess für Managementsysteme
Der Zertifizierungsprozess für Managementsysteme erstreckt sich in der Regel über mehrere Schritte und endet üblicherweise mit einem Auditbericht, der die Ergebnisse der Auditierung dokumentiert, und dem Zertifikat. Unsere Audits dienen dabei dem übergeordneten Ziel, die Wirksamkeit und Konformität gegenüber internationalen Normen oder Regelwerken nachzuweisen. Aber sie können mehr: DQS-Audits sind ein besonders wirksames Instrument zur Weiterentwicklung Ihres Managementsystems. Sie erhalten eine intensivere Kenntnis und ein tieferes Verständnis für Ihre Organisation – und können diese gezielt verbessern.
Erstgespräch und Zieldefinition
Der Zertifizierungsprozess durch die DQS beginnt mit dem gegenseitigen Kennenlernen und dem Austausch erster Informationen für ein aussagefähiges Angebot. Dabei möchten wir etwas über Ihre individuelle Unternehmenssituation, die Unternehmensgröße, spezielle Abläufe und den Reifegrad Ihres Managementsystems erfahren. Dies alles sind wichtige Faktoren zur Bestimmung der Auditdauer und der Qualifikation unserer Auditoren. Sie werden in den so genannten Basisdaten Ihres Unternehmens erfasst.
Um ein detailliertes, auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Organisation zugeschnittenes Kostenvoranschlag mit allen relevanten Leistungen erstellen zu können, fragen wir aber auch nach bestimmten Erwartungen Ihres Unternehmens: Welche Ansprüche gibt es an den strategischen Einsatz von Managementsystemen? Welche Ziele sind mit der Zertifizierung verbunden?
Projektplanung und Voraudit (optional)
120 Tage vor dem Zertifizierungsaudit soll die Planung dafür abgeschlossen sein. Um diese Planungssicherheit zu gewährleisten, setzt die DQS automatisierte Prozessschritte ein, um vor, während und nach dem Audit alle wichtigen Informationen per Mausklick verfügbar zu haben. Was in der Planungsphase aber ebenso sehr zählt, ist der Dialog mit Ihnen.
Dabei geht es neben der Besetzung des Auditteams insbesondere um die frühzeitige Identifizierung und Einbindung der zu begutachtenden Organisationsteile sowie der Gesprächspartner. Insbesondere bei Kombiaudits oder komplexen Stichproben- und Matrixverfahren haben sich vorbereitende Planungsmeetings und Workshops dabei als nahezu unverzichtbar erwiesen. Die Planungsteams in der DQS-Kundenbetreuung werden dabei von ausgewiesenen Regelwerks- und Branchenexperten unterstützt, die häufig selbst erfahrene Auditoren sind.
In vielen Fällen hat es sich bewährt, ein Voraudit durchzuführen. Diese optionale Leistung hilft Ihrer Organisation, sich anhand der erkannten Stärken oder den Verbesserungspotenzialen gezielt auf die eigentliche Zertifizierung vorzubereiten.
Zertifizierungsaudit der Stufen 1 und 2
Mit der Systemanalyse (Audit Stufe 1) beginnt dann der eigentliche Zertifizierungsprozess. Die Systemanalyse ist ein notwendiger Schritt bei Erstzertifizierungen sowie zum Teil auch bei Übernahmen bestehender Zertifikate. Im Mittelpunkt stehen die Bewertung der Systemdokumentation und die Sichtung der Ergebnisse von Managementbewertungen und internen Audits. Unsere Auditoren stellen dabei fest, ob Ihr Managementsystem ausreichend entwickelt und zertifizierungsreif ist. Ihr Auditor erläutert die Ergebnisse und stimmt die weiteren Schritte zur Vorbereitung des Systemaudits vor Ort ab.
Im Systemaudit (Audit Stufe 2) begutachtet der Auditor oder das Auditorenteam die Wirksamkeit Ihres Managementsystems in der Regel am Produktions- oder Dienstleistungsstandort (vor Ort). In Ausnahmefällen kann auch ein Audit auch remote (Fernaudit, nicht vor Ort) durchgeführt, ersetzt oder ergänzt werden.
Während bei der Systemanalyse die Struktur und die Dokumentation im Vordergrund steht („Was ist beschrieben?“), geht es im Systemaudit also darum, was tatsächlich umgesetzt wird. Unter Anwendung der Normen und Spezifikationen für Managementsysteme wird dabei die Wirksamkeit aller Funktionsbereiche und Managementsystemprozesse bewertet.
Alle Erkenntnisse aus Beobachtungen, Überprüfungen und Befragungen münden als Feststellungen im Auditergebnis, das dem Auftraggeber im Abschlussgespräch vorgestellt und erläutert wird. Bei Abweichungen werden Maßnahmenpläne vereinbart.
Systembewertung
Bewertet werden die Auditergebnisse anschließend im Rahmen der Systembewertung nochmals durch die DQS als unabhängige Zertifizierungsstelle. Dabei stellen wir im Rahmen einer so genannten fachlichen Prüfung fest, ob das Audit ordnungsgemäß durchgeführt wurde, ob alle erforderlichen Unterlagen vollständig vorliegen und ob sich gezeigt hat, dass die Normanforderungen an das Managementsystem angemessen erfüllt sind. Erst dann fällt die Entscheidung über die Zertifikatserteilung. Der Auftraggeber erhält danach den geprüften Auditbericht.
Das Zertifikat
Sofern Ihr Auditor nach dem Systemaudit die Erteilung eines Zertifikates empfiehlt, gegebenenfalls auch unter Auflagen, und die fachliche Prüfung diese Bewertung bestätigt, wird das entsprechende Zertifikat ausgestellt.
Ein solches Zertifikat ist der sichtbare Ausdruck einer neutralen und unabhängigen Begutachtung nach außen. Damit zeigen Sie, dass Ihre Organisation eines oder mehrere Managementsysteme angemessen und wirksam betreibt, und somit Strukturen geschaffen hat, um bestimmte Kundenerwartungen oder gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Für viele DQS-Kunden ist das Zertifikat aber lediglich eine Facette der Zertifizierung. Ihr Fokus liegt auf den Hinweisen zur Verbesserung oder auf Risiken, die sie im Rahmen der Begutachtung erhalten. Denn DQS-Auditoren betrachten die Wirksamkeit von Managementsystemen zukunftsgerichtet auch mit dem Blick auf die Veränderungsprozesse in Organisationen und gehen aktiv in den Dialog mit dem Management. Sie tragen so dazu bei, dass Unternehmen Vorgaben und strategische Ziele erreichen und sich das Vertrauen von Geschäftspartnern langfristig sichern.
Überwachungsaudits
Im Fall von akkreditierten Regelwerken hat ein Zertifikat meist eine Gültigkeit von drei Jahren. Um über die Laufzeit gültig zu bleiben, muss es jedoch jährlich verifiziert werden. Im ersten und im zweiten Jahr nach der Zertifikatserteilung führen die DQS-Auditoren daher verkürzte Überwachungsaudits durch, in denen sie zum Beispiel die Wirksamkeit wesentlicher Systemkomponenten oder von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen betrachten.
Rezertifizierung
Nach Ablauf des 3-Jahres-Zyklus wird eine Rezertifizierung durchgeführt. Vom Begutachtungsumfang her entspricht es dem Systemaudit bei der Erstzertifizierung. Allerdings berücksichtigen Auditoren im zweiten, dritten und in weiteren Zyklen auch die höhere Reife und Leistungsfähigkeit des Managementsystems. Und so unterstützt der jährliche Blick die kontinuierliche Entwicklung von Unternehmen: er ist Ansporn für das Management, treibt die fortlaufende Verbesserung und verhindert blinde Flecken.