Quá trình chứng nhận hệ thống quản lý thường kéo dài qua nhiều bước và trong hầu hết các trường hợp, kết thúc bằng một báo cáo đánh giá ghi lại kết quả của cuộc đánh giá và chứng chỉ. Các cuộc đánh giá của chúng tôi phục vụ mục tiêu tổng thể là chứng minh tính hiệu quả và sự phù hợp với các tiêu chuẩn hoặc thông số kỹ thuật quốc tế. Nhưng chúng có thể đạt được nhiều hơn thế: Đánh giá bởi DQS là một công cụ đặc biệt hiệu quả để phát triển hơn nữa hệ thống quản lý của bạn. Bạn sẽ có được kiến thức chuyên sâu hơn và hiểu sâu hơn về tổ chức của mình - cải thiện nó theo cách có mục tiêu định hướng.
Quá trình chứng nhận của DQS bắt đầu bằng việc tìm hiểu và thảo luận ban đầu để có được những thông tin cụ thể. Trong quá trình này, chúng tôi muốn tìm hiểu về tình hình thực tế của công ty bạn, quy mô công ty bạn, các quy trình đặc biệt và mức độ trưởng thành của hệ thống quản lý của bạn. Chúng được ghi lại là dữ liệu cơ bản của công ty bạn.
Tuy nhiên, để có thể chuẩn bị một báo giá chi tiết phù hợp với nhu cầu cụ thể của công ty bạn và bao gồm tất cả các dịch vụ liên quan, chúng tôi cần xác định những kỳ vọng nhất định của công ty bạn: Các yêu cầu đối với việc sử dụng chiến lược hệ thống quản lý là gì? Những mục tiêu nào liên quan đến chứng nhận?
Việc lập kế hoạch cho việc này phải được hoàn thành 120 ngày trước khi đánh giá chứng nhận. Để đảm bảo độ tin cậy của việc lập kế hoạch này, DQS sử dụng các bước quy trình tự động để có tất cả các thông tin quan trọng chỉ bằng một cú nhấp chuột trước, trong và sau khi đánh giá. Tuy nhiên, điều quan trọng không kém trong giai đoạn lập kế hoạch là cuộc đối thoại của chúng tôi với bạn.
Ngoài việc bố trí nhân sự cho nhóm đánh giá, điều này bao gồm việc xác định và liên quan đến các bộ phận của tổ chức được đánh giá và những người liên hệ ở giai đoạn đầu. Đặc biệt trong trường hợp đánh giá kết hợp hoặc các thủ tục lấy mẫu và ma trận phức tạp, các cuộc họp và hội thảo lập kế hoạch chuẩn bị đã được chứng minh là hầu như không thể thiếu. Các nhóm lập kế hoạch hỗ trợ khách hàng của DQS được hỗ trợ bởi các chuyên gia thành lập cả về tiêu chuẩn và ngành, họ thường là những đánh giá viên có kinh nghiệm.
Trong nhiều trường hợp, việc tiến hành đánh giá thử đã được chứng minh là hữu ích. Dịch vụ tùy chọn này giúp tổ chức của bạn chuẩn bị cụ thể cho chứng nhận thực tế, dựa trên những điểm mạnh đã được xác định hoặc tiềm năng cải tiến.
Quá trình chứng nhận thực tế sau đó bắt đầu với việc phân tích hệ thống (đánh giá giai đoạn 1). Phân tích hệ thống là một bước cần thiết đối với các chứng chỉ ban đầu cũng như đối với việc tiếp quản các chứng chỉ hiện có. Trọng tâm là đánh giá tài liệu hệ thống và xem xét kết quả của các đánh giá quản lý và đánh giá nội bộ. Các chuyên gia đánh giá của chúng tôi xác định xem liệu hệ thống quản lý của bạn có được phát triển đầy đủ và sẵn sàng để được chứng nhận hay không. Đánh giá viên DQS giải thích kết quả và sắp xếp các bước tiếp theo cần thực hiện để chuẩn bị cho việc đánh giá hệ thống tại chỗ.
Trong đánh giá hệ thống (đánh giá giai đoạn 2), đánh giá viên hoặc nhóm đánh giá thường đánh giá tính hiệu quả của hệ thống quản lý của bạn tại địa điểm sản xuất hoặc dịch vụ (tại chỗ). Trong những trường hợp ngoại lệ, một cuộc đánh giá cũng có thể được tiến hành, thay thế hoặc bổ sung từ xa (đánh giá từ xa, không phải tại hiện trường).
Trong khi phân tích hệ thống tập trung vào cấu trúc và tài liệu ("Điều gì được mô tả?"), thì việc đánh giá hệ thống lại quan tâm đến những gì thực sự được triển khai. Sử dụng các tiêu chuẩn và thông số kỹ thuật cho hệ thống quản lý, hiệu quả của tất cả các khu vực chức năng và các quá trình của hệ thống quản lý được đánh giá.
Tất cả các phát hiện từ quan sát, đánh giá và phỏng vấn được đưa vào kết quả đánh giá, được trình bày và giải thích cho khách hàng trong cuộc họp bế mạc. Trong trường hợp có sự không phù hợp, các kế hoạch hành động sẽ được thống nhất.
Với tư cách là một tổ chức chứng nhận độc lập, DQS sau đó sẽ đánh giá lại kết quả đánh giá như một phần của quá trình đánh giá hệ thống. Trong quá trình kiểm tra kỹ thuật, chúng tôi xác định liệu cuộc đánh giá có được thực hiện đúng cách hay không, tất cả các tài liệu bắt buộc đã đầy đủ hay chưa và liệu cuộc đánh giá đã được chứng minh rằng các yêu cầu chuẩn mực đối với hệ thống quản lý có được đáp ứng đầy đủ hay không. Sau đó mới đưa ra quyết định về việc có cấp chứng chỉ hay không. Kết thúc cuộc đánh giá, khách hàng nhận được báo cáo đánh giá.
Nếu đánh giá viên DQS của bạn đề xuất cấp chứng chỉ sau khi đánh giá hệ thống, có thể tùy thuộc vào các điều kiện và đánh giá kỹ thuật xác nhận đánh giá này, chứng chỉ tương ứng sẽ được cấp.
Giấy chứng nhận như vậy là biểu hiện bên ngoài có thể nhìn thấy của một đánh giá trung lập và độc lập. Nó cho thấy rằng tổ chức của bạn vận hành một hoặc nhiều hệ thống quản lý một cách thích hợp và hiệu quả, và do đó đã tạo ra các cấu trúc để đáp ứng các kỳ vọng cụ thể của khách hàng hoặc các yêu cầu pháp lý.
Tuy nhiên, đối với nhiều khách hàng của DQS, chứng chỉ chỉ là một khía cạnh của chứng nhận. Họ tập trung vào các chỉ dẫn để cải thiện hoặc các rủi ro mà họ nhận được trong quá trình đánh giá. Các chuyên gia đánh giá của DQS có cái nhìn trước về tính hiệu quả của các hệ thống quản lý, bao gồm các quy trình thay đổi trong tổ chức và tích cực tham gia đối thoại với ban quản lý. Bằng cách này, họ giúp các công ty đạt được các mục tiêu chiến lược và đảm bảo sự tin tưởng của các đối tác kinh doanh trong dài hạn.
Trong trường hợp các tiêu chuẩn được công nhận, một chứng chỉ thường có giá trị trong ba năm. Tuy nhiên, để duy trì hiệu lực trong thời hạn của nó, nó phải được xác nhận hàng năm. Do đó, trong năm đầu tiên và năm thứ hai sau khi chứng chỉ được cấp, các chuyên gia đánh giá của DQS sẽ tiến hành các cuộc đánh giá định kỳ, trong đó họ xem xét, ví dụ, tính hiệu quả của các thành phần hệ thống thiết yếu hoặc của các biện pháp khắc phục và phòng ngừa.
Vào cuối chu kỳ 3 năm, tái chứng nhận được thực hiện. Về phạm vi đánh giá, nó tương ứng với đánh giá hệ thống trong quá trình chứng nhận ban đầu. Tuy nhiên, trong chu kỳ thứ hai, thứ ba và các chu kỳ tiếp theo, đánh giá viên cũng tính đến mức độ trưởng thành và kết quả thực hiện cao hơn của hệ thống quản lý. Và do đó, đánh giá hàng năm hỗ trợ sự phát triển không ngừng của các công ty: đó là động lực cho ban quản lý, thúc đẩy cải tiến liên tục và ngăn ngừa các điểm mù.