Tidak peduli berapa banyak audit yang telah Anda lakukan, audit jarak jauh pertama Anda pasti akan menjadi tantangan. Persiapan yang baik adalah kunci keberhasilan. Pada artikel ini, kami akan memberi Anda beberapa tips berharga di sepanjang jalan.
Ini adalah bagian lima dari tujuh bagian seri artikel tentang audit jarak jauh:
- Bagian 1 - Cara melakukan audit jarak jauh
- Bagian 2 - Penilaian risiko
- Bagian 3 - Metode Audit
- Bagian 4 - Teknologi
- Bagian 5 - Persiapan
- Bagian 6 - Kiat untuk melakukan audit jarak jauh
- Bagian 7 - Tindak lanjut
Melakukan audit jarak jauh membutuhkan persiapan yang matang - bahkan lebih menyeluruh daripada audit di tempat. Auditor akan menentukan siapa yang perlu berpartisipasi, kapan, dan melalui saluran apa. Pada awalnya, ini terdengar mirip dengan jadwal audit tradisional; namun, hampir tidak mungkin untuk membuat perubahan apa pun selama audit jarak jauh: Menjadwal ulang rapat dengan peserta di lokasi yang berbeda dapat dengan cepat menyebabkan kekacauan.
Kesalahan memalukan lainnya yang harus dihindari adalah kebingungan tentang zona waktu. Dengan audit di tempat, tidak ada alasan untuk menentukan zona waktu dalam rencana audit - selalu zona waktu lokasi. Namun, ketika peserta konferensi web berada di benua yang berbeda, kesalahan kecil dapat berakibat besar.
Adapun durasi audit jarak jauh, kami dapat mengatakan dari pengalaman bahwa audit jarak jauh tidak boleh lebih pendek dari audit di tempat. Sebaliknya, ada alasan bagus untuk merencanakan durasi audit yang lebih lama, terutama jika ini adalah audit jarak jauh pertama Anda.
- Masalah teknis (misalnya, masalah konektivitas) dapat menyebabkan penundaan. Disarankan untuk mengantisipasi dan merencanakan waktu tambahan untuk mengkompensasi pemadaman
- Auditor akan membutuhkan lebih banyak waktu untuk memproses informasi melalui layar daripada jika mereka berada di tempat
- Peserta akan sering perlu istirahat karena konferensi web lebih menegangkan daripada pertemuan tatap muka
Justru karena konferensi web dapat melelahkan, disarankan untuk mengatur beberapa sesi yang lebih pendek dan menyebarkannya selama beberapa hari, daripada menjadwalkan satu hari yang sangat intens.
Masalah konektivitas dan kualitas suara umum terjadi pada konferensi web. Mereka tidak pernah dapat sepenuhnya dihilangkan - tetapi sangat membantu untuk menguji koneksi terlebih dahulu dan memastikan bahwa semua peserta audit terbiasa dengan perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan. Entitas yang diaudit juga harus memastikan bahwa lingkungan yang tenang tersedia bagi semua peserta untuk menghindari gangguan dan kebisingan latar belakang.
Sebelum melakukan audit, Anda juga harus menentukan apakah sesi perlu direkam. Meskipun sesi perekaman dapat berguna untuk mendokumentasikan audit, ada masalah keamanan dan privasi data yang perlu dipertimbangkan. Anda tidak hanya memerlukan persetujuan dari semua peserta, tetapi Anda juga perlu mendiskusikan aspek keamanan dan menentukan persyaratan penyimpanan dan penghapusan (lihat Bagian 4 dan Bagian 7). Saat meminta persetujuan, ingatlah untuk menentukan apakah Anda akan merekam audio, video, atau keduanya. Jika Anda mengandalkan rekaman untuk mendokumentasikan hasil, pastikan ada cara untuk menentukan siapa yang mengatakan apa.
Namun, ingatlah bahwa jika Anda dan auditee memutuskan bahwa sesi tersebut tidak boleh direkam, secara teknis masih memungkinkan (tetapi tidak diperbolehkan!) untuk mengambil tangkapan layar atau merekam sesi dengan cara lain. Tak perlu dikatakan bahwa ini akan menjadi pelanggaran serius terhadap kerahasiaan dan integritas profesional. Dengan demikian, audit jarak jauh membutuhkan tingkat kepercayaan tertentu antara auditor dan auditee.
After the preparation comes the actual audit. You can read more about this in part six - tips for conducting remote audits.
Setelah persiapan datang audit yang sebenarnya. Anda dapat membaca lebih lanjut tentang ini di bagian enam - tips untuk melakukan audit jarak jauh.
Buletin DQS
Tetap terinformasi dan berlangganan buletin kami!
Penulis
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert adalah Direktur Global Layanan Keberlanjutan. Dalam perannya ini, beliau bertanggung jawab atas seluruh portofolio layanan ESG di DQS. Bidang minatnya meliputi pengadaan berkelanjutan, uji tuntas hak asasi manusia, dan audit ESG.
Loading...