Dokumentierte Information, so lautet die deutsche Überschrift des Kapitels 7.5 aller seit 2012 erschienen Managementsystemnormen der International Organization for Standardization (ISO). Damit ist sie fester Bestandteil der gemeinsamen Grundstruktur moderner Managementsystemnormen, der sogenannten High Level Structure (HLS). Mit der großen Revision von ISO 9001 (Qualitätsmanagement) und ISO 14001 (Umweltmanagement) im Jahr 2015 wurde der Begriff einem größeren Anwenderkreis bekannt.
In früheren Versionen der internationalen Normen für Managementsysteme war noch von „Dokumentation“, „Dokumentationsanforderungen“, „Dokumenten“ und „Aufzeichnungen“ die Rede. Nun fassen die ISO-Normen diese Begriffe unter der „dokumentierten Information“ zusammen.
Für Normanwender ist die Verwendung des Sammelbegriffs jedoch keine Pflicht. Wer will, kann in seiner dokumentierten Information und beim Umgang damit natürlich auch weiterhin die firmeninternen Begriffe verwenden. Zu beachten ist dabei jedoch, dass die Verwendung von Begriffen systematisch und einheitlich geschieht. Sie darf zum Beispiel in externen Zertifizierungsaudits zu keinerlei Missverständnissen führen.
Wie wird dokumentierte Information definiert?
Die internationale Norm DIN EN ISO 9000:2015-11 definiert Grundlagen und Begriffe eines Qualitätsmanagementsystems. In Kapitel 3.8.6 wird sie als „Information, die von einer Organisation gelenkt und aufrechterhalten werden muss“ beschrieben. Dies schließt auch das Medium ein, auf dem die Information enthalten ist. Welche Medien dabei zum Tragen kommen, ist Sache Ihres Unternehmens. Heute sind dies vermehrt Fotodokumentationen, Videos, Audio-Formate und interaktive Bedienerführungen.
Die Definition in ISO 9000 nimmt außerdem eine Unterscheidung in drei Bereiche vor, die folgendes repräsentieren:
- das Managementsystem und seine Prozesse
- den Betrieb Ihres Unternehmens
- die Nachweise von Ergebnissen
Ist jede dokumentierte Information eine „dokumentierte Information“?
Der außerhalb der Normensprache unbekannte Fachterminus dokumentierte Information ist eine wörtliche Übersetzung des englischen Originals „documented information“. Und: Wie häufig bei normspezifischen Begriffen, die 1:1 vom Englischen ins Deutsche übertragen werden, empfiehlt es sich zum besseren Verständnis auch hier, etwas genauer hinzusehen.
Wer meint, es läge eine dokumentierte Information im Sinn der Norm vor, sobald eine beliebige Information dokumentiert wurde, irrt. Denn der Status „dokumentierte Information“ hängt davon ab, ob eine Norm, zum Beispiel ISO 9001, eine Notwendigkeit sieht, dass bestimmte Informationen auch zu dokumentieren sind. Wenn ja, ist dies in den entsprechenden Kapiteln und der jeweiligen Anforderung vermerkt.
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ISO 9001 und ISO 27001 in Zeiten der Digitalisierung
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Darüber hinaus kann eine von der Norm zwar nicht geforderte, aber festgehaltene Information unter bestimmten Umständen zu einer dokumentierten Information im Sinn der Norm werden. Das ist immer dann der Fall, wenn Ihr Unternehmen diese Information für die Wirksamkeit seines Managementsystems als notwendig einstuft.
Liegt beispielsweise eine Liste mit Daten zu den relevanten interessierten Parteien eines Unternehmens vor, ist dies per se noch keine dokumentierte Information im Sinn der Norm. Denn eine solche Liste wird von der Norm nicht gefordert. Wenn diese Aufstellung aber von Ihrem Unternehmen als unerlässlich für die Wirksamkeit des Managementsystems einstuft wird, kann daraus eine „echte“ dokumentierte Information werden.
Erstellen von dokumentierter Information?
An das Erstellen und Aktualisieren von dokumentierten Informationen werden in Kapitel 7.5.2 der bekannten ISO-Normen aber einige grundlegende Anforderungen gestellt. Diese reichen von der Kennzeichnung über ein angemessenes Format bis zur Prüfung von Eignung und Angemessenheit der Information selbst. Auch die Lenkung (Kap. 7.5.3) unterliegt bestimmten Anforderungen, die wichtigsten betreffen deren Verfügbarkeit und Schutz.
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Dokumentation im Managementsystem: so viel wie nötig, so wenig wie möglich
Ein Workshop für Führungskräfte aller Ebenen, Managementbeauftragte und Mitarbeiter, die Umgang mit dokumentierten Informationen haben und/oder verantwortlich für die Dokumentation im Unternehmen sind. Aus dem Inhalt:
- Erstellung und Aktualisierung
- Lenkung dokumentierter Informationen
- Anwendung in der Praxis
Weitere Anforderungen zielen auf deren Verteilung, Auffindbarkeit, Zugriff und Verwendung, Speicherung und Ablage, Erhaltung sowie die Überwachung von Änderungen. Eine sehr wichtige Anforderung betrifft die Aufbewahrung als Nachweis der Konformität. Dieser Aspekt kann neben seiner Bedeutung für das Managementsystem aber auch eine ganz wesentliche Rolle im Rahmen rechtlicher Fragestellungen spielen.
In welchem Umfang muss sie erstellt werden?
Was genau dokumentiert werden muss, ist in den einzelnen Normkapiteln festgelegt. Bespiele, dafür sind die Qualitätspolitik, die Qualitätsziele oder als Nachweis von Kompetenz. Allerdings unterscheidet sich die Pflicht, dokumentierte Information zu erstellen, aufrechtzuerhalten oder aufzubewahren je nach Normdisziplin.
Was den Umfang betrifft, gilt grob: Je größer ein Unternehmen, je komplexer die Prozesse und je umfangreicher die Nachweispflichten sind, desto umfangreicher sollte sie ausfallen.
Auch die Branche und die Kompetenz der im Unternehmen tätigen Mitarbeiter spielen dabei eine wichtige Rolle.
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Die „Big Six“ der Managementsystemnormen
… und deren Struktur
- Infografiken zu ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 37001, ISO 45001 und ISO 50001
Ist ein Qualitätsmanagement-Handbuch noch Pflicht?
Ein Qualitätsmanagement-Handbuch wird seit der Revision von ISO 9001 im Jahr 2015 nicht mehr gefordert. Die Entscheidung, darauf zu verzichten, trägt der allgemeinen Tendenz moderner ISO-Managementsystemnormen Rechnung, Normanwendern mehr Freiheiten bei der Gestaltung ihres Managementsystems zu geben. Gleichzeitig aber wird die oberste Unternehmensleitung verstärkt zur Verantwortung und Rechenschaftspflicht herangezogen.
Fazit: Dokumentierte Information
Dokumentierte Information ist die Überschrift von Kapitel 7.5 aller aktuellen ISO-Managementsystemnormen und damit fester Bestandteil ihrer gemeinsamen Grundstruktur (High Level Structure / HLS). Der Sammelbegriff ersetzt die früheren Dokumentationsanforderungen, Dokumentation, Dokumente und Aufzeichnungen.
Dokumentierte Information ist laut der international anerkannten Norm für Qualitätsmanagement DIN EN ISO 9000:2015 „Information, die von einer Organisation gelenkt und aufrechterhalten werden muss“. Format und Medium sind aber nicht vorgegeben, sie müssen nur angemessen sein. An die Lenkung wie die Aufrechterhaltung derartiger Informationen werden konkrete Anforderungen gestellt, ohne ihren Umfang vorzugeben. Dieser hängt von der Art, Größe und Komplexität eines Unternehmens und seiner Prozesse ab. Dokumentierte Information wird dann als solche bezeichnet, wenn es eine Anforderung der jeweiligen Norm ist, oder wenn das Unternehmen es für die Wirksamkeit des Managementsystems als notwendig erachtet.
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Autor
Ute Dröge
In ihrer Rolle als langjährige Auditorin und Normexpertin ist Ute Dröge eine zentrale Ansprechpartnerin für den Großkundenbereich der DQS. Ihre umfassende Expertise erstreckt sich über diverse Branchen und konzentriert sich auf die Schwerpunkte Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit und Energiemanagement. Im Rahmen der DQS Academy wird insbesondere das umfangreiche Fachwissen der erfahrenen Moderatorin und Trainerin geschätzt.
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