CARA audit dokumentacijski alat

CARA - Aplikacija Zajedničkog audit izvještaja

IATF je razvio alat za audit dokumentaciju pod nazivom "CARA - Aplikacija za Zajednički audit izvještaj". Osnovna svrha je usaglašavanje audit dokumentacije, kojom su prethodno certifikacijsko tijelo upravljalo pojedinačno. U budućnosti će se audit dokumenti kreirati, uređivati, pohranjivati i koristiti na standardiziran način. U budućnosti će svi IATF auditori širom svijeta dokumentirati rezultate audita na zajedničkoj platformi, bez obzira za koje certifikacijsko tijelo rade.

CARA je aplikacija zasnovana na IATF pretraživaču koja ne zahtijeva instaliranje dodatnog softvera u vašoj organizaciji. Aplikacija također nije povezana na server ili oblak. Svi kreirani i uvezeni audit podaci pohranjuju se samo u internoj bazi podataka pretraživača svakog korisnika, kojoj se može pristupiti van mreže (bez internet konekcije). To, pak, zahtijeva od korisnika da radi samo sa ovim jednim pretraživačem, jer nije moguć pristup iz drugih pretraživača.

Upotreba alata je obavezna za sve IATF audit postupke od 1. januara 2021., čak i ako ste već usred ciklusa audita. Kako bismo vam pomogli da bolje razumijete CARA-u, za vas smo sastavili najvažnija pitanja i odgovore.

Ako imate dodatnih pitanja, naš provjereni tim za podršku rado će vam pomoći putem službe za pomoć na lokalu +49 69 95427-555 ili putem e-maila na adresu auditmanager(at)dqs.de. Problemi sa programiranjem ili ozbiljniji problemi se također prikupljaju tu i prosljeđuju VDA QMC za vas putem podrške drugog nivoa DQS Holding GmbH.

Pitanja i odgovori za CARA

Šta je cilj CARA?

Usklađivanje audit dokumentacije, koju su certifikacijske kuće ranije radile pojedinačno. U budućnosti će se svi audit dokumenti kreirati, uređivati, čuvati i koristiti na standardiziran način.

Kako ću se konektovati na CARA?

Kao kupac uključen u proces certifikacije, možete doći do područja koja su vam relevantna unutar CARA putem sljedećeg linka: nccara.iatfglobaloversight.org.

Da li CARA zahtijeva instaliranje dodatnog softvera unutar organizacije?

Ne, CARA je aplikacija zasnovana na pretraživaču koja zahtijeva samo pristup internetu, ali ne i dodatni softver. Aplikacija također nije povezana sa serverom ili oblakom. Svi kreirani i uvezeni audit podaci pohranjuju se isključivo u internoj bazi podataka pretraživača dotičnog korisnika, kojoj se može pristupiti i van mreže (bez internet konekcije). Ovo osigurava da se daljnji podaci ne prenose u baze podataka izvan lokalne aplikacije.

Koji pretraživači su podržani?

• Edge, Chrome, Firefox i Opera - ova četiri pretraživača su u potpunosti podržana u svojim trenutnim verzijama.
• Internet Explorer verzija 11 i noviji je podržan, ali se ne bi trebao koristiti.

Koji pretraživači nisu podržani?

• Safari - ovaj Apple pretraživač nije podržan. Radi prema vlastitim standardima, PDF datoteke se ne mogu generirati i izvještaji se ne mogu ispisati.
• Apple iOS uređaji ne mogu kreirati datoteke unutar pretraživača, tako da sigurnosna kopija podataka nije moguća. Njegova upotreba se ne preporučuje niti se zvanično podržava.

Kakve efekte prelazak na CARA ima za našu organizaciju?

1. Planiranje audita

U posljednje četiri godine koristili ste DQS Audit Manager za proces planiranja audita. Međutim, čim se tranzicija na CARA završi, to više neće biti moguće. Umjesto toga, DQS će uvesti predloške zasnovane na Excelu kako bi ih koristio za provedbu dokumentiranog procesa planiranja audita na prijelaznoj osnovi. Čim vaš audit bude planiran i potvrđen, odgovorni IATF auditor će vam poslati ove šablone da ih popunite. Dokumenti koje zatim šaljete predstavljaju osnovu za razvoj i završetak plana audita za nadolazeći audit.

2. Audit dokumentacija

Od 1. januara 2021. svi audit izvještaji i naknadna dokumentacija o svim neusklađenostima bit će kreirani u CARA. To znači da se upravljanje neusklađenostima i razmjena potrebnih informacija između vas i vašeg auditora također odvijaju direktno preko CARA.

U prošlosti ste također koristili Audit manager da biste mogli reagovati na neusklađenosti utvrđene u auditu. Prelaskom na CARA, doći će i do promjene u smislu standardizacije. Jer CARA ima web-bazirani šablon s kojim morate reagovati na otvorene neusklađenosti na standardiziran način širom svijeta. Obavezna upotreba CARA za upravljanje neusklađenostima već je navedena u SI 13 IATF pravila o certifikaciji.

Web obrazac koristi istu tehnologiju kao i CARA, tako da ne morate instalirati nikakav dodatni softver i pristup nije ni na koji način ograničen. Korištenje web obrasca osigurava da se struktura podataka sačuva i da se vaši odgovori zabilježe u dosljednom formatu. Za vas ovo mijenja izgled audit izvještaja i akcionog plana za praćenje mjera (akcioni plan).

Kako je udaljeni audit identifikovan u CARA?

U CARA, u pododjeljku “Podaci o auditu” sada se izričito pita da li je IATF audit udaljeni audit ili ne – kompanija mora popuniti odgovarajuće polje (da/ne).

Osim toga, CARA je kreirala kategoriju za djelimično udaljene audite. CARA daje sljedeće informacije: Ako je audit djelomično proveden na daljinu, navedite auditore koji su ga proveli na daljinu i naznačite u području “Procesi” u odjeljku "Detalji audit procesa" pod "Informacije o auditu" koji su procesi obavljeni na daljinu. Obavezno polje ako je primjenjivo.

Kako tačno funkcioniše upravljanje neusklađenostima (NC) u CARA?

Vaš unos se razmjenjuje preko CARA-ine aplikacije NC Forms. Proces komunikacije između vas i vašeg auditora je sljedeći i može se ponavljati koliko god je potrebno:

1. Vaš auditor kompletira sve podatke potrebne za proces certifikacije u aplikaciji CARA, a zatim kreira izvještaj o auditu.
2. Istovremeno se kreira NC izvještaj ako se otkriju neusklađenosti.
3. Auditor vam obično šalje ovaj NC izvještaj putem e-maila izvozom i slanjem JSON fajla* uključujući vezu do CARA (https://nc-cara.iatfglobaloversight.org/). Prijenos se odvija izvan CARA. Napomena: sačuvani fajl se može čitati samo unutar CARA sistema, tj. urednik mora prethodno ponovo uvesti u aplikaciju.
4. Za vas to znači da nakon što primite NC izvještaj (JSON fajl), otvorite „NC CARA“ i uvezite ga nazad u CARA klikom na „Učitaj izvještaj“.
5. Sada možete urediti neusklađenosti kao i obično – izvještaj je dostupan za unose unutar vaše organizacije. Pojedinačni NC-ovi iz izvještaja se mogu izvesti i proslijediti nadležnim odjeljenjima.
6. Nakon što završite s uređivanjem NC izvještaj će biti sačuvan u vašoj fascikli za preuzimanje klikom na “Save NCs for auditor”.
7. NC izvještaj se ponovo izvozi i šalje nazad vašem auditoru (opet kao JSON fajl e-mailom). Iz sigurnosnih razloga, dodatno priloženi fajlovi moraju biti u PDF ili JPG formatu i ne smiju prelaziti 10 MB svaki.
8. Po prijemu NC izvještaja, auditor ga uvozi natrag u CARA klikom na “Učitaj NC upravljanje klijentima”. Ova verzija NC izvještaja automatski zamjenjuje onu koja je tamo dostupna.
9. Ako je potrebna dalja obrada povratnih informacija, to se radi ponovo prema koracima od 1 do 8.
* Skraćenica JSON je skraćenica od JavaScript Object Notation (ekstenzija datoteke .json). To je čista tekstualna datoteka koja se koristi za razmjenu podataka između aplikacija.

Kako primam svoj audit izvještaj?

Konačni izvještaj audita će vam biti poslat kao i do sada. Za vas neće biti promjena ni nakon uvođenja CARA.

Gdje mogu dobiti podršku u DQS?

Imajte na umu da aplikaciju CARA programira isključivo IATF. Međutim, kako bismo vam pružili podršku u slučaju tehničkih poteškoća, tim za podršku, koji se dokazao od uvođenja Audit Managera, stoji vam na raspolaganju putem helpdeska na adresi Auditmanager@dqs.de ili telefonom na +49 69 95427-555. Problemi sa programiranjem ili ozbiljniji problemi se također prikupljaju tamo i prosljeđuju VDA QMC za vas putem podrške drugog nivoa od strane DQS Holding GmbH.

Gdje mogu naći ostale informacije?

Za više informacija o novom alatu za audit dokumentaciju CARA, posjetite službenu stranicu CARA Wiki IATF i službeni CARA priručnik. Tamo su također dostupni trenutni FQA i korisni video tutorijali za korisnike.