Інструмент аудиторської документації CARA

CARA - Common Audit Report Application

IATF розробила інструмент аудиторської документації під назвою "CARA - Common Audit Report Application". Основною метою є гармонізація аудиторської документації, яка раніше оброблялася органами з сертифікації індивідуально. У майбутньому аудиторські документи будуть створюватися, редагуватися, зберігатися та використовуватися стандартизовано. Всі аудитори IATF по всьому світу будуть документувати результати аудиту на спільній платформі, незалежно від того, в якому органі сертифікації вони працюють.

CARA - це браузерний додаток IATF, який не потребує встановлення додаткового програмного забезпечення у вашій організації. Додаток також не підключений до сервера або хмари. Усі створені та імпортовані дані аудиту зберігаються лише у внутрішній базі даних браузера кожного користувача, доступ до якої можна отримати в режимі офлайн (без підключення до Інтернету). Це, в свою чергу, вимагає від користувача працювати тільки з цим одним браузером, оскільки доступ з інших браузерів неможливий.

Використання інструменту є обов'язковим для всіх аудиторських процедур IATF з 1 січня 2021 року, навіть якщо ви вже перебуваєте в середині аудиторського циклу. Щоб допомогти вам краще зрозуміти CARA, ми зібрали для вас найважливіші запитання та відповіді.

Якщо у вас виникнуть додаткові запитання, наша перевірена команда підтримки буде рада допомогти вам через службу підтримки за додатковим номером +49 69 95427-555 або електронною поштою auditmanager@dqs.de. Програмні проблеми або більш серйозні проблеми також збираються там і передаються до VDA QMC через службу підтримки другого рівня DQS Holding GmbH.

Питання та відповіді про CARA

Яка мета CARA?

Гармонізація аудиторської документації, яка раніше оброблялася сертифікаційними компаніями індивідуально. У майбутньому всі аудиторські документи будуть створюватися, редагуватися, зберігатися і використовуватися в стандартизованому порядку.

Як зв'язатися з CARA?

Як замовник, що бере участь у процесі сертифікації, ви можете зв'язатися з потрібними вам напрямками в рамках CARA за наступним посиланням: nccara.iatfglobaloversight.org.

Чи потребує CARA встановлення додаткового програмного забезпечення в організації?

Ні, CARA - це браузерний додаток, який вимагає лише доступу до Інтернету, але не потребує додаткового програмного забезпечення. Додаток також не підключений до сервера або хмари. Всі створені та імпортовані дані аудиту зберігаються виключно у внутрішній базі даних браузера відповідного користувача, до якої також можна отримати доступ в режимі офлайн (без підключення до Інтернету). Це гарантує, що жодні дані не передаються до баз даних за межами локальної програми.

Які браузери підтримуються?

• Edge, Chrome, Firefox і Opera - ці чотири браузери повністю підтримуються у відповідних актуальних версіях.
• Internet Explorer версії 11 і вище підтримується, але не повинен використовуватися.

Які браузери не підтримуються?

• Safari - цей браузер від Apple не підтримується. Він працює за власними стандартами, PDF-файли не можуть бути створені, а звіти не можуть бути надруковані.
• Пристрої Apple iOS не можуть створювати файли в браузері, тому резервне копіювання даних неможливе. Його використання не рекомендується і офіційно не підтримується.

Які наслідки для нашої організації має перехід на CARA?

1. Планування аудиту

Протягом останніх чотирьох років ви використовували DQS Audit Manager для планування аудиту. Однак, як тільки перехід на CARA буде завершено, це стане неможливим. Натомість DQS запровадить шаблони на основі Excel, щоб використовувати їх для здійснення задокументованого процесу планування аудиту на перехідній основі. Як тільки ваш аудит буде сплановано та підтверджено, відповідальний аудитор IATF надішле вам ці шаблони для заповнення. Документи та документи, які ви потім надішлете назад, стануть основою для розробки та заповнення плану аудиту для майбутнього аудиту.

2. Аудиторська документація

З 1 січня 2021 року всі аудиторські звіти та подальша документація щодо будь-яких невідповідностей будуть створюватися в CARA. Це означає, що управління невідповідностями та обмін необхідною інформацією між вами та вашим аудитором також відбуватиметься безпосередньо через CARA.

У минулому ви також використовували Менеджер аудиту, щоб мати можливість реагувати на невідповідності, виявлені під час аудиту. З переходом на CARA зміниться і сенс стандартизації. Тому що CARA має веб-шаблон, за допомогою якого ви повинні реагувати на відкриті невідповідності в стандартизований спосіб по всьому світу. Обов'язкове використання CARA для управління невідповідностями вже зазначено в SI 13 правил сертифікації IATF.

Веб-форма використовує ту саму технологію, що й CARA, тому вам не потрібно встановлювати додаткове програмне забезпечення, а доступ до неї жодним чином не обмежується. Використання веб-форми гарантує, що структура даних зберігається, а ваші відповіді записуються в єдиному форматі. Для вас це змінює зовнішній вигляд аудиторського звіту та плану заходів з відстеження (план дій).

Як в CARA ідентифікується дистанційний аудит?

У CARA в підрозділі "Дані аудиту" тепер прямо запитується, чи є аудит IATF дистанційним аудитом чи ні - компанія повинна заповнити відповідне поле (так/ні).

Крім того, CARA створила категорію для частково дистанційних аудитів. CARA надає наступну інформацію: Якщо аудит був частково проведений дистанційно, будь ласка, назвіть аудиторів, які проводили його дистанційно, і вкажіть в області "Процеси" в розділі "Деталі аудиту процесів" в розділі "Інформація про аудит", які саме процеси були виконані дистанційно. Це обов'язкове поле, якщо застосовується.

Як саме працює управління невідповідностями (НВ) в CARA?

Обмін вашою інформацією відбувається через додаток CARA "Форми невідповідностей" (CARA's NC Forms application). Процес комунікації між вами і вашим аудитором виглядає наступним чином і може повторюватися так часто, як це необхідно:

1. Ваш аудитор заповнює всі дані, необхідні для процесу сертифікації, в додатку CARA, а потім створює аудиторський звіт.
2. Одночасно створюється звіт про невідповідності, якщо виявлено невідповідності.
3. Аудитор зазвичай надсилає вам цей звіт про невідповідності електронною поштою, експортуючи та надсилаючи JSON-файл*, включаючи посилання на CARA (https://nc-cara.iatfglobaloversight.org/). Передача відбувається поза межами CARA. Примітка: Збережений файл можна прочитати лише в системі CARA, тобто він повинен бути попередньо повторно імпортований редактором у додаток.
4. Для вас це означає, що після отримання звіту про невідповідності (JSON-файл) відкрийте "NC CARA" (невідповідності CARA) та імпортуйте його назад у CARA, натиснувши на "Завантажити звіт".
5. Тепер ви можете редагувати невідповідності, як зазвичай - звіт доступний для введення в межах вашої організації. Окремі невідповідності зі звіту можна експортувати та передати відповідальним відділам.
6. Після завершення редагування звіт про невідповідності буде збережено у вашій папці для завантаження, натиснувши “Save NCs for auditor”.
7. Звіт про НК знову експортується і надсилається назад вашому аудитору (знову у вигляді JSON-файлу на електронну пошту). З міркувань безпеки, додатково прикріплені файли повинні бути у форматі PDF або JPG і не повинні перевищувати 10 МБ кожен.
8. Після отримання звіту про НВ, аудитор імпортує його назад в CARA, натиснувши на “Load customer NC management”. Ця версія звіту про НВ автоматично замінює наявну там.
9. Якщо необхідна подальша обробка зворотного зв'язку, це робиться знову відповідно до кроків 1-8.
* Абревіатура JSON розшифровується як JavaScript Object Notation (розширення файлу .json). Це звичайний текстовий файл, який використовується для обміну даними між додатками.

Як я отримаю свій аудиторський звіт?

Остаточний аудиторський звіт буде надіслано вам, як і раніше. Для вас не буде ніяких змін навіть після впровадження CARA...

Де я можу отримати підтримку від DQS?

Будь ласка, зверніть увагу, що додаток CARA запрограмовано виключно IATF. Однак, щоб підтримати вас у разі виникнення технічних труднощів, команда підтримки, яка добре зарекомендувала себе з моменту впровадження Audit Manager, у вашому розпорядженні через службу підтримки за адресою Auditmanager@dqs.de або за телефоном +49 69 95427-555. Проблеми з програмуванням або більш серйозні проблеми також збираються там і передаються до VDA QMC для вас через підтримку другого рівня DQS Holding GmbH.

Де я можу знайти додаткову інформацію?

Для отримання додаткової інформації про новий інструмент документування аудиту CARA, будь ласка, відвідайте офіційну вікі-сторінку CARA IATF та офіційний посібник CARA. Там також доступні поточні FQA та корисні відеоуроки для користувачів.