Strumento di documentazione di audit CARA

CARA - Common Audit Report Application

La IATF ha sviluppato uno strumento per la documentazione di audit denominato "CARA - Common Audit Report Application". Lo scopo principale è quello di armonizzare la documentazione di audit, che in precedenza veniva gestita individualmente dagli organismi di certificazione. In futuro, i documenti di audit saranno creati, modificati, archiviati e utilizzati in modo standardizzato. In futuro, tutti gli auditor IATF del mondo documenteranno i risultati degli audit su una piattaforma comune, indipendentemente dall'organismo di certificazione per cui lavorano.

CARA è un'applicazione IATF basata su browser che non richiede l'installazione di alcun software aggiuntivo nella vostra organizzazione. Inoltre, l'applicazione non è collegata a un server o a un cloud. Tutti i dati di audit creati e importati sono memorizzati solo nel database interno del browser di ciascun utente, a cui si può accedere offline (senza connessione a Internet). Questo, a sua volta, impone all'utente di lavorare solo con questo browser, perché non è possibile accedere da altri browser..

L'uso dello strumento è obbligatorio per tutte le procedure di audit IATF a partire dal 1° gennaio 2021, anche se siete già nel bel mezzo di un ciclo di audit. Per aiutarvi a comprendere meglio il CARA, abbiamo raccolto per voi le domande e le risposte più importanti.

In caso di ulteriori domande, il nostro collaudato team di supporto sarà lieto di assistervi tramite helpdesk al numero +49 69 95427-555 o via e-mail all'indirizzo auditmanager(at)dqs.de. Anche le questioni di programmazione o i problemi più gravi vengono raccolti e trasmessi al VDA QMC tramite il supporto di secondo livello di DQS Holding GmbH.

Domande e risposte su CARA

Qual è l'obiettivo di CARA?

L'armonizzazione della documentazione di audit, che in precedenza veniva gestita individualmente dalle società di certificazione. In futuro, tutti i documenti di audit saranno creati, modificati, salvati e utilizzati in modo standardizzato.

Come posso contattare CARA?

In qualità di clienti coinvolti nel processo di certificazione, potete raggiungere le aree che vi interessano all'interno del CARA tramite il seguente link: nccara.iatfglobaloversight.org.

CARA richiede l'installazione di software aggiuntivi all'interno dell'organizzazione?

No, CARA è un'applicazione basata su browser che richiede solo l'accesso a Internet, ma senza software aggiuntivo. Inoltre, l'applicazione non è collegata a un server o a un cloud. Tutti i dati di audit creati e importati sono memorizzati esclusivamente nel database interno del browser del rispettivo utente, a cui si può accedere anche offline (senza connessione a Internet). Ciò garantisce che non vengano trasmessi altri dati a database esterni all'applicazione locale.

Quali browsers sono supportati?

• Edge, Chrome, Firefox and Opera - sono pienamente supportati nelle loro versioni attuali.
• Internet Explorer version 11 e superiori sono supportati, ma sconsigliati.

Quali browsers non sono supportati?

• Safari - questo browser di Apple non è supportato. Funziona secondo i propri standard, non è possibile generare file PDF e non è possibile stampare i report.
• I dispositivi Apple iOS non possono creare file all'interno del browser, quindi non è possibile effettuare il backup dei dati. Il suo utilizzo non è raccomandato o ufficialmente supportato.

Quali effetti ha il passaggio al CARA per la nostra organizzazione?

1. Pianificazione Audit

Negli ultimi quattro anni avete utilizzato il DQS Audit Manager per il processo di pianificazione dell'audit. Tuttavia, non appena sarà completata la transizione al CARA, ciò non sarà più possibile. Al contrario, DQS introdurrà dei modelli basati su Excel, in modo da poterli utilizzare per svolgere il processo di pianificazione dell'audit documentato su base transitoria. Non appena il vostro audit sarà pianificato e confermato, l'auditor IATF responsabile vi invierà questi modelli da compilare. I documenti / le documentazioni che ci invierete costituiranno la base per lo sviluppo e il completamento del piano di audit per l'audit imminente

2. Documentazione di Audit

Dal 1° gennaio 2021, tutti i rapporti di audit e la documentazione a valle di eventuali non conformità saranno creati in CARA. Ciò significa che anche la gestione delle non conformità e lo scambio delle informazioni necessarie tra voi e il vostro auditor avverranno direttamente tramite CARA.

In passato avete utilizzato anche l'Audit Manager per poter reagire alle non conformità identificate in un audit. Con il passaggio al CARA, ci sarà anche un cambiamento nel senso della standardizzazione. Perché il CARA ha un modello basato sul web con il quale si deve reagire alle non conformità aperte in modo standardizzato in tutto il mondo. L'uso obbligatorio di CARA per la gestione delle non conformità è già indicato nel SI 13 delle regole di certificazione IATF..

Il modulo web utilizza la stessa tecnologia di CARA, quindi non è necessario installare alcun software aggiuntivo e l'accesso non è limitato in alcun modo. L'utilizzo del modulo web garantisce la conservazione della struttura dei dati e la registrazione delle risposte in un formato coerente. Per voi, questo cambia l'aspetto del rapporto di audit e del piano d'azione per il monitoraggio delle misure (piano d'azione).

Come viene identificato un audit da remoto in CARA?

Nel CARA, nella sottosezione "Dati dell'audit" viene ora richiesto esplicitamente se l'audit IATF è un audit remoto o meno - l'azienda deve compilare il campo corrispondente (sì / no).

Inoltre, il CARA ha creato una categoria per gli audit parzialmente remoti. CARA fornisce le seguenti informazioni: Se l'audit è stato parzialmente condotto in remoto, si prega di nominare gli auditor che l'hanno condotto in remoto e di indicare nell'area "Processi" della sezione "Dettagli dell'audit di processo" sotto "Informazioni sull'audit" quali processi sono stati eseguiti in remoto. Campo obbligatorio se
applicabile.

Come funziona esattamente la gestione delle non conformità (NC) in CARA?

I vostri input vengono scambiati tramite l'applicazione NC Forms di CARA. Il processo di comunicazione tra voi e il vostro auditor è il seguente e può essere ripetuto tutte le volte che è necessario:

1. Il vostro auditor completa tutti i dati richiesti per il processo di certificazione nell'applicazione CARA e poi crea il rapporto di audit.
2. Allo stesso tempo, viene creato il rapporto NC se vengono rilevate delle non conformità.
3. L'auditor solitamente invia il rapporto NC via e-mail, esportando e inviando un file JSON* che include il link a CARA (https://nc-cara.iatfglobaloversight.org/). La trasmissione avviene al di fuori di CARA. Nota: il file salvato può essere letto solo all'interno del sistema CARA, cioè deve essere reimportato nell'applicazione dall'editor.
4. Per voi questo significa, dopo aver ricevuto il rapporto NC (file JSON), aprire "NC CARA" e importarlo nuovamente in CARA facendo clic su "Carica rapporto".
5. Ora è possibile modificare le non conformità come di consueto - il report è disponibile per le voci all'interno dell'organizzazione. Le singole NC del report possono essere esportate e trasmesse ai reparti responsabili.
6. Una volta terminata la modifica, il rapporto NC verrà salvato nella cartella di download facendo clic su "Salva NC per auditor".
7. Il rapporto NC viene nuovamente esportato e inviato al revisore (sempre come file JSON via e-mail). Per motivi di sicurezza, i file allegati devono essere in formato PDF o JPG e non devono superare i 10 MB ciascuno.8. Una volta ricevuto il rapporto NC, l'auditor lo importa in CARA cliccando su "Carica gestione NC cliente". Questa versione del rapporto NC sostituisce automaticamente quella disponibile.
9. Se è necessaria un'ulteriore elaborazione del feedback, si procede nuovamente secondo i passaggi da 1 a 8.
* L'abbreviazione JSON sta per JavaScript Object Notation (estensione del file .json). Si tratta di un file di testo puro utilizzato per lo scambio di dati tra applicazioni.

Come si riceve il rapporto di audit?

Il rapporto di revisione finale vi sarà inviato come prima. Non ci saranno cambiamenti per voi anche dopo l'introduzione del CARA.

Dove posso ottenere assistenza da DQS?

Si noti che l'applicazione CARA è programmata esclusivamente da IATF. Tuttavia, per supportarvi in caso di difficoltà tecniche, il team di supporto, che ha dato prova di sé sin dall'introduzione dell'Audit Manager, è a vostra disposizione tramite l'helpdesk all'indirizzo Auditmanager@dqs.de o telefonicamente al numero +49 69 95427-555. Anche le questioni di programmazione o i problemi più gravi vengono raccolti e trasmessi al VDA QMC tramite il supporto di secondo livello di DQS Holding GmbH.

Dove posso trovare ulteriori informazioni?

Per ulteriori informazioni sul nuovo strumento di documentazione per l'audit CARA, visitate la pagina ufficiale CARA Wiki per IATF e il manuale ufficiale CARA manual. Sono disponibili anche gli attuali FAQ e utili video tutorial per gli utenti.