Narzędzie do dokumentowania auditów CARA

CARA - Wspólna Aplikacja do Raportowania z Audytu

IATF opracował narzędzie dokumentacji audytowej pod nazwą "CARA - Common Audit Report Application". Głównym celem jest ujednolicenie dokumentacji auditowej, która wcześniej była traktowana indywidualnie przez jednostki certyfikujące. W przyszłości dokumenty z auditów będą tworzone, edytowane, przechowywane i wykorzystywane w sposób ustandaryzowany. W przyszłości wszyscy auditorzy IATF na całym świecie będą dokumentować wyniki auditów na wspólnej platformie, niezależnie od tego, dla jakiej jednostki certyfikującej pracują.

CARA jest aplikacją opartą na przeglądarce IATF, która nie wymaga instalowania w organizacji żadnego dodatkowego oprogramowania. Aplikacja nie jest również podłączona do serwera lub chmury. Wszystkie tworzone i importowane dane dotyczące audytów przechowywane są wyłącznie w wewnętrznej bazie danych przeglądarki każdego użytkownika, do której dostęp możliwy jest w trybie offline (bez połączenia z Internetem). To z kolei wymaga od użytkownika pracy tylko na tej jednej przeglądarce, gdyż z innych przeglądarek nie ma do nich dostępu.

Korzystanie z narzędzia jest obowiązkowe dla wszystkich procedur auditowych IATF od 1 stycznia 2021 roku, nawet jeśli jesteś już w trakcie cyklu auditowego. Aby pomóc Ci lepiej zrozumieć CARA, zebraliśmy dla Ciebie najważniejsze pytania i odpowiedzi.

W przypadku dalszych pytań nasz sprawdzony zespół wsparcia technicznego chętnie udzieli Państwu pomocy poprzez helpdesk pod numerem wewnętrznym +49 69 95427-555 lub poprzez e-mail na adres auditmanager(at)dqs.de. Również kwestie programistyczne lub poważniejsze problemy zostaną tam zebrane i przekazane do VDA QMC za pośrednictwem Second Level Support firmy DQS Holding GmbH.

Pytania i odpowiedzi na temat CARA

Jaki jest cel CARA?

Ujednolicenie dokumentacji audytowej, która do tej pory była traktowana indywidualnie przez firmy certyfikujące. W przyszłości wszystkie dokumenty audytowe będą tworzone, edytowane, zapisywane i wykorzystywane w sposób ustandaryzowany.

W jaki sposób mogę skontaktować się z CARA?

Jako klient zaangażowany w proces certyfikacji, możesz dotrzeć do obszarów, które są dla Ciebie istotne w ramach CARA poprzez następujący link: nccara.iatfglobaloversight.org.

Czy CARA wymaga zainstalowania dodatkowego oprogramowania w organizacji?

Nie, CARA jest aplikacją opartą na przeglądarce internetowej, która wymaga jedynie dostępu do Internetu, ale nie wymaga dodatkowego oprogramowania. Aplikacja nie jest również podłączona do serwera lub chmury. Wszystkie utworzone i zaimportowane dane audytowe są przechowywane wyłącznie w wewnętrznej bazie danych przeglądarki danego użytkownika, do której dostęp można uzyskać również w trybie offline (bez połączenia z internetem). Dzięki temu żadne dalsze dane nie są przekazywane do baz danych poza lokalną aplikacją.

Jakie przeglądarki są obsługiwane?

• Edge, Chrome, Firefox i Opera - te cztery przeglądarki są w pełni wspierane w swoich aktualnych wersjach.
• Internet Explorer w wersji 11 i wyższej jest wspierany, ale nie powinien być używany.

Które przeglądarki nie są obsługiwane?

• Safari - ta przeglądarka Apple nie jest wspierana. Działa ona według własnych standardów, nie można generować plików PDF i drukować raportów.
• Urządzenia Apple iOS nie mogą tworzyć plików w ramach przeglądarki, więc nie jest możliwe tworzenie kopii zapasowych danych. Jej używanie nie jest zalecane ani oficjalnie wspierane.

Jakie skutki dla naszej organizacji ma przejście na CARA?

1. Planowanie audytu

Przez ostatnie cztery lata używali Państwo DQS Audit Manager do procesu planowania audytu. Jednak zaraz po zakończeniu przejścia na CARA nie będzie to już możliwe. Zamiast tego DQS wprowadzi szablony oparte na Excelu, aby przejściowo wykorzystać je do przeprowadzenia udokumentowanego procesu planowania audytu. Jak tylko Państwa audyt zostanie zaplanowany i potwierdzony, odpowiedzialny audytor IATF prześle Państwu te szablony do wypełnienia. Dokumenty / dokumenty, które następnie odeślecie, stanowią podstawę do opracowania i wypełnienia planu auditu dla nadchodzącego auditu.

2. Dokumentacja z auditu

Od 1 stycznia 2021 roku wszystkie raporty z audytów oraz dalsza dokumentacja wszelkich niezgodności będą tworzone w CARA. Oznacza to, że zarządzanie niezgodnościami oraz wymiana niezbędnych informacji pomiędzy Państwem a audytorem odbywa się również bezpośrednio poprzez CARA.

W przeszłości korzystałeś również z Audit Managera, aby móc reagować na niezgodności zidentyfikowane podczas audytu. Wraz z przejściem na CARA nastąpi również zmiana w sensie standaryzacji. Ponieważ CARA posiada szablon internetowy, za pomocą którego trzeba reagować na otwarte niezgodności w sposób ustandaryzowany na całym świecie. Obowiązkowe wykorzystanie CARA do zarządzania niezgodnościami jest już odnotowane w SI 13 zasad certyfikacji IATF.

Formularz internetowy wykorzystuje tę samą technologię co CARA, więc nie trzeba instalować żadnego dodatkowego oprogramowania, a dostęp nie jest w żaden sposób ograniczony. Korzystanie z formularza internetowego zapewnia, że struktura danych jest zachowana, a Państwa odpowiedzi są zapisywane w spójnym formacie. Dla Ciebie zmienia to wygląd raportu z audytu i planu działań dla środków śledzących (plan działania).

W jaki sposób w CARA identyfikowany jest audyt zdalny?

W CARA, w podsekcji "Dane audytu" jest teraz wyraźnie pytane, czy audyt IATF jest audytem zdalnym czy nie - firma musi wypełnić odpowiednie pole (tak / nie).

Ponadto CARA stworzyła kategorię dla audytów częściowo zdalnych. CARA podaje następujące informacje: Jeśli audyt był częściowo przeprowadzony zdalnie, proszę wymienić audytorów, którzy przeprowadzili go zdalnie oraz wskazać w obszarze "Procesy" w sekcji "Szczegóły audytu procesowego" w "Informacje o audycie", które procesy były wykonywane zdalnie. Pole obowiązkowe, jeśli
dotyczy.

Jak dokładnie działa zarządzanie niezgodnościami (NC) w CARA?

Twój wkład jest wymieniany za pomocą aplikacji CARA NC Forms. Proces komunikacji pomiędzy Tobą a Twoim audytorem wygląda następująco i może być powtarzany tak często, jak to konieczne:

1. Twój audytor uzupełnia wszystkie dane wymagane w procesie certyfikacji w aplikacji CARA, a następnie tworzy raport z audytu.
2. Jednocześnie tworzony jest raport NC w przypadku stwierdzenia niezgodności.
3. Audytor zazwyczaj przesyła Ci ten raport NC pocztą elektroniczną, eksportując i wysyłając plik JSON* zawierający link do CARA (https://nc-cara.iatfglobaloversight.org/). Przesyłanie odbywa się poza CARA. Uwaga: zapisany plik może być odczytany tylko w systemie CARA, tzn. musi być wcześniej ponownie zaimportowany do aplikacji przez redaktora.
4. Dla Ciebie oznacza to, że po otrzymaniu raportu NC (plik JSON), otwórz "NC CARA" i zaimportuj go z powrotem do CARA klikając na "Załaduj raport".
5. Teraz możesz edytować niezgodności w zwykły sposób - raport jest dostępny do wpisów w Twojej organizacji. Poszczególne NC z raportu mogą zostać wyeksportowane i przekazane do odpowiedzialnych działów.
6. Po zakończeniu edycji raport NC zostanie zapisany do folderu pobierania, klikając "Zapisz NC dla audytora".
7. Raport NC zostaje ponownie wyeksportowany i odesłany do Państwa audytora (ponownie jako plik JSON drogą mailową). Ze względów bezpieczeństwa dodatkowo załączone pliki muszą być w formacie PDF lub JPG i nie mogą przekraczać 10 MB każdy.
8. Po otrzymaniu raportu NC audytor importuje go z powrotem do CARA klikając na "Load customer NC management". Ta wersja raportu NC automatycznie zastępuje wersję tam dostępną.
9. Jeśli konieczne jest dalsze przetwarzanie informacji zwrotnej, odbywa się to ponownie zgodnie z krokami od 1 do 8.
* Skrót JSON oznacza JavaScript Object Notation (rozszerzenie pliku .json). Jest to czysty plik tekstowy, który służy do wymiany danych między aplikacjami.

Jak otrzymam swój raport z audytu?

Ostateczny raport z audytu zostanie wysłany do Ciebie tak jak poprzednio. Nie będzie żadnych zmian dla Państwa nawet po wprowadzeniu CARA.

Gdzie mogę uzyskać wsparcie od DQS?

Proszę pamiętać, że aplikacja CARA jest zaprogramowana wyłącznie przez IATF. Jednakże w celu wsparcia Państwa w przypadku trudności technicznych, zespół wsparcia, który sprawdził się od czasu wprowadzenia Audit Managera, jest do Państwa dyspozycji poprzez helpdesk pod adresem Auditmanager@dqs.de lub telefonicznie pod numerem +49 69 95427-555. Również kwestie programowania lub poważniejsze problemy są tam zbierane i przekazywane do VDA QMC dla Państwa poprzez drugi poziom wsparcia DQS Holding GmbH.

Gdzie mogę znaleźć dalsze informacje?

Więcej informacji na temat nowego narzędzia do dokumentacji audytów CARA można znaleźć na oficjalnej stronie CARA Wiki IATF oraz w oficjalnym podręczniku CARA. Dostępne są tam również aktualne FQA oraz przydatne tutoriale wideo dla użytkowników.