Valutazione dei fornitori dal punto di vista della sostenibilità - le sei domande più importanti

CONTENUTO

• Gestione dei fornitori come fattore di successo
• Valutazione sostenibile dei fornitori: necessità o illusione?
• Valutazione dei fornitori: sei domande, sei risposte
• Come si presenta un catalogo di criteri per la valutazione dei fornitori?
• Valutazione dei fornitori: un'introduzione in 8 passi
• Suggerimento: requisiti ISO 9001 per la valutazione dei fornitori
• Valutazione dei fornitori sotto gli aspetti della sostenibilità: conclusione
• DQS: cosa possiamo fare per voi

La gestione dei fornitori come fattore di successo

Di fronte alla globalizzazione, le aziende collegano sempre di più la loro gestione dei fornitori con le fasi a monte della supply chain. Queste strutture complesse richiedono una gestione professionale su tutti i livelli di fornitura. Dall'acquisto allo smaltimento dei prodotti e al trattamento delle materie prime riciclabili, devono essere prese decisioni chiave, in particolare per quanto riguarda

• Selezione dei fornitori
• Pianificazione dei fornitori
• Integrazione dei fornitori
• Valutazione dei fornitori
• Sviluppo dei fornitori

Ciò rende la corretta selezione, valutazione e qualificazione dei fornitori idonei un fattore competitivo decisivo negli acquisti globali. Quanto più attentamente e durevolmente la vostra azienda gestisce la gestione dei fornitori, tanto maggiori saranno i benefici - per la vostra organizzazione, i vostri clienti e i vostri fornitori.

Laddove i benefici diventano rapidamente evidenti è altrettanto importante considerare gli aspetti di sicurezza. Questo vale per i regolamenti e i criteri specifici del settore e per la legislazione nazionale ed internazionale. Se si aggiungono aspetti centrali come la gestione della conformità e la gestione del rischio, diventa chiaro perché la valutazione dei fornitori con l'integrazione degli aspetti della RSI* è una decisione strategica per un successo continuo.

* La Responsabilità Sociale d'Impresa, o "CSR" in breve, è la responsabilità sociale delle organizzazioni nel senso di un business sostenibile.

Valutazione sostenibile dei fornitori - necessità o illusione?

Le organizzazioni che vogliono valutare i loro potenziali fornitori in termini di sostenibilità devono non solo attingere alle numerose sfaccettature degli aspetti ecologici, economici e sociali con le loro molteplici interpretazioni, ma anche comprendere le strutture ed i meccanismi che prevalgono nel mercato.

Anche se i riferimenti e le guide sulla sostenibilità si concentrano su alcune fonti come quelle dell'ILO, dell'OCSE o della Carta dei Diritti Umani dell'ONU, una varietà di iniziative e standard internazionali sulla sostenibilità e soluzioni industriali si sono affermate nei mercati. A complicare la questione della sostenibilità nella gestione dei fornitori è il fatto che i diversi standard generalmente non si riconoscono a vicenda.

Le domande chiave qui sono:

• Quali questioni di sostenibilità sono rilevanti?
• Quali criteri individuali, metodi e strumenti sono adatti alla valutazione dei fornitori?
• Come vengono valutati i risultati?

Valutazione dei fornitori: sei domande, sei risposte

1. Quali sono i benefici dell'impegno dei fornitori?

I vantaggi di una valutazione sostenibile e di un'integrazione mirata dei fornitori nei vostri processi di creazione del valore sono ovvi: lavorando a stretto contatto con i vostri fornitori in uno spirito di fiducia, potete

• Assicurare la qualità costante dei vostri prodotti
• Salvaguardare l'efficienza negli acquisti e negli approvvigionamenti
• Garantire la capacità di consegna e il rispetto delle date di consegna
• Prevenire danni finanziari e perdite di immagine
• Adempiere alle vostre responsabilità sociali ed ecologiche
• Limitare i rischi e le violazioni di conformità
• Aumentare la soddisfazione e la fedeltà dei clienti
• Rafforzare la vostra competitività

2. Quali sono le sfide delle catene di fornitura complesse?

La crescente complessità dei mercati dei fornitori, così come le catene di fornitura multilivello e transnazionali, richiedono una trasparenza sempre maggiore e una migliore integrazione tra fornitore e azienda.

Più i vostri fornitori sono globali, più spesso sorgono ostacoli linguistici e culturali. Allo stesso modo, ci sono requisiti legali, normativi e specifici del cliente che devono essere osservati e rispettati. La corretta selezione, la valutazione e la regolare qualificazione dei fornitori adatti è quindi cruciale per il successo economico.

Audit dei fornitori con DQS

Quanto sono bravi i vostri fornitori esterni e qual è il loro ruolo? Gli audit dei fornitori di DQS, specifici per il cliente, scoprono i punti di forza e i punti deboli dell'intera supply chain.

I seguenti punti sono indispensabili per l'azienda appaltatrice:

• Accompagnare intensamente tutte le misure di outsourcing
• Determinare i criteri rilevanti e le cifre chiave
• Avviare continuamente processi di miglioramento
• Valutare l'efficacia delle misure adottate

3. Come si procede alla valutazione dei fornitori?

Le valutazioni efficaci dei fornitori valutano le prestazioni organizzative e tecniche complessive dei singoli fornitori - sulla base dello stato attuale e con riferimento allo stato obiettivo. Questo include, per esempio

• Una valutazione del rapporto con il fornitore,
• Un'analisi dei punti deboli e
• Una revisione del portafoglio fornitori, compreso il soccorso a breve termine in caso di strozzature delle risorse

È importante determinare i singoli criteri o un adeguato catalogo di criteri secondo i quali i fornitori rilevanti devono essere valutati.

E' importante anche adottare un approccio sistematico alla valutazione dei rischi. Sviluppare una matrice che, tenendo conto della fase di consegna che un fornitore occupa nella catena, indica il rischio esistente e permette la prioritizzazione. La prioritizzazione determina alla fine il tipo di azione e i vari metodi. Per i fornitori indispensabili con rischi elevati, un audit in sede dell'azienda appaltatrice è certamente la scelta migliore.

4. Quali sono i vantaggi della valutazione dei fornitori?

La valutazione sistematica dei fornitori garantisce la certezza del diritto da parte della vostra azienda. Limita i rischi e fornisce una qualificazione visibile nei confronti dei vostri clienti. Stabilite un obiettivo chiaro di valutazione dei fornitori, definite degli obiettivi di qualità e degli obblighi per i vostri fornitori esterni. Questo permette di confrontare e valutare i potenziali fornitori. Le relazioni con i fornitori esistenti possono essere ulteriormente sviluppate e ottimizzate sulla base della valutazione.

La valutazione dei fornitori dal punto di vista della sostenibilità mostra anche che state apportando miglioramenti solidi e continui alla creazione di valore della vostra organizzazione - e che adempite alle vostre responsabilità sociali e ambientali.

5. Come può apparire una valutazione dei fornitori con DQS?

Nei nostri audit dei fornitori (specifici per il cliente) diamo uno sguardo neutrale alla stabilità e alla resilienza dei vostri processi e delle vostre interfacce. Analizziamo la coerenza e la continuità dei processi. Inoltre, vi sosteniamo nel miglioramento continuo dei vostri processi interni nella gestione dei fornitori e ottimizziamo insieme la vostra gestione dei rischi per limitare le violazioni della conformità. Questo è particolarmente importante in vista della futura legge tedesca ed europea sulla catena di approvvigionamento e della legge sulla due diligence.

Legge sulla supply chain: stato attuale in Germania

Nel febbraio 2021, i legislatori di Berlino e Bruxelles hanno presentato quasi contemporaneamente le loro idee per una legge sulla catena di approvvigionamento o legge sulla due diligence. Il suo scopo è quello di servire all'ulteriore sviluppo della situazione internazionale dei diritti umani, stabilendo dei requisiti per una gestione responsabile delle catene di approvvigionamento per alcune aziende. Le bozze sono disponibili - leggete di più sul nostro Blog.

6. Cosa bisogna chiarire prima di una valutazione sostenibile dei fornitori?

Determinate insieme come procedere e chiarite le seguenti domande:

• Su cosa si basano i requisiti di sostenibilità rilevanti per il vostro settore?
• Perché i requisiti di RSI sono imposti ai fornitori?
• Chi stabilisce questi requisiti e a chi?
• Quali opzioni esistono per l'auditing e la valutazione - quali criteri vengono usati come base?
• Come si può dimostrare la conformità ai requisiti?
• Quali soluzioni sono adatte alla vostra catena di fornitura?
• Come può essere determinato un profilo di sostenibilità individuale?

Che aspetto ha un catalogo di criteri per la valutazione dei fornitori?

Un audit dei fornitori (specifico per il cliente) o la valutazione dei vostri fornitori secondo i criteri di sostenibilità dovrebbe idealmente essere preceduto da una cosiddetta analisi di materialità. Con l'aiuto di questo metodo, la vostra azienda può prima determinare il proprio profilo di sostenibilità e, se necessario, ignorare i requisiti CSR che non sono rilevanti. Con l'analisi dei criteri rilevanti, i rischi e la portata della vostra organizzazione, si può ricavare una matrice di valutazione per i vostri fornitori.

Viene utilizzata una matrice a due assi: su un asse è tracciata la rilevanza di un argomento per le parti interessate; sull'altro asse, i possibili effetti sul (o dal) business. La posizione dell'argomento all'interno della matrice indica la sua rilevanza.

Cataloghi di criteri e campi d'azione concreti possono essere derivati dall'analisi - sia per la vostra azienda che per i vostri partner nella catena di fornitura. Idealmente, i risultati dell'analisi di materialità avranno lo stesso effetto dei codici di condotta che le grandi aziende impongono non solo a se stesse ma anche ai loro fornitori.

Valutazione dei fornitori: un'introduzione in otto passi

Per effettuare una valutazione dei fornitori dal punto di vista della RSI*, la vostra azienda dovrebbe passare attraverso gli otto passi brevemente delineati di seguito: dall'analisi di materialità, che rivela il vostro profilo di sostenibilità, all'ulteriore sviluppo dei vostri fornitori dopo la valutazione dei risultati.

*CSR: Responsabilità sociale d'impresa

1. Determinare i temi di sostenibilità rilevanti

Lo scopo qui è quello di scoprire quali argomenti di sostenibilità sono effettivamente rilevanti per la vostra azienda nella catena di approvvigionamento. I temi sono considerati per l'impatto potenziale per la vostra organizzazione e per la loro importanza per le parti interessate (insieme a loro, se necessario). Se inserite il risultato in una matrice i cui assi corrispondono ai due punti di vista, potete leggere la materialità di una questione dalla sua posizione.

2. Adattare il codice di condotta

Un codice di condotta può essere derivato o adattato dall'analisi di materialità e presentato al fornitore per accettazione.

3. Identificare e risolvere i conflitti interni di obiettivi

Il successo di un audit dei fornitori dipende non da ultimo dalla risoluzione dei conflitti interni di obiettivi che possono esistere, per esempio, tra gli acquisti (interessi economici) e il dipartimento responsabile della valutazione dei fornitori dal punto di vista della RSI. L'accordo su tali conflitti dovrebbe essere raggiunto con la partecipazione di tutti i dipartimenti interessati.

4. Definire i criteri di valutazione

Una matrice di rischio è adatta per definire e dare priorità a questi criteri, tenendo conto di tutte le fasi della catena di fornitura. La prioritizzazione determina il tipo di misure o strumenti che sono appropriati per l'audit del fornitore.

5. Definire le procedure di verifica

Una volta assegnati i fornitori in base alla loro rilevanza, si determina la procedura di audit o di verifica e l'oggetto dell'audit, incorporando i risultati della matrice dei rischi. Un codice di condotta, un'autodenuncia all'azienda o un'autodenuncia tramite un portale online sono adatti come audit basato su documenti.

La valutazione basata su audit può essere fatta secondo

• Standard intersettoriali (IQNet SR 10, SA8000 ecc.)
• Soluzioni di settore (SEDEX, TfS ecc.)
• Una lista di requisiti sviluppata dal cliente, che contiene gli argomenti identificati sulla base dell'analisi di materialità in un CSR Risk Assessmentspecifico dell'azienda

6. Conquistare i fornitori per la procedura di verifica selezionata

Il successo dell'implementazione delle misure dipende dalla comprensione delle questioni di sostenibilità da parte dei fornitori, dai rapporti di forza e dal volume d'affari concordato. È quindi importante sviluppare una strategia di collaborazione con i fornitori e dimostrare chiaramente i vantaggi della collaborazione, anche per poter rispondere alle domande e dissipare le riserve.

7. Audit dei fornitori

L'oggetto dell'audit sono i temi di sostenibilità o gli standard CSR definiti nella fase 4. L'audit viene effettuato con il metodo definito nella fase 5. A seconda dell'intensità dell'audit, esso può coprire l'intera gamma, vale a dire, revisione dei documenti, ispezione degli impianti, interviste, ecc. L'audit deve essere effettuato in tempo utile. In linea di principio, si deve prestare attenzione all'adempimento tempestivo dei requisiti stabiliti da parte del fornitore. Questo è particolarmente importante se il fornitore deve attivarsi in prima persona per un metodo di ispezione.

8. Monitoraggio e valutazione dei risultati

I risultati delle verifiche possono essere assegnati ad aspetti quali rischi, settore, argomenti, benchmark/migliori pratiche, punti caldi o paesi. La valutazione può essere usata per sviluppare ulteriormente il/i fornitore/i. Per la valutazione dei risultati e per un monitoraggio efficace, dovrebbero essere considerati i seguenti aspetti, o le azioni intraprese:

• Identificare le deviazioni (non conformità)
• Prestare attenzione ai problemi nei paesi emergenti e in via di sviluppo
• Determinare e accompagnare le azioni correttive
• Sviluppare il processo di escalation
• Sviluppare i fornitori
• Misurare i progressi, discutere i risultati
• Usare cifre chiave

Suggerimento: cosa richiede ISO 9001 per la valutazione dei fornitori

Lo standard riconosciuto a livello internazionale per la gestione della qualità richiede anche misure per trattare con i fornitori. Ecco una selezione di quei capitoli della norma ISO 9001 che sono collegati ai temi dei fornitori esterni e della valutazione dei fornitori:

• Comprendere l'organizzazione e il suo contesto (cap. 4.1)
• Comprendere i requisiti e le aspettative delle parti interessate (cap. 4.2)
• Misure per affrontare i rischi e le opportunità (cap. 6.1)
• Gestire processi, prodotti e servizi forniti dall'esterno (cap. 8.4 e appendice A.8)
• Pensiero basato sul rischio (Appendice A.4)

Conclusione: Valutazione dei fornitori sotto gli aspetti della sostenibilità

Nella gestione dei fornitori, sta diventando evidente che la legislazione continua a guadagnare importanza come pilota. È caratterizzata da una transizione graduale nell'area della sostenibilità. Lo sviluppo va da regolamenti "isola", come l'obbligo di reporting su cifre chiave non finanziarie, alla copertura sistematica delle questioni di sostenibilità, soprattutto con un focus sugli obblighi di due diligence.

Anche molte iniziative volontarie di sostenibilità e i loro criteri vengono sempre più sostituiti da regolamenti obbligatori, verificabili e applicabili. Obiettivi come quelli delle Nazioni Unite elencati nei Sustainable Development Goals (SDG) hanno un forte carattere raccomandativo. Le iniziative industriali come Together for Sustainability (TfS) dell'industria chimica o le piattaforme di dati per una maggiore trasparenza nell'impegno per la sostenibilità (SEDEX), invece, sono spesso obbligatorie per i fornitori a causa dei requisiti dei clienti.

DQS: Cosa possiamo fare per voi

In qualità di certificatore riconosciuto a livello internazionale per sistemi e processi di gestione, DQS effettua audit su oltre 30.000 giorni di audit all'anno. Saremo lieti di parlare con voi e di mostrarvi su cosa si basano le prestazioni e la qualità dei nostri audit. Vale a dire su

• Auditor competenti con integrità ed esperienza nel settore
• Soluzioni su misura che sono adatte alla vostra organizzazione e al vostro sistema di gestione
• Identificazione mirata di potenziali debolezze e rischi
• Risultati oggettivi e comprensibili e sostanziali aiuti al processo decisionale
• Certificati riconosciuti a livello internazionale con alta accettazione da parte del mercato
• Il follow-up dei risultati dell'audit/analisi, compresi i controlli dell'efficacia delle misure adottate
• Sviluppo individuale e creazione di cataloghi di criteri e sistemi di valutazione