Toimittajan arviointi kestävyysnäkökohtien perusteella - kuusi tärkeintä kysymystä

SISÄLTÖ

• Menestystekijä toimittajahallinta
• Kestävä toimittaja-arviointi - välttämättömyys vai illuusio?
• Toimittajien arviointi: kuusi kysymystä, kuusi vastausta
• Millainen on toimittajien arvioinnin kriteeriluettelo?
• Toimittajien arviointi: Johdanto 8 askeleessa
• Vinkki: ISO 9001:n vaatimukset toimittajien arvioinnille
• Toimittajien arviointi kestävän kehityksen näkökulmasta: Johtopäätös
• DQS: Mitä voimme tehdä puolestasi

Toimittajahallinta menestystekijänä

Globalisaation myötä yritykset yhdistävät toimittajahallintansa yhä useammin toimitusketjun alkuvaiheisiin. Nämä monimutkaiset rakenteet edellyttävät ammattimaista hallintaa kaikilla toimitustasoilla. Hankinnoista tuotteiden hävittämiseen ja kierrätettävien raaka-aineiden käsittelyyn on tehtävä keskeisiä päätöksiä, jotka koskevat erityisesti seuraavia asioita

• toimittajan valinta
• toimittajien suunnittelu
• toimittajien integrointi
• toimittajien arviointi
• toimittajien kehittäminen

Tämän vuoksi sopivien toimittajien oikea valinta, arviointi ja pätevöinti on ratkaiseva kilpailutekijä maailmanlaajuisissa hankinnoissa. Mitä huolellisemmin ja kestävämmin yrityksesi hoitaa toimittajahallintaa, sitä enemmän hyötyä siitä koituu - organisaatiollesi, asiakkaillesi ja toimittajillesi.

Tämän vuoksi sopivien toimittajien oikea valinta, arviointi ja kelpuuttaminen on ratkaiseva kilpailutekijä maailmanlaajuisissa hankinnoissa. Mitä huolellisemmin ja kestävämmin yrityksesi hoitaa toimittajahallintaa, sitä enemmän hyötyä siitä koituu - organisaatiollesi, asiakkaillesi ja toimittajillesi.

Kun hyödyt tulevat nopeasti näkyviin, on kuitenkin tärkeää ottaa huomioon myös turvallisuusnäkökohdat. Tämä koskee sekä toimialakohtaisia määräyksiä ja kriteerejä että kansallista ja kansainvälistä lainsäädäntöä. Jos tähän lisätään keskeiset näkökohdat, kuten vaatimustenmukaisuuden hallinta ja riskienhallinta, käy selväksi, miksi toimittajien arviointi, johon on sisällytetty yritysten sosiaaliseen vastuuseen liittyviä näkökohtia*, on strateginen päätös jatkuvan menestyksen kannalta.

* Yritysten yhteiskuntavastuu, tai lyhyesti "CSR", on organisaatioiden sosiaalinen vastuu kestävän liiketoiminnan merkityksessä.

Kestävä toimittaja-arviointi - välttämättömyys vai illuusio?

Organisaatioiden, jotka haluavat arvioida potentiaalisia toimittajiaan kestävyyden kannalta, on paitsi hyödynnettävä ekologisten, taloudellisten ja sosiaalisten näkökohtien lukuisia puolia ja niiden monia erilaisia tulkintoja, myös ymmärrettävä markkinoilla vallitsevia rakenteita ja mekanismeja.

Vaikka kestävyyttä koskevissa viitteissä ja oppaissa keskitytään muutamiin lähteisiin, kuten ILO:n, OECD:n tai YK:n ihmisoikeuskirjan viitteisiin ja oppaisiin, markkinoille on vakiintunut useita kansainvälisiä kestävyyttä koskevia aloitteita ja standardeja sekä alan ratkaisuja. Kestävyyttä toimittajahallinnossa vaikeuttaa se, että eri standardit eivät yleensä tunnusta toisiaan.

Keskeiset kysymykset ovat seuraavat:

• Mitkä kestävyyskysymykset ovat merkityksellisiä?
• Mitkä yksittäiset kriteerit, menetelmät ja työkalut soveltuvat toimittajien arviointiin?
• Miten tuloksia arvioidaan?

Toimittajien arviointi: kuusi kysymystä, kuusi vastausta

1. Mitä hyötyä toimittajien sitoutumisesta on?

Kestävän arvioinnin ja toimittajien kohdennetun integroinnin hyödyt omiin arvonluontiprosesseihisi ovat ilmeiset: tekemällä tiivistä yhteistyötä toimittajien kanssa luottamuksen hengessä voitte

• Varmistaa tuotteidenne tasaisen laadun
• turvata ostojen ja hankintojen tehokkuus
• taata toimituskyvyn ja toimitusaikojen noudattamisen.
• estää taloudelliset vahingot ja imagon menetykset.
• täyttää sosiaaliset ja ekologiset velvollisuutesi
• Rajoita riskejä ja sääntöjen noudattamatta jättämistä
• Lisää asiakastyytyväisyyttä ja asiakasuskollisuutta
• Vahvistakaa kilpailukykyänne

2. Mitkä ovat monimutkaisten toimitusketjujen haasteet?

Toimittajamarkkinoiden lisääntyvä monimutkaisuus sekä monikerroksiset ja kansainväliset toimitusketjut edellyttävät yhä suurempaa avoimuutta ja parempaa integraatiota toimittajan ja yrityksen välillä.

Mitä globaalimpia toimittajasi ovat, sitä useammin kieli- ja kulttuuriesteet nousevat esiin. Samoin on olemassa oikeudellisia, normatiivisia ja asiakaskohtaisia vaatimuksia, joita on noudatettava ja joita on noudatettava. Sopivien toimittajien oikea valinta, arviointi ja säännöllinen pätevöinti on siksi ratkaisevan tärkeää taloudellisen menestyksen kannalta.

Toimittajien auditointi DQS:n kanssa

Kuinka hyviä ulkoiset toimittajasi ovat ja mikä on heidän roolinsa? DQS:n asiakaskohtaiset toimittajatarkastukset paljastavat vahvuudet ja heikkoudet koko toimitusketjussa.
.

Seuraavat seikat ovat hankintayritykselle välttämättömiä:

• Seuraa intensiivisesti kaikkia ulkoistamistoimenpiteitä
• Määritä olennaiset kriteerit ja tunnusluvut
• Käynnistetään jatkuvasti parannusprosesseja.
• Arvioidaan toteutettujen toimenpiteiden tehokkuutta.

3. Miten toimittajien arviointi toteutetaan?

Tehokkaissa toimittaja-arvioinneissa arvioidaan yksittäisten toimittajien yleistä organisatorista ja teknistä suorituskykyä - nykytilan perusteella ja tavoitetilaan viitaten. Tähän sisältyy esimerkiksi

• Toimittajasuhteen arviointi tai arviointi,
• heikkojen kohtien analyysi ja
• toimittajaportfolion tarkastelu, mukaan lukien lyhyen aikavälin helpotukset resurssipulan sattuessa.

On tärkeää määritellä yksittäiset kriteerit tai sopiva kriteeriluettelo, jonka mukaan asiaankuuluvia toimittajia arvioidaan.

On myös järkevää omaksua järjestelmällinen lähestymistapa riskien arviointiin. Kehitä matriisi, jossa otetaan huomioon toimittajan ketjussa sijaitseva toimitusvaihe, osoitetaan olemassa oleva riski ja mahdollistetaan priorisointi. Priorisointi määrittää viime kädessä toimintatyypin ja eri menetelmät. Kun on kyse välttämättömistä toimittajista, joiden riskit ovat suuret, hankintayrityksen paikan päällä tehtävä tarkastus on varmasti paras vaihtoehto.

4. Mitä hyötyä toimittajien arvioinnista on?

Systemaattinen toimittajien arviointi antaa yrityksellesi oikeusvarmuutta. Se rajoittaa riskejä ja tarjoaa näkyvän pätevyyden asiakkaitasi kohtaan. Aseta selkeä toimittaja-arvioinnin tavoite, määrittele laatutavoitteet ja velvoitteet ulkoisille toimittajillesi. Näin mahdollisia toimittajia voidaan vertailla ja arvioida. Olemassa olevia toimittajasuhteita voidaan kehittää edelleen ja optimoida arvioinnin perusteella.

Toimittajien arviointi kestävän kehityksen näkökulmasta osoittaa myös, että teet järkeviä ja jatkuvia parannuksia organisaatiosi arvonluontiin - ja täytät sosiaaliset ja ympäristöön liittyvät velvollisuutesi.

5. Miltä toimittaja-arviointi DQS:n kanssa voi näyttää?

(Asiakaskohtaisissa) toimittaja-auditoinneissamme tarkastelemme neutraalisti prosessiesi ja rajapintojesi vakautta ja kestävyyttä. Analysoimme prosessien johdonmukaisuutta ja jatkuvuutta. Lisäksi tuemme teitä toimittajahallinnan sisäisten prosessienne jatkuvassa parantamisessa ja optimoimme yhdessä riskienhallintanne vaatimustenmukaisuusrikkomusten rajoittamiseksi. Tämä on erityisen tärkeää Saksan ja EU:n tulevaa toimitusketjulakia ja due diligence -lakia silmällä pitäen.

Toimitusketjulaki: Nykytilanne Saksassa

Helmikuussa 2021 Berliinin ja Brysselin lainsäätäjät esittivät lähes samanaikaisesti ajatuksensa toimitusketju- tai due diligence -laista. Sen on tarkoitus palvella kansainvälisen ihmisoikeustilanteen edelleen kehittämistä asettamalla tietyille yrityksille vaatimuksia toimitusketjujen vastuullisesta hallinnasta. Luonnokset ovat saatavilla - lue lisää blogistamme.

6. Mitä on selvitettävä ennen kestävän toimittajan arviointia?

Määritelkää yhdessä, miten edetä ja selvittäkää seuraavat kysymykset:

• Mihin toimialasi asiaankuuluvat kestävän kehityksen vaatimukset perustuvat?
• Miksi toimittajille asetetaan yritysten yhteiskuntavastuun vaatimuksia?
• Kuka asettaa nämä vaatimukset ja kenelle?
• Mitä vaihtoehtoja on olemassa auditointia ja arviointia varten - mitä kriteerejä käytetään perustana?
• Miten vaatimusten noudattaminen voidaan osoittaa?
• Mitkä ratkaisut soveltuvat toimitusketjuunne?
• Miten yksilöllinen kestävyysprofiili voidaan määrittää?

Millainen on toimittajien arvioinnissa käytettävä kriteeriluettelo?

(Asiakaskohtaista) toimittajien auditointia tai toimittajiesi arviointia kestävyyskriteerien perusteella tulisi mieluiten edeltää niin sanottu olennaisuusanalyysi. Tämän menetelmän avulla yrityksesi voi ensin määrittää oman kestävyysprofiilinsa ja tarvittaessa jättää huomiotta kaikki sellaiset yritysten yhteiskuntavastuun vaatimukset, jotka eivät ole merkityksellisiä. Analysoimalla olennaiset kriteerit, riskit ja organisaatiosi toiminta-alan voidaan johtaa toimittajillesi arviointimatriisi.

Käytetään kaksiakselista matriisia: Yhdelle akselille piirretään aiheen merkityksellisyys asianomaisten sidosryhmien kannalta; toiselle akselille merkitään mahdolliset vaikutukset yritykseen (tai sen toimesta). Aiheen sijainti matriisissa osoittaa sen olennaisuuden.

Analyysistä voidaan johtaa kriteeriluetteloita ja konkreettisia toiminta-aloja - sekä yrityksesi että toimitusketjun kumppaneidesi kannalta. Ihannetapauksessa olennaisuusanalyysin tuloksilla on sama vaikutus kuin käytännesäännöillä, joita suuret yritykset asettavat paitsi itselleen myös toimittajilleen.

Toimittajien arviointi: Johdanto kahdeksassa vaiheessa

Jotta yrityksesi voisi suorittaa toimittaja-arvioinnin yritysten yhteiskuntavastuun* näkökulmasta, sen olisi käytävä läpi seuraavat kahdeksan vaihetta, jotka on esitetty lyhyesti: olennaisuusanalyysistä, joka paljastaa vastuullisuusprofiilisi, toimittajiesi jatkokehittämiseen tulosten arvioinnin jälkeen.

*CSR: Yritysten sosiaalinen vastuu

1. Määrittele olennaiset kestävän kehityksen aiheet

Tavoitteena on selvittää, mitkä kestävän kehityksen aiheet ovat todella merkityksellisiä yrityksesi kannalta toimitusketjussa. Aiheita tarkastellaan sen mukaan, onko niillä mahdollisesti vaikutusta organisaatiollesi ja onko niillä merkitystä asianomaisille sidosryhmille (tarvittaessa yhdessä niiden kanssa). Jos syötät tuloksen matriisiin, jonka akselit vastaavat näitä kahta näkökulmaa, voit lukea asian olennaisuuden sen asemasta.

2. Mukauta käytännesääntöjä

Käytännesäännöt voidaan johtaa tai mukauttaa olennaisuusanalyysin perusteella ja esittää ne toimittajalle hyväksyttäväksi.

3. Sisäisten tavoiteristiriitojen tunnistaminen ja ratkaiseminen

Toimittajatarkastuksen onnistuminen ei riipu vähiten sellaisten sisäisten tavoiteristiriitojen ratkaisemisesta, joita voi esiintyä esimerkiksi ostotoiminnan (taloudelliset intressit) ja toimittajien arvioinnista yhteiskuntavastuun näkökulmasta vastaavan osaston välillä. Tällaisista ristiriidoista olisi päästävä yhteisymmärrykseen kaikkien asianomaisten osastojen kanssa.

4. Arviointiperusteiden määrittely

Riskimatriisi soveltuu näiden kriteerien määrittelyyn ja priorisointiin ottaen huomioon kaikki toimitusketjun vaiheet. Priorisoinnissa määritetään, minkä tyyppiset toimenpiteet tai välineet soveltuvat toimittajan tarkastukseen.

5. Määrittele tarkastusmenettelyt

Kun toimittajat on määritetty niiden merkityksellisyyden mukaan, määritetään auditointi- tai todentamismenettely ja auditoinnin kohde, johon sisällytetään riskimatriisin tulokset. Asiakirjoihin perustuvaksi auditoinniksi soveltuvat käytännesäännöt, yritykselle annettava itseilmoitus tai verkkoportaalin kautta tehtävä itseilmoitus.

Auditointeihin perustuva arviointi voidaan tehdä joko:

• Monialaiset standardit (IQNet SR 10, SA8000 jne.).
• Teollisuuden ratkaisut (SEDEX, TfS jne.).
• Asiakkaan laatima vaatimusluettelo, joka sisältää yrityskohtaisessa CSR-riskinarvioinnissaolennaisuusanalyysin perusteella tunnistetut aiheet.

6. Toimittajien voittaminen valitun todentamismenettelyn piiriin

Toimenpiteiden onnistunut toteuttaminen riippuu toimittajien ymmärryksestä kestävyyskysymyksiä kohtaan, voimasuhteista ja sovitusta liiketoiminnan volyymista. Siksi on tärkeää kehittää strategia toimittajien yhteistyötä varten ja osoittaa selkeästi yhteistyön edut, jotta voidaan vastata kysymyksiin ja hälventää varauksia.

7. Toimittajien tarkastaminen

Auditoinnin kohteena ovat vaiheessa 4 määritellyt kestävän kehityksen aiheet tai yritysten yhteiskuntavastuun standardit. Auditointi suoritetaan käyttäen vaiheessa 5 määriteltyä menetelmää. Auditoinnin intensiteetistä riippuen se voi kattaa koko kirjon, eli asiakirjojen tarkastuksen, laitostarkastuksen, haastattelut jne. Auditointi on suoritettava määräajassa. Lähtökohtaisesti on kiinnitettävä huomiota siihen, että toimittaja täyttää asetetut vaatimukset ajallaan. Tämä on erityisen tärkeää, jos tavarantoimittajan on itse ryhdyttävä aktiivisesti soveltamaan tarkastusmenetelmää.

8. Tulosten seuranta ja arviointi

Tarkastuksista saadut tulokset voidaan kohdistaa esimerkiksi riskeihin, toimialaan, aiheisiin, vertailuarvoihin/parhaaseen käytäntöön, kuumiin kohtiin tai maihin. Arviointia voidaan käyttää toimittajan (toimittajien) jatkokehittämiseen. Tulosten arviointia ja tehokasta seurantaa varten olisi otettava huomioon seuraavat näkökohdat tai toteutettava seuraavat toimet:

• Tunnistetaan poikkeamat (vaatimustenvastaisuudet).
• Kiinnitetään huomiota ongelmiin kehittyvissä maissa ja kehitysmaissa.
• Määritetään korjaavat toimet ja liitetään ne mukaan.
• Kehitetään eskalointiprosessi
• Toimittajien kehittäminen
• mitataan edistymistä, keskustellaan tuloksista
• Käytä tunnuslukuja

Vinkki: Mitä ISO 9001 edellyttää toimittajien arvioinnilta

Kansainvälisesti tunnustettu laadunhallintastandardi edellyttää myös toimenpiteitä toimittajien käsittelyä varten. Seuraavassa on valikoima ISO 9001 -standardin niitä lukuja, jotka liittyvät ulkoisiin toimittajiin ja toimittajien arviointiin:

• Organisaation ja sen toimintaympäristön ymmärtäminen (luku 4.1).
• Asianomaisten osapuolten vaatimusten ja odotusten ymmärtäminen (luku 4.2).
• Toimenpiteet riskien ja mahdollisuuksien käsittelemiseksi (luku 6.1).
• Ulkopuolelta hankittujen prosessien, tuotteiden ja palvelujen hallinta (luku 8.4 ja liite A.8).
• Riskiperusteinen ajattelu (liite A.4)

Johtopäätökset: Toimittajien arviointi kestävyysnäkökohtien perusteella

Toimittajahallinnossa on käymässä ilmi, että lainsäädännön merkitys ohjaavana tekijänä kasvaa jatkuvasti. Sille on ominaista asteittainen siirtyminen kestävyyden alalla. Kehitys etenee "saarekesääntelystä", kuten muita kuin taloudellisia tunnuslukuja koskevasta raportointivelvoitteesta, kestävyyskysymysten järjestelmälliseen kattamiseen, erityisesti due diligence -velvoitteisiin keskittyen.

Monet vapaaehtoiset kestävyysaloitteet ja niiden kriteerit korvautuvat myös yhä enemmän pakollisilla, todennettavissa olevilla ja täytäntöönpanokelpoisilla säännöksillä. Yhdistyneiden Kansakuntien kestävän kehityksen tavoitteissa lueteltujen tavoitteiden kaltaiset tavoitteet ovat luonteeltaan vahvasti suositusluonteisia. Teollisuuteen liittyvät aloitteet, kuten kemianteollisuuden Together for Sustainability (TfS) tai tietoalustat kestävään kehitykseen sitoutumisen läpinäkyvyyden lisäämiseksi (SEDEX), ovat sen sijaan usein pakollisia toimittajille asiakkaiden vaatimusten vuoksi.

DQS: DQS: Mitä voimme tehdä puolestasi

DQS on kansainvälisesti tunnustettu johtamisjärjestelmien ja prosessien sertifioija, joka auditoi yli 30 000 auditointipäivää vuodessa. Vaatimuksemme alkaa siitä, mihin auditointilistat päättyvät: Usko meitä sanoissamme! Odotamme innolla keskustelua kanssasi ja näytämme mielellämme, mihin auditointiemme suorituskyky ja laatu perustuvat. Nimittäin

• Asiantuntevat tilintarkastajat, joilla on rehellisyyttä ja alan kokemusta
• Räätälöityihin ratkaisuihin, jotka soveltuvat organisaatiollesi ja johtamisjärjestelmääsi
• Mahdollisten heikkouksien ja riskien kohdennettuun tunnistamiseen
• Objektiivisiin, ymmärrettäviin tuloksiin ja merkittäviin päätöksenteon apuvälineisiin
• Kansainvälisesti tunnustetut sertifikaatit, joilla on korkea markkinahyväksyntä
• Auditoinnin/analyysin tulosten seuranta, mukaan lukien toteutettujen toimenpiteiden tehokkuuden tarkastaminen
• Kriteeriluetteloiden ja arviointijärjestelmien yksilöllinen kehittäminen ja luominen