Što trebate znati o auditima
Auditi - Jednostavno objašnjene zanimljive činjenice
Loading...
Što je audit?
U najširem smislu riječi audit je objektivan analiza poboljšanja organizacije trgovačkog društva - temelji se na zapažanjima, ispitivanjima, intervjuima i uvidu u relevantne dokumente. Audit uvijek služi za usporedbu cilja i stvarne situacije, cilja i ispunjenja. Auditi stoga pružaju jasnoću. Služe kao procjena ili dijagnoza učinka za identificiranje snaga i potencijala za poboljšanje, i pružaju važne bitne informacije o promjenama i učinkovitosti uvedenih mjera.
Kod auditiranja sustava upravljanja mjerodavne su smjernice ISO 19011. Poglavlje 3.1 definira audit kao "sustavan, neovisan i dokumentirani proces za dobivanje objektivnih dokaza i njihovu objektivnu evaluaciju kao bi se utvrdio stupanj ispunjenja kriterija audita."
Pojam audit dolazi od latinske riječi "audire" - slušati ili čuti. Slušanje, u smislu "slušanja sugovornika", je ključan zadatak auditora, ali ne i jedini. Auditor za vrijeme audita postavlja pitanja, promatra i analizira. Konačan cilj je utvrditi i procijeniti je li, i u kojoj mjeri, organizacija koju se auditira uspješno primijenila određene specifikacije i zahtjeve npr. norme za sustave upravljanja. S tim ciljem auditor, između ostalog, ispituje i interakcije procesa.
Karakteristična značajka svih naših audita je da neovisni stručnjak iz industrije pregledava vaš sustav upravljanja i procese. Naši standardi počinju gdje kontrolne liste završavaju. Vjerujte nam na riječ.
DQS. Simply leveraging Quality.
Ono što je zajedničko svim našim auditima jest da neovisni stručnjak za industriju pregledava vaš sustav upravljanja i vaše procese. Naši auditi nadilaze provjerne popise.
Zašto je audit koristan?
Redoviti auditi društvima pružaju informacije o tome jesu li mjere i procesi učinkoviti i prikladni za ispunjavanje specifikacija i zahtjeva. Usto se mogu identificirati potencijal za poboljšanje i rizici. Dokumentirani rezultati upravi daju važne rezultate za mjere praćenja.
Auditi služe za:
- Daljnji razvoj organizacije na način koji dodaje vrijednost
- Dobivanje opsežne usporedbe ciljeva i realizacije
- Identificiranje snaga i potencijala za poboljšanje
- Otkrivanje rizika i grešaka i izvođenje mjera za njihovo izbjegavanje
- Pružanje dobre baze za donošenje odluka na razini uprave
- Otkrivanje slijepih i slabih točaka u društvu
- Učenje iz dokazanih radnih metoda i procesa
- Sustavno i dosljedno postupanje
- Pružanje objektivnih dokaza učinka
Koje vrste audita postoje?
Prvo se radi razlika između internog i eksternog audita.
Interni audit (tzv. audit prve strane) planira se unutar organizacije. U pravilu audit provodi posebno educirani zaposlenik tj. interni auditor, poput predstavnika uprave za kvalitetu. Interni auditi su sastavni dio sustava upravljanja same organizacije.
Audit vanjske treće strane može provoditi npr. kupac (audit druge strane) ili akreditirano certifikacijsko tijelo poput DQS-a (audit treće strane). Društvo odlučuje koja područja želi pregledati. Radi li se tu o određenim normama, poput audita sustava upravljanja, ili određenim procesima, proizvodima, inovacijama ili temama usklađenosti? Ako se radi o dobavljačima, audit druge strane koji provodi predstavnik za kvalitetu kupca jednako je izvediv kao i audit DQS-a.
Ili možda društvo želi sveobuhvatni certifikacijski audit svog sustava upravljanja koji provode vanjski auditori certifikacijskog tijela? Ili možda gap ili delta audit usmjeren na djelomične aspekte? A tu je i pitanje oblika audita: na lokaciji ili na daljinu?
Što je planiranje audita?
Auditi se ne provode nasumično. Preduvjet uspješnog audita je uvijek pažljivo planiranje. To se posebno odnosi na audite u sklopu vanjske certifikacije. Certifikacijski auditi se pažljivo planiraju, posebno u pogledu akreditiranih procedura. Norma ISO 17021 opisuje što treba uzeti u obzir u poglavlju "9.2 Planiranje audita", a tu su i zahtjevi pravila i propisa. Planiranje je odgovornost lead auditora kojeg imenuje certifikacijsko tijelo.
ISO/IEC 17021-1:2015 - Ocjenjivanje sukladnosti - Zahtjevi za tijela koja provode audit i certifikaciju sustava upravljanja - 1. dio: Zahtjevi
Norma je dostupna na internetskoj stranici ISO organizacije.
Planiranje audita uključuje definiranje ciljeva audita, opsega audita, kriterija audita (zahtjeva koje treba ispuniti) i, ako je potrebno, značajnih promjena koje imaju utjecaj na vaš sustav upravljanja. Osim ciljeva audita, definiranje ostalih aspekata se radi u konzultaciji s vama kao klijentom. ISO 17021 daje specifične zahtjeve za te definicije, koje se mora uzeti u obzir tijekom planiranja audita.
Ključni dio planiranja audita je izbor tima auditora i dodjela uloga koju radi lead auditor u svojoj ulozi "vođe tima auditora". Izbor auditora slijedi proces koji je definirao DQS. Planiranje uključuje broj auditora, njihov sastav ili kompetencije (potrebnu tehničku stručnost) i njihove posebne zadatke. Planiranje audita mora se prvenstveno temeljiti na ciljevima audita, opsegu audita, kriterijima audita, predviđenom trajanju audita, i brojnim drugim aspektima.
Planiranje audita uključuje i pripremu plana audita koju radi lead auditor. Plan sadrži konkretne podatke za provođenje audita koji uključuju organizacijske i funkcionalne jedinice i procese u kojima se provodi audit, kada, gdje, koliko dugo i tko provodi audit. Plan audita usklađuje se s klijentom prije početka audita.
Što znači vrijeme potrebno za audit?
U izdanju ISO 17021 norme iz 2015. godine pojam trajanje audita zamijenjen je pojmom vrijeme potrebno za audit. Definirano je kao "vrijeme potrebno za planiranje i provođenje cjelovitog i učinkovitog audita sustava upravljanja organizacije."
Kao akreditirano certifikacijsko tijelo, DQS određuje vrijeme potrebno za audit u skladu sa zahtjevima koje postavlja odgovarajuća međunarodna norma. U obzir se mora uzeti cijeli niz aspekata poput između ostalog:
- Norme čiji se zahtjevi auditiraju
- Složenosti poslovnih aktivnosti vašeg sustava upravljanja
- Broja zaposlenika
- Veličine, broja i mjesta lokacija
- Standard whose requirements are to be audited
- Rizika povezanih s proizvodima, aktivnostima ili procesima itd.
Način provođenja audita - na lokaciji ili na daljinu, također može imati utjecaja na vrijeme potrebno za audit i mora se uzeti u obzir.
Što je posao lead auditora?
Lead auditor je auditor kojeg na tu poziciju imenuje certifikacijsko tijelo na temelju posebnih kvalifikacija u skladu s definiranim procesom. Oni su odgovorni za pravilno provođenje zadataka audita, tj. planiranje audita i sam audit. Ako audit provodi tim auditora, oni su, u svojoj ulozi vođe audit tima, zaduženi za formiranje tima auditora, njihove rasporede i upute. Oni upravljaju i programom i procesom audita, uključujući i upravljanje vremenom.
Lead auditor obično moderira uvodni sastanak i primarna je kontakt osoba za klijenta. Oni razmjenjuju informacije s članovima tima, redovno ocjenjuju njihov napredak tijekom audita i obavještavaju klijenta o trenutačnom statusu. To npr. uključuje otkrivene nesukladnosti ili potrebu za promjenom opsega audita. U tom kontekstu, voditelj audita možda treba tražiti i rješenja za sukobe.
Naposljetku, zajedno s timom auditora, lead auditor izvlači zaključke iz rezultata audita, raspravlja o njima na završnom sastanku i priprema izvještaj o auditu.
Što je izvještaj o auditu?
Izvještaj o auditu je pisani sažetak pronalazak s audita koje je pripremio lead auditor tijekom svog audita. To uključuje zaključke koji se temelje na ocjeni dokaza, s obzirom na kriterije audita (tj. zahtjeve koje treba ispuniti). Izvještaj o vanjskom certifikacijskom auditu temelj je za odluku o izdavanju certifikata.
Izvještaj o auditu usredotočuje se mjeru u kojoj su ispunjeni kriteriji audita, jesu li ili koje su nesukladnosti identificirane i koliko su ozbiljne. Detaljno se bavi dokumentacijom identificiranih snaga, slabosti, rizika i prilika, ali i utvrđivanjem potrebe za neposrednim mjerama ili naknadnim (follow-up) auditom. Izvještaj o auditu također je temelj za provedbu mjera poboljšanja. Možda će biti potrebno dostaviti i informacije o provedbi o popravnih radnji za nesukladnosti utvrđene tijekom prethodnih audita. Osim toga, svako odstupanje od plana audita mora biti dokumentirano.
Izvještaj o auditu sadrži formalne pojedinosti audita, poput naziva certifikacijskog tijela i imena članova tima auditora. Usto i naziv i adresu vaše organizacije , datum, mjesto, vrstu audita, kriterije audita, ciljeve i opseg audita, vrijeme potrebno za audit i još mnogo toga. Važno je znati: sadržaj izvještaja o auditu općenito je povjerljiv, a vlasništvo nad izvještajem zadržava certifikacijsko tijelo.
Što je pronalazak s audita?
Pronalasci s audita su relevantni pronalasci koji proizlaze iz analize informacija i dokaza koje su članovi tima auditora prikupili za vrijeme audita. Oni su integralnu dio izvještaja o auditu. Pronalaske s audita ocjenjuju članovi tima auditora koji onda donose odgovarajuće zaključke. Zaključci s vanjskog certifikacijskog audita su odlučujući za odluku o certifikaciji. Na početnom sastanku audita, voditelj audita mora objasniti kriterije prema kojima će se kategorizirati pronalasci s audita.
Pronalasci s audita se dokumentiraju. Oni uključuju i sažeti prikaz nesukladnosti (usklađenost s relevantnom normom) i njihovu opsežnu prezentaciju i klasifikaciju. Izrazito korisna varijanta pronalazaka s audita za vašu organizaciju je ciljano otkrivanje potencijala za poboljšanje. Norma ISO 17921 to ne zahtijeva, ali se to smatra korisnim. Taj je postupak znak posebne profesionalne kompetencije. No, pronalazak potencijala za poboljšanje ne smije uključivati rješenje. Potencijal za poboljšanje se ne smije ocjenjivati i bilježiti kao nesukladnost. S druge strane, nesukladnost se ne smije tretirati kao potencijal za poboljšanje.
Loading...
DQS. Jer nisu svi auditi jednaki.
Imate i pitanja o certificiranju vašeg sustava upravljanja prema ISO 9001? Saznajte više. Bez obveze i besplatno.