CARA-Auditdokumentationstool
Die IATF hat ein Auditdokumentationstool unter dem Namen „CARA – Common Audit Report Application“ entwickelt.
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CARA - Common Audit Report Application
Die IATF hat ein Auditdokumentationstool unter dem Namen „CARA – Common Audit Report Application“ entwickelt. Der Hauptzweck ist die Harmonisierung der Auditdokumentation, die bisher von den Zertifizierungsgesellschaften individuell gehandhabt wurde. In Zukunft werden die Auditdokumente standardisiert erstellt, bearbeitet, gespeichert und genutzt. Künftig werden alle IATF-Auditoren die Auditergebnisse weltweit auf einer gemeinsamen Plattform dokumentieren, unabhängig davon, für welche Zertifizierungsstelle sie arbeiten.
CARA ist eine browserbasierte Anwendung der IATF, für die keine zusätzliche Software in Ihrem Unternehmen installiert werden muss. Die Anwendung ist auch nicht mit einem Server oder einer Cloud verbunden. Alle erstellten und importierten Auditdaten werden ausschließlich in der internen Datenbank des Browsers des jeweiligen Benutzers gespeichert, auf die auch offline (ohne Internetverbindung) zugegriffen werden kann. Dies wiederum erfordert, dass der Anwender nur mit diesem einen Browser arbeitet, weil von anderen Browsern kein Zugriff möglich ist.
Die Nutzung des Tools ist seit dem 1. Januar 2021 für alle IATF-Auditverfahren verpflichtend, auch wenn Sie sich bereits mitten in einem Auditzyklus befinden. Damit Sie CARA besser verstehen können, haben wir für Sie die wichtigsten Fragen & Antworten zusammengestellt.
Bei weiteren Fragen steht Ihnen unser bewährtes Supportteam via Helpdesk unter der Durchwahl +49 69 95427-555 oder per E-Mail an auditmanager(at)dqs.de gerne zur Verfügung. Programmiertechnische Themen oder schwerwiegendere Problemstellungen werden dort zudem gesammelt und über den Second Level Support der DQS Holding GmbH an den VDA QMC für Sie weitergegeben.
Fragen und Antworten zu CARA
Was ist das Ziel von CARA?
Ziel von CARA ist die Harmonisierung der Auditdokumentation, die bisher von den Zertifizierungsgesellschaften individuell gehandhabt wurde. In Zukunft werden alle Auditdokumente standardisiert erstellt, bearbeitet, gespeichert und genutzt.
Wie erreiche ich CARA?
Als Beteiligter am Zertifizierungsverfahren erreichen Sie die für Sie relevanten Bereiche innerhalb von CARA über folgenden Link: nccara.iatfglobaloversight.org
Muss für CARA eine zusätzliche Software im Unternehmen installiert werden?
Nein, CARA ist eine browserbasierte Anwendung, für die nur ein Internetzugang, aber keine zusätzliche Software notwendig ist. Die Anwendung ist auch nicht mit einem Server oder einer Cloud verbunden. Alle erstellten und importierten Auditdaten werden ausschließlich in der internen Datenbank des Browsers des jeweiligen Benutzers gespeichert, auf die auch offline (ohne Internetverbindung) zugegriffen werden kann. Damit wird gewährleistet, dass keine weiteren Daten außerhalb der lokalen Anwendung an Datenbanken übermittelt werden.
Welche Browser werden unterstützt?
- Edge, Chrome, Firefox und Opera – diese vier Browser werden in der jeweils aktuellen Version voll unterstützt.
- Der Internet Explorer ab Version 11 wird zwar unterstützt, sollte aber keine Verwendung finden.
Welche Browser werden nicht unterstützt?
- Safari – dieser Apple-Browser wird nicht unterstützt. Er arbeitet nach eigenen Standards, PDF-Dateien können nichterzeugt und Berichte nicht gedruckt werden.
- Apple-iOS-Geräte können keine Dateien innerhalb des Browsers erzeugen, so dass kein Daten-Backup möglich ist. Die Verwendung wird nicht empfohlen und offiziell auch nicht unterstützt.
Welche Auswirkungen hat der Übergang auf CARA für unser Unternehmen?
- Auditplanung
In den vergangenen vier Jahren haben Sie den Audit Manager der DQS für den Prozess der Auditplanung verwendet. Sobald der Übergang zu CARA vollzogen ist, wird dies jedoch nicht mehr möglich sein. Die DQS wird stattdessen Excel-basierte Vorlagen einführen, um anhand dieser den dokumentierten Audit-Planungsprozess übergangsweise durchzuführen. Sobald Ihr Audit geplant und bestätigt ist, übermittelt Ihnen der zuständige IATF-Auditor diese Vorlagen zum Ausfüllen. Die von Ihnen anschließend zurück gesandten Unterlagen / Dokumente stellen dann die Basis für die Entwicklung und Fertigstellung des Auditplans für das anstehende Audit dar.
- Auditdokumentation
Seit dem 1. Januar 2021 werden alle Auditberichte sowie die nachgelagerte Dokumentation eventueller Abweichungen in CARA erstellt. Das bedeutet, dass auch das Abweichungsmanagement und der Austausch der dafür notwendigen Informationen zwischen Ihnen und Ihrem Auditor direkt über CARA stattfindet.
In der Vergangenheit haben Sie den Audit Manager auch dafür verwendet, um auf die in einem Audit festgestellten Abweichungen reagieren zu können. Mit dem Übergang zu CARA wird es auch hier eine Veränderung im Sinn einer Standardisierung geben. Denn CARA verfügt über eine webbasierte Vorlage, mit der Sie weltweit standardisiert auf offene Abweichungen reagieren müssen. Auf die verpflichtende Nutzung von CARA zum Abweichungsmanagement ist bereits in der SI 13 zu den Zertifizierungsregeln der IATF hingewiesen.
Das Webformular verwendet dieselbe Technik wie CARA, sodass Sie keine zusätzliche Software installieren müssen, der Zugang ist in keiner Weise eingeschränkt. Durch die Verwendung des Webformulars wird sichergestellt, dass die Datenstruktur erhalten bleibt und Ihre Antworten in einem einheitlichen Format aufgezeichnet werden. Für Sie ändern sich damit das Erscheinungsbild des Auditberichts und der Aktionsplan zur Maßnahmenverfolgung.
Wie wird in CARA ein Remote Audit kenntlich gemacht?
Im Unterabschnitt „Audit data“ (Audit-Daten) wird explizit abgefragt, ob es sich bei Ihrem IATF-Audit um ein Remote Audit handelt oder nicht – das entsprechende Feld (ja/nein) muss angekreuzt werden.
Außerdem hat CARA eine Kategorie für teilweise remote durchgeführte Audits gebildet (Partial remote audits). Dazu gibt die IATF den folgenden Hinweis: Wenn das Audit teilweise remote durchgeführt wurde, benennen Sie bitte die beteiligten Auditoren, und geben Sie an, welche Prozesse remote auditiert wurden. Diese Angaben erfolgen im Bereich „Processes“ (Prozesse) im Abschnitt „Process audit details“ („Prozess Audit-Details“) unter „Audit information“ („Audit- Informationen“). Falls zutreffend, handelt es sich dabei um ein Pflichtfeld.
Wie genau funktioniert das Abweichungsmanagement im CARA?
Ihre Eingaben werden über die NC-Formularanwendung von CARA ausgetauscht. Der Kommunikationsprozess zwischen Ihnen und Ihrem Auditor läuft wie folgt ab und kann so oft wie nötig wiederholt werden:
- Ihr Auditor vervollständigt alle für das Zertifizierungsverfahren notwendigen Daten in der CARA-Anwendung und erstellt abschließend den Auditbericht.
- Zeitgleich wird bei festgestellten Abweichungen der NC-Bericht erstellt.
- Diesen NC-Bericht übermittelt der Auditor an Sie in der Regel per E-Mail und zwar durch Exportieren und Versenden einer JSON-Datei* einschließlich des Links zu CARA (https://nc-cara.iatfglobaloversight.org/). Das Übermitteln erfolgt somit außerhalb von CARA. Anmerkung: Die gespeicherte Datei ist aber nur innerhalb des CARA-Systems lesbar, d.h. sie muss vom Bearbeiter jeweils zuvor wieder in die Anwendung importiert werden.
- Das heißt für Sie, nach Erhalt des NC-Berichts (JSON-Datei) öffnen Sie „NC CARA“ und importieren diesen durch Klicken auf „Load report“ (Berichtsdatei laden) wieder in CARA.
- Nun können Sie die Abweichungen wie gewohnt bearbeiten – der Bericht ist für Einträge innerhalb Ihrer Organisation verfügbar. Einzelne NCs aus dem Bericht können exportiert und an zuständige Abteilungen weitergegeben werden.
- Nachdem Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, wird der NC-Bericht in Ihren Download-Ordner gespeichert, indem Sie auf „Save NCs for auditor“ (Speichern der NCs für den Auditor) klicken.
- Der NC-Bericht wird wieder exportiert und an Ihren Auditor zurückgesendet (erneut als JSON-Datei per E-Mail). Zusätzlich angehängte Dateien müssen, aus Sicherheitsgründen, in den Formaten PDF oder JPG angelegt sein und dürfen jeweils 10 MB nicht überschreiten.
- Nach Erhalt des NC-Berichts importiert ihn der Auditor zurück in CARA, indem er auf „Load customer NC management” (Kunden-NC-Management laden) klickt. Damit ersetzt diese Version des NC-Berichts automatisch den dort vorhandenen.
- Sollte eine weitere Bearbeitung der Rückmeldungen notwendig sein, folgt diese erneut gemäß den Schritten von 1. bis 8.
* Das Kürzel JSON steht für JavaScript Object Notation (Datei-Endung *.json). Es handelt sich dabei um eine reine Text-Datei, die zum Austausch von Daten zwischen Anwendungen eingesetzt wird.
Wie erhalte ich meinen Auditbericht?
Die Übersendung des finalen Auditberichts erfolgt für Sie wie bisher; es ergeben sich auch nach Einführung von CARA hier für Sie keine Änderungen.
Wo erhalte ich Unterstützung bei der DQS?
Bitte berücksichtigen Sie, dass die CARA-Anwendung ausschließlich durch die IATF programmiert wird. Um Sie aber trotzdem bei auftretenden technischen Schwierigkeiten zu unterstützen, steht Ihnen das seit Einführung des Audit Managers her bewährte Supportteam via Helpdesk unter Auditmanager@dqs.de oder telefonisch unter +49 69 95427-555 gerne zur Verfügung. Programmiertechnische Themen oder schwerwiegendere Problemstellungen werden dort zudem gesammelt und über den Second Level Support der DQS Holding GmbH an den VDA QMC für Sie weitergegeben.
Wo finde ich weiterführende Informationen?
Weitere Informationen zum neuen Auditdokumentationstool CARA hält die offizielle CARA-Wiki-Seite der IATF sowie das offizielle CARA Handbuch für Sie bereit. Dort sind auch aktuelle FQA und nützliche Video-Tutorials für die Anwender abrufbar.