Nástroj pro dokumentaci auditu CARA
IATF vyvinula nástroj pro dokumentaci auditu s názvem "CARA - Common Audit Report Application".
Loading...
CARA - Společná aplikace pro auditní zprávy
IATF vyvinula nástroj pro dokumentaci auditu pod názvem"CARA - Common Audit Report Application". Hlavním účelem je sjednotit dokumentaci auditu, kterou dříve zpracovávaly certifikační orgány individuálně. V budoucnu se budou auditní dokumenty vytvářet, upravovat, ukládat a používat standardizovaným způsobem. V budoucnu budou všichni auditoři IATF na celém světě dokumentovat výsledky auditů na společné platformě bez ohledu na to, pro který certifikační orgán pracují.
CARA je aplikace založená na prohlížeči IATF, která nevyžaduje instalaci žádného dalšího softwaru ve vaší organizaci. Aplikace také není připojena k serveru nebo cloudu. Všechna vytvořená a importovaná data auditu jsou uložena pouze v interní databázi prohlížeče každého uživatele, ke které lze přistupovat offline (bez připojení k internetu). To zase vyžaduje, aby uživatel pracoval pouze s tímto jedním prohlížečem, protože z jiných prohlížečů není možný přístup.
Používání nástroje je povinné pro všechny postupy auditu IATF od 1. ledna 2021, a to i v případě, že jste již uprostřed auditního cyklu. Abychom vám pomohli lépe porozumět nástroji CARA, sestavili jsme pro vás nejdůležitější otázky a odpovědi .
Pokud máte další otázky, náš osvědčený tým podpory vám rád pomůže prostřednictvím helpdesku na telefonním čísle +49 69 95427-555 nebo e-mailem na adrese auditmanager(at)dqs.de. Tam se také shromažďují problémy s programováním nebo závažnější problémy, které jsou za vás předávány do VDA QMC prostřednictvím druhé úrovně podpory společnosti DQS Holding GmbH.
Otázky a odpovědi týkající se systému CARA
Co je cílem programu CARA?
Sjednocení dokumentace auditu, kterou dříve zpracovávaly certifikační společnosti individuálně. V budoucnu budou všechny auditní dokumenty vytvářeny, upravovány, ukládány a používány standardizovaným způsobem.
Jak se mohu obrátit na CARA?
Jako zákazník zapojený do procesu certifikace se můžete obrátit na oblasti, které jsou pro vás v rámci CARA relevantní, prostřednictvím následujícího odkazu: nccara.iatfglobaloversight.org.
Vyžaduje CARA instalaci dalšího softwaru v rámci organizace?
Ne, CARA je aplikace založená na prohlížeči, která vyžaduje pouze přístup k internetu, ale žádný další software. Aplikace také není připojena k serveru nebo cloudu. Všechna vytvořená a importovaná data auditu jsou uložena výhradně v interní databázi prohlížeče příslušného uživatele, ke které lze přistupovat i offline (bez připojení k internetu). Tím je zajištěno, že se žádná další data nepřenášejí do databází mimo místní aplikaci.
Které prohlížeče jsou podporovány?
- Edge, Chrome, Firefox a Opera - tyto čtyři prohlížeče jsou plně podporovány ve svých aktuálních verzích.
- Internet Explorer verze 11 a vyšší je podporován, ale neměl by být používán.
Které prohlížeče nejsou podporovány?
- Safari - tento prohlížeč společnosti Apple není podporován. Pracuje podle vlastních standardů, nelze v něm vytvářet soubory PDF a tisknout sestavy.
- Zařízení Apple iOS nemohou v prohlížeči vytvářet soubory, takže není možné zálohovat data. Jeho používání není doporučeno ani oficiálně podporováno.
Jaké dopady má přechod na CARA pro naši organizaci?
1. Plánování auditů
V uplynulých čtyřech letech jste pro plánování auditu používali nástroj DQS Audit Manager. Jakmile však bude dokončen přechod na systém CARA, nebude to již možné. Místo toho DQS zavede šablony v aplikaci Excel, abyste je mohli přechodně používat k provádění dokumentovaného procesu plánování auditu. Jakmile bude váš audit naplánován a potvrzen, zašle vám odpovědný auditor IATF tyto šablony k vyplnění. Dokumenty/dokumenty, které pak zašlete zpět, tvoří základ pro vypracování a doplnění plánu auditu pro nadcházející audit.
2. Dokumentace k auditu
Od 1. ledna 2021 budou všechny zprávy o auditu a navazující dokumentace případných neshod vytvářeny v systému CARA. To znamená, že řízení neshod a výměna potřebných informací mezi vámi a auditorem probíhá rovněž přímo prostřednictvím systému CARA.
V minulosti jste také využívali nástroj Audit Manager, abyste mohli reagovat na neshody zjištěné při auditu. S přechodem na CARA dojde také ke změně ve smyslu standardizace. CARA totiž disponuje webovou šablonou, s jejíž pomocí musíte reagovat na otevřené neshody standardizovaným způsobem po celém světě. Povinné používání CARA pro řízení neshod je již uvedeno v SI 13 certifikačních pravidel IATF.
Webový formulář využívá stejnou technologii jako CARA, takže nemusíte instalovat žádný další software a přístup k němu není nijak omezen. Použití webového formuláře zajišťuje zachování struktury dat a zaznamenání vašich odpovědí v konzistentním formátu. Pro vás se tím mění vzhled auditní zprávy a akčního plánu pro sledování opatření (akční plán).
Jak se v systému CARA identifikuje audit na dálku?
V programu CARA je nyní v pododdíle "Údaje o auditu" výslovně uvedeno, zda je audit IATF auditem na dálku, či nikoli - společnost musí vyplnit příslušné pole (ano/ne).
Kromě toho byla v systému CARA vytvořena kategorie pro částečně vzdálené audity. CARA uvádí následující informace: Pokud byl audit proveden částečně na dálku, uveďte jména auditorů, kteří jej provedli na dálku, a v oblasti "Procesy" v části "Podrobnosti o auditu procesu" v části "Informace o auditu" uveďte, které procesy byly provedeny na dálku. Případně povinné pole.
Jak přesně funguje řízení neshod (NC) v systému CARA?
Vaše vstupy se vyměňují prostřednictvím aplikace Formuláře NC společnosti CARA. Proces komunikace mezi vámi a auditorem probíhá následovně a lze jej opakovat tak často, jak je třeba:
1. Váš auditor vyplní všechny údaje potřebné pro certifikační proces v aplikaci CARA a poté vytvoří zprávu o auditu.
2. Současně se vytvoří zpráva NC, pokud jsou zjištěny neshody.
3. Auditor vám tuto NC zprávu obvykle zašle e-mailem tak, že vyexportuje a odešle soubor JSON* včetně odkazu na CARA (https://nc-cara.iatfglobaloversight.org/). Odeslání probíhá mimo systém CARA. Poznámka: Uložený soubor lze číst pouze v rámci systému CARA, tj. musí být předtím znovu importován do aplikace editorem.
4. Pro vás to znamená, že po obdržení NC reportu (JSON souboru) otevřete "NC CARA" a importujte jej zpět do CARA kliknutím na "Load report".
5. Nyní můžete neshody upravovat jako obvykle - report je k dispozici pro záznamy v rámci vaší organizace. Jednotlivé NC z reportu lze exportovat a předat odpovědným oddělením.
6. Po dokončení editace se zpráva o NC uloží do složky ke stažení kliknutím na tlačítko "Uložit NC pro auditora".
7. Zpráva NC se opět vyexportuje a odešle zpět vašemu auditorovi (opět jako soubor JSON e-mailem). Z bezpečnostních důvodů musí být dodatečně přiložené soubory ve formátu PDF nebo JPG a každý nesmí přesáhnout 10 MB.
8. Po obdržení NC zprávy ji auditor importuje zpět do CARA kliknutím na "Načíst správu NC zákazníka". Tato verze NC zprávy automaticky nahradí tu, která je tam k dispozici.
9. Pokud je nutné další zpracování zpětné vazby, provede se opět podle kroků 1 až 8.
* Zkratka JSON znamená JavaScript Object Notation (přípona souboru .json). Jedná se o čistě textový soubor, který se používá k výměně dat mezi aplikacemi.
Jak obdržím zprávu o auditu?
Závěrečná zpráva o auditu vám bude zaslána stejně jako dříve. Ani po zavedení systému CARA pro vás nedojde k žádným změnám.
Kde mohu získat podporu od společnosti DQS?
Vezměte prosím na vědomí, že aplikace CARA je naprogramována výhradně společností IATF. Abyste však mohli v případě technických potíží získat podporu, je vám k dispozici tým podpory, který se osvědčil od zavedení Audit Manageru, a to prostřednictvím helpdesku na adrese Auditmanager@dqs.de nebo na telefonním čísle +49 69 95427-555. Tam se také shromažďují problémy s programováním nebo závažnější problémy, které jsou za vás předávány do VDA QMC prostřednictvím podpory druhé úrovně společnosti DQS Holding GmbH.
Kde najdu další informace?
Další informace o novém nástroji pro dokumentaci auditu CARA naleznete na oficiální stránce CARA Wiki IATF a v oficiální příručce CARA. Jsou zde k dispozici také aktuální pokyny FQA a užitečné videonávody pro uživatele.