CARA - alat za dokumentaciju za provođenje audita
IATF je razvila alat za dokumentaciju za provođenje audita pod nazivom "CARA - Common Audit Report Application".
Loading...
CARA - Zajednička aplikacija za izvještaje s audita
IATF (Međunarodna radna skupina za automobilsku industriju) je razvila alat za dokumentaciju za provođenje audita pod nazivom "CARA - Zajednička aplikacija za izvještaje s audita". Glavna joj je svrha uskladiti dokumentaciju za provođenje audita, kojom su prije upravljala pojedinačna certifikacijska tijela. Ubuduće će se dokumenti za provođenje audita kreirati, uređivati, spremati i koristiti na standardizirani način. Svi auditori IATF-a u cijelom svijetu će rezultate s audita dokumentirati na zajedničkoj platformi, neovisno za koje certifikacijsko tijelo rade.
CARA je aplikacija za internetske preglednike koju je razvila IATF radna skupina i koja ne zahtijeva instalaciju dodatnog softvera. Aplikacija također nije povezana s poslužiteljem ili oblakom. Svi kreirani i uvezeni podaci s audita pohranjuju se samo u internoj bazi podataka unutar preglednika svakog korisnika, kojoj se može pristupiti i bez internetske veze. To pak zahtijeva da korisnik radi samo u tom jednom pregledniku, jer pristup nije moguć iz drugih preglednika.
Korištenje alata je obavezno za sve postupke provođenja audita IATF-a od 1. siječnja 2021. godine, čak i ako ste već usred ciklusa auditiranja. Kako biste bolje razumjeli alat CARA, napravili smo sažetak najvažnijih pitanja i odgovora.
Ako imate daljnjih pitanja, naš tim će vam rado pomoći i dostupan je putem telefona na +49 69 95427-555 i putem elektronske pošte na auditmanager@dqs.de. Tu možete prijaviti i poteškoće koje se odnose na programiranje koje će DQS Holding GmBH u sklopu podrške druge razine proslijediti u VDA QMC.
Pitanja i odgovori o alatu CARA
Koji je cilj alata CARA?
Usklađivanje dokumentacije za provođenje audita, kojom su prije upravljala pojedina certifikacijska tijela. Ubuduće će se svi dokumenti za provođenje audita kreirati, uređivati, spremati i koristiti na standardizirani način.
Kako mogu pristupiti alatu CARA?
Kao klijent uključen u proces certifikacije, možete pristupiti područjima koja su relevantna za vas unutar alata CARA putem sljedeće poveznice: nccara.iatfglobaloversight.org.
Treba li za korištenje alata CARA instalirati dodatni softver unutar organizacije?
Ne, alata CARA je aplikacija za internetske preglednike koja zahtijeva samo pristup internetu, i nikakav dodatni softver. Aplikacija također nije povezana s poslužiteljem ili oblakom. Svi kreirani i uvezeni podaci s audita pohranjuju se isključivo u internoj bazi podataka preglednika svakog korisnika, te im se može pristupiti i bez internetske veze. To osigurava da se podaci ne prenose u baze podataka izvan lokalne aplikacije.
Koji su preglednici podržani?
- Edge, Chrome, Firefox i Opera - ova četiri preglednika su upotpunosti podržana u svojim trenutnim verzijama.
- Internet Explorer verzija 11 i više je podržan, ali ga ne bi trebalo koristiti.
Koji preglednici nisu podržani?
- Safari - ovaj preglednik Apple-a nije podržan. Radi prema vlastitim standardima, ne mogu se generirati PDF dokumenti, niti ispisivati izvještaji.
- iOS uređaji Applea-a ne mogu kreirati dokumente unutar preglednika pa nije moguće napraviti sigurnosnu kopiju podataka. Ne preporuča se koristiti ih jer nisu službeno podržani.
Kakve učinke za našu organizaciju ima prijelaz na korištenje alata CARA?
1. Planiranje audita
Zadnje četiri godine koristite DQS Audit Manager za proces planiranja audita. Međutim, čim se završi prijelaz na alat CARA, to više neće biti moguće. Umjesto toga, DQS će za prijelazno razdoblje uvesti excel predloške za dokumentiranje procesa planiranja audita. Čim je vaš audit isplaniran i potvrđen, odgovorni auditor IATF-a će vam poslati te predloške za ispunjavanje. Dokumenti koje dostavite natrag čine osnovu za razvoj i izradu plana za provođenje budućeg audita.
2. Dokumentacija za provođenje audita
Od siječnja 2021. godine svi izvještaji s audita i daljnja dokumentacija o nesukladnostima radit će se u aplikaciji CARA. To znači da će se upravljanje nesukladnostima i razmjena potrebnih informacija između vas i vašeg auditora također odvijati putem alata CARA.
Prije ste koristili Audit Manager kako biste mogli odgovoriti na nesukladnosti identificirane za vrijeme audita. Prijelazom na korištenje alata CARA doći će do promjene u smislu standardizacije. Putem aplikacije CARA koristit ćete internetske predloške za odgovaranje na otvorene nesukladnosti na standardiziran način u cijelom svijetu. Obaveza korištenja alata CARA za upravljanje nesukladnostima navedeno je već u SI 13 pravila za certifikaciju IATF-a.
Internetski obrazac koristi istu tehnologiju kao i alat CARA tako da ne morate instalirati dodatni softver i pristup nije nikako ograničen. Korištenje internetskog obrasca osigurava jednaku strukturu podataka i bilježenje odgovora u dosljednom formatu. Za vas to znači promjenu izgleda izvještaja i akcijskog plana za praćenje mjera.
Kako se u aplikaciji CARA bilježi audit na daljinu?
U aplikaciji CARA, u pododjeljku "Audit data" sada se izričito pita je li audit IATF-a na daljinu ili ne - organizacija mora ispuniti odgovarajuće polje (da/ne).
Osim toga, CARA ima i kategoriju za djelomične audite na daljinu. CARA daje sljedeću informaciju: Ako je audit dijelom održan na daljinu, molimo navedite auditore koji su audit proveli na daljinu i u "Processes" u odjeljku "Process audit details" pod "Audit information" navedite procese koji su izvršeni na daljinu. Obavezno polje ako je primjenjivo.
Kako točno izgleda upravljanje nesukladnostima u aplikaciji CARA?
Vaši unosi se izmjenjuju putem obrasca za nesukladnosti u aplikaciji CARA. Ovako izgleda proces komunikacije između vas i vašeg auditora, i može se ponoviti koliko god puta je potrebno:
1. Vaš auditor ispunjava sve podatke potrebne za proces certifikacije unutar aplikacije CARA i priprema izvještaj o auditu.
2. Istovremeno se kreira i izvještaj o pronađenim nesukladnostima (NC report).
3. Auditor vam taj izvještaj o nesukladnostima obično šalje internetskom poštom nakon što ga izveze u obliku JSON datoteke, zajedno s poveznicom za aplikaciju CARA (https://nc-cara.iatfglobaloversight.org/). Prijenos se odvija izvan aplikacije CARA. Spremljena datoteka se može čitati samo unutar sustava CARA, tj. mora se prvo ponovno unijeti u aplikaciju za potrebe uređivanja.
4. Za vas to znači da nakon što primite izvještaj o nesukladnostima (JSON datoteku), trebate otvoriti "NC CARA" i ponovno ga uvesti u aplikaciju klikom na "Load report".
5. Sada možete uređivati nesukladnosti kao i inače - izvještaj je dostupan za unošenje podataka unutar vaše organizacije. Iz izvještaja možete izvesti pojedine nesukladnosti i proslijediti ih nadležnim odjelima.
6. Nakon što završite s uređivanjem, izvještaj o nesukladnostima spremite u svoju mapu klikom na "Save NCs for auditor".
7. Izvještaj o nesukladnostima opet izvezite i pošaljite natrag svom auditoru (opet kao JSON datoteku internetskom poštom). Iz sigurnosnih razloga dodatno priložene datoteke moraju biti u PDF ili JPG formatu i ne smiju biti veće od 10 MB svaka.
8. Po primitku izvještaja o nesukladnostima, auditor ga opet uvozi u aplikaciju CARA klikom na “Load customer NC management”. Ova verzija izvještaja o nesukladnostima automatski zamjenjuje onu koja je u tom trenutku dostupna tamo.
9. Ako je potrebna daljnja obrada povratnih informacija, to se opet radi istim koracima 1 do 8.
*Kratica JSON označava JavaScript Object Notation (ekstenzija datoteke .json). To je datoteka s čistim tekst koja se koristi razmjenu podataka između aplikacija.
Kako dobijem izvještaj o auditu?
Završni izvještaj o auditu šalje vam se isto kao i prije. Za vas neće biti promjena ni nakon uvođenja aplikacije CARA.
Gdje mogu dobiti podršku od DQS-a?
Imajte na umu da aplikaciju CARA programira isključivo IATF. No, kako bismo vam pružili podršku u slučaju tehničkih poteškoća, tim za podršku, koji se već dokazao nakon uvođenja aplikacije Audit manager, na raspolaganju vam je na Auditmanager@dqs.de ili putem telefona na +49 69 95427-555. Tu možete prijaviti i poteškoće koje se odnose na programiranje koje će DQS Holding GmBH u sklopu podrške druge razine proslijediti u VDA QMC.
Gdje mogu pronaći dodatne informacije
Za više informacija o novom alatu za dokumentaciju CARA molimo posjetite službenu Wiki stranicu za aplikaciju CARA IATF skupine i službeni priručnik za aplikaciju CARA. Tamo su dostupna i aktualna pitanja i odgovori i korisni video vodiči za korisnike.