Verktyg för dokumentation av CARA-revisionen
IATF har utvecklat ett verktyg för revisionsdokumentation som kallas "CARA - Common Audit Report Application".
Loading...
CARA - Gemensam tillämpning av revisionsrapporter
IATF har utvecklat ett verktyg för revisionsdokumentation med namnet"CARA - Common Audit Report Application". Huvudsyftet är att harmonisera revisionsdokumentationen, som tidigare hanterades individuellt av certifieringsorganen. I framtiden kommer revisionsdokumenten att skapas, redigeras, lagras och användas på ett standardiserat sätt. I framtiden kommer alla IATF-revisorer världen över att dokumentera revisionsresultat på en gemensam plattform, oavsett vilket certifieringsorgan de arbetar för.
CARA är en IATF-browserbaserad applikation som inte kräver att någon ytterligare programvara installeras i din organisation. Applikationen är inte heller kopplad till en server eller ett moln. Alla revisionsdata som skapas och importeras lagras endast i den interna databasen i varje användares webbläsare, som kan nås offline (utan internetanslutning). Detta kräver i sin tur att användaren endast arbetar med denna enda webbläsare, eftersom ingen åtkomst är möjlig från andra webbläsare.
Användningen av verktyget är obligatorisk för alla IATF-revisionsförfaranden från och med den 1 januari 2021, även om du redan är mitt uppe i en revisionscykel. För att hjälpa dig att bättre förstå CARA har vi sammanställt de viktigaste frågorna och svaren för dig.
Om du har ytterligare frågor hjälper vårt beprövade supportteam dig gärna via helpdesk på tillägg +49 69 95427-555 eller via e-post till auditmanager(at)dqs.de. Programmeringsfrågor eller allvarligare problem samlas också in där och vidarebefordras till VDA QMC för dig via DQS Holding GmbH:s Second Level Support.
Frågor och svar om CARA
Vad är målet med CARA?
Att harmonisera revisionsdokumentationen, som tidigare hanterades individuellt av certifieringsföretagen. I framtiden kommer alla revisionsdokument att skapas, redigeras, sparas och användas på ett standardiserat sätt.
Hur kontaktar jag CARA?
Som kund som är involverad i certifieringsprocessen kan du nå de områden som är relevanta för dig inom CARA via följande länk: nccara.iatfglobaloversight.org.
Kräver CARA att ytterligare programvara installeras inom organisationen?
Nej, CARA är ett webbläsarbaserat program som endast kräver internetåtkomst, men ingen ytterligare programvara. Applikationen är inte heller ansluten till en server eller ett moln. Alla skapade och importerade revisionsdata lagras uteslutande i den interna databasen i respektive användares webbläsare, som också kan nås offline (utan internetanslutning). Detta garanterar att inga ytterligare uppgifter överförs till databaser utanför den lokala applikationen.
Vilka webbläsare stöds?
- Edge, Chrome, Firefox och Opera - dessa fyra webbläsare stöds fullt ut i sina respektive aktuella versioner.
- Internet Explorer version 11 och senare stöds, men bör inte användas.
Vilka webbläsare stöds inte?
- Safari - denna webbläsare från Apple stöds inte. Den arbetar enligt sina egna standarder, PDF-filer kan inte genereras och rapporter kan inte skrivas ut.
- Apple iOS-enheter kan inte skapa filer i webbläsaren, så ingen säkerhetskopiering av data är möjlig. Användningen av den rekommenderas inte och stöds inte officiellt.
Vilka effekter får övergången till CARA för vår organisation?
1. Revisionsplanering
Under de senaste fyra åren har ni använt DQS Audit Manager för revisionsplaneringsprocessen. Så snart övergången till CARA är klar kommer detta dock inte längre att vara möjligt. I stället kommer DQS att införa Excel-baserade mallar för att ni under en övergångsperiod ska kunna använda dem för att genomföra den dokumenterade revisionsplaneringsprocessen. Så snart din revision är planerad och bekräftad kommer den ansvariga IATF-revisorn att skicka dig dessa mallar att fylla i. De dokument/handlingar du sedan skickar tillbaka utgör grunden för att utveckla och komplettera revisionsplanen för den kommande revisionen.
2. Dokumentation för revisionen
Från och med den 1 januari 2021 kommer alla revisionsrapporter och den efterföljande dokumentationen av eventuella avvikelser att skapas i CARA. Detta innebär att hanteringen av avvikelser och utbytet av nödvändig information mellan dig och din revisor också sker direkt via CARA.
Tidigare har du också använt Audit Manager för att kunna reagera på de avvikelser som identifierats vid en revision. I och med övergången till CARA kommer det också att ske en förändring i standardiseringens betydelse. CARA har nämligen en webbaserad mall med vilken man måste reagera på öppna avvikelser på ett standardiserat sätt över hela världen. Den obligatoriska användningen av CARA för hantering av avvikelser finns redan antecknad i SI 13 i IATF:s certifieringsregler.
Webblanketten använder samma teknik som CARA, så du behöver inte installera någon ytterligare programvara och tillgången begränsas inte på något sätt. Genom att använda webbformuläret säkerställs att datastrukturen bevaras och att dina svar registreras i ett konsekvent format. För dig ändrar detta utseendet på revisionsrapporten och handlingsplanen för uppföljning av åtgärder (åtgärdsplan).
Hur identifieras en distansrevision i CARA?
I CARA, i underavsnittet "Audit data", frågas det nu uttryckligen om IATF-revisionen är en fjärrrevision eller inte - företaget måste fylla i motsvarande fält (ja/nej).
Dessutom har CARA skapat en kategori för delvis fjärrkontroller. CARA ger följande information: Om revisionen delvis utfördes på distans, ange vilka revisorer som utförde revisionen på distans och ange i området "Processer" i avsnittet "Process audit details" under "Audit information" vilka processer som utfördes på distans. Obligatoriskt fält om
är tillämpligt.
Hur fungerar hanteringen av avvikelser i CARA?
Dina uppgifter utbyts via CARA:s applikation NC Forms. Kommunikationsprocessen mellan dig och din revisor ser ut på följande sätt och kan upprepas så ofta som behövs:
1. Din revisor fyller i alla uppgifter som krävs för certifieringsprocessen i CARA-applikationen och skapar sedan revisionsrapporten.
2. Samtidigt skapas NC-rapporten om avvikelser upptäcks.
3. Revisorn skickar vanligtvis denna NC-rapport till dig via e-post genom att exportera och skicka en JSON-fil* med länken till CARA (https://nc-cara.iatfglobaloversight.org/). Överföringen sker utanför CARA. Observera: Den sparade filen kan endast läsas inom CARA-systemet, dvs. den måste först återimporteras i programmet av redaktören.
4. För dig innebär detta att du, efter att ha mottagit NC-rapporten (JSON-fil), öppnar "NC CARA" och importerar den tillbaka till CARA genom att klicka på "Load report".
5. Nu kan du redigera avvikelserna som vanligt - rapporten är tillgänglig för poster inom din organisation. Enskilda NC från rapporten kan exporteras och skickas vidare till de ansvariga avdelningarna.
6. När du har redigerat NC-rapporten färdigt sparas den till din nedladdningsmapp genom att klicka på "Save NCs for auditor".
7. NC-rapporten exporteras igen och skickas tillbaka till din revisor (återigen som en JSON-fil via e-post). Av säkerhetsskäl måste ytterligare bifogade filer vara i PDF- eller JPG-format och får inte överstiga 10 MB vardera.
8. När revisorn har mottagit NC-rapporten importerar han eller hon den tillbaka till CARA genom att klicka på "Load customer NC management" (ladda kundens NC-hantering). Denna version av NC-rapporten ersätter automatiskt den som finns där.
9. Om ytterligare bearbetning av återkopplingen är nödvändig görs detta på nytt enligt steg 1 till 8.
* Förkortningen JSON står för JavaScript Object Notation (filändelse .json). Det är en ren textfil som används för att utbyta data mellan program.
Hur får jag min granskningsrapport?
Den slutliga granskningsrapporten skickas till dig som tidigare. Det kommer inte att ske några förändringar för dig även efter införandet av CARA...
Var kan jag få stöd från DQS?
Observera att CARA-applikationen programmeras uteslutande av IATF. För att kunna hjälpa dig vid tekniska problem står supportteamet, som har visat sig vara välfungerande sedan införandet av Audit Manager, till ditt förfogande via helpdesk på Auditmanager@dqs.de eller per telefon på +49 69 95427-555. Programmeringsfrågor eller allvarligare problem samlas också där och vidarebefordras till VDA QMC för er via DQS Holding GmbH:s support på andra nivån.
Var kan jag hitta ytterligare information?
Mer information om det nya verktyget för revisionsdokumentation CARA finns på IATF:s officiella CARA-wikisida och i den officiella CARA-manualen. Aktuella FQA och användbara videohandledningar för användare finns också tillgängliga där.