Dokumentované informace je název kapitoly 7.5 všech norem systému řízení Mezinárodní organizace pro normalizaci (ISO) vydaných od roku 2012. Je tak nedílnou součástí společné základní struktury moderních norem systémů managementu, tzv. struktury vysoké úrovně (HLS). S rozsáhlou revizí norem ISO 9001 (management kvality) a ISO 14001 (environmentální management) v roce 2015 se tento termín dostal do povědomí širšího okruhu uživatelů.
Loading...
"Velká pětka" norem systému řízení
... a struktura na vysoké úrovni
Grafické informace o normách ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001 a ISO 50001
V dřívějších verzích mezinárodních norem pro systémy managementu se ještě hovořilo o "dokumentaci", "požadavcích na dokumentaci", "dokumentech" a "záznamech". Nyní normy ISO shrnují tyto pojmy pod pojem "dokumentované informace".
Pro uživatele norem však není používání souhrnného termínu povinné. Ti, kteří si to přejí, mohou samozřejmě i nadále používat vlastní termíny v dokumentovaných informacích a při práci s nimi. Je však třeba zajistit, aby používání termínů bylo systematické a jednotné. Nesmí například vést k nedorozuměním při externích certifikačních auditech.
Jak jsou dokumentované informace definovány?
Mezinárodní norma ISO 9000:2015-11 definuje zásady a pojmy systému managementu kvality. V kapitole 3.8.6 je popsána jako "informace, které musí organizace řídit a udržovat". To zahrnuje i nosič, na kterém jsou informace obsaženy. Jaké médium bude použito, záleží na organizaci. V současné době k nim stále častěji patří fotodokumentace, videa, zvukové formáty a interaktivní návody pro obsluhu.
Definice v normě ISO 9000 také rozlišuje tři oblasti, které představují následující:
- Systém řízení a jeho procesy
- Provoz vaší společnosti
- Důkazy o výsledcích
Je každá dokumentovaná informace "dokumentovanou informací"?
Každý, kdo se domnívá, že dokumentované informace ve smyslu normy existují, jakmile byla nějaká informace zdokumentována, se mýlí. Status "dokumentovaných informací" závisí na tom, zda norma, například ISO 9001, stanoví, že určité informace musí být také dokumentovány. Pokud ano, je to uvedeno v příslušných kapitolách a v příslušném požadavku.
Řízení kvality podle normy ISO 9001
Kromě toho se informace, které norma nevyžaduje, ale jsou zaznamenány, mohou za určitých okolností stát dokumentovanými informacemi ve smyslu normy. Je tomu tak vždy, pokud podnik považuje tyto informace za nezbytné pro účinnost svého systému řízení.
Pokud je například k dispozici seznam údajů o příslušných zainteresovaných stranách společnosti, nejedná se samo o sobě o dokumentovanou informaci ve smyslu normy. Je tomu tak proto, že norma takový seznam nevyžaduje. Pokud však podnik považuje tento seznam za zásadní pro účinnost systému řízení, může se stát "skutečnou" dokumentovanou informací.
Vytváření dokumentovaných informací?
Kapitola 7.5.2 známých norem ISO však ukládá některé základní požadavky na vytváření a aktualizaci dokumentovaných informací. Ty sahají od označení do vhodného formátu až po kontrolu vhodnosti a přiměřenosti samotných informací. Na kontrolu (kapitola 7.5.3) se rovněž vztahují určité požadavky, z nichž nejdůležitější se týkají její dostupnosti a ochrany.
Další požadavky jsou zaměřeny na její distribuci, zjistitelnost, přístup a používání, ukládání a archivaci, uchovávání a sledování změn. Velmi důležitý požadavek se týká uchovávání jako důkazu o souladu. Kromě významu pro systém řízení může tento aspekt hrát velmi důležitou roli i v souvislosti s právními otázkami.
V jakém rozsahu musí být vytvořen?
Co přesně musí být dokumentováno, je uvedeno v jednotlivých kapitolách normy. Příkladem může být politika jakosti, cíle jakosti nebo jako doklad o způsobilosti. Povinnost vytvářet, udržovat nebo uchovávat dokumentované informace se však liší v závislosti na oboru normy.
Pokud jde o rozsah, platí zhruba následující: čím větší podnik, tím složitější procesy a tím rozsáhlejší povinnost poskytovat důkazy, tím rozsáhlejší by měly být.
Důležitou roli hraje také odvětví a kompetence zaměstnanců pracujících ve společnosti.
Je příručka řízení kvality stále povinná?
Od revize normy ISO 9001 v roce 2015 již není příručka řízení kvality vyžadována. Rozhodnutí upustit od ní zohledňuje obecnou tendenci moderních norem systému managementu ISO poskytnout uživatelům normy větší volnost při navrhování systému managementu. Současně je však vrcholové vedení stále častěji vyzýváno k převzetí odpovědnosti a zodpovědnosti.
Závěr: Dokumentované informace
Dokumentované informace jsou nadpisem kapitoly 7.5 všech současných norem systému managementu ISO, a jsou tak nedílnou součástí jejich společné základní struktury (High Level Structure / HLS). Tento souhrnný termín nahrazuje dřívější požadavky na dokumentaci, dokumentaci, dokumenty a záznamy.
Podle mezinárodně uznávané normy pro management kvality ISO 9000:2015 jsou dokumentované informace "informace, které musí organizace řídit a udržovat". Formát a médium však nejsou specifikovány, musí být pouze vhodné. Na řízení a udržování těchto informací jsou kladeny konkrétní požadavky, aniž by byl specifikován jejich rozsah. To závisí na typu, velikosti a složitosti společnosti a jejích procesů. O dokumentovaných informacích se hovoří tehdy, pokud je to požadavek příslušné normy nebo pokud je společnost považuje za nezbytné pro účinnost systému řízení.
Loading...
Newsteller DQS
Zůstaňte informováni a přihlaste se k odběru našeho newsletteru!
Autor
Ute Droege
DQS expertka pro systémy řízení kvality, dlouholetá auditorka a zkušená školitelka pro ISO 9001.
Loading...