Proces certifikace systémů řízení DQS
Audity DQS: Účinný nástroj pro další rozvoj vašeho systému řízení
Loading...
Proces certifikace DQS pro systémy řízení
Proces certifikace systémů managementu obvykle zahrnuje několik kroků a ve většině případů končí zprávou o auditu, která dokumentuje výsledky auditu a certifikát. Naše audity slouží k celkovému cíli, kterým je prokázání účinnosti a shody s mezinárodními normami nebo specifikacemi. Mohou však splnit i další úkoly: Audity DQS jsou obzvláště účinným nástrojem pro další rozvoj vašeho systému řízení. Získáte intenzivnější znalosti a hlubší porozumění své organizaci - a můžete ji cíleně zlepšovat.
Úvodní pohovor a definice cíle
Proces certifikace DQS začíná vzájemným seznámením a výměnou počátečních informací pro smysluplnou nabídku. Během tohoto procesu bychom se rádi seznámili s individuální situací vaší společnosti, její velikostí, speciálními procesy a úrovní vyspělosti vašeho systému řízení. To vše jsou důležité faktory pro určení délky trvání auditu a kvalifikace našich auditorů. Jsou zaznamenány v tzv. základních údajích o vaší společnosti.
Abychom však mohli připravit podrobnou nabídku přizpůsobenou individuálním potřebám vaší organizace a zahrnující všechny relevantní služby, ptáme se také na určitá očekávání vaší společnosti: Jaké jsou požadavky na strategické využití systémů řízení? Jaké cíle jsou spojeny s certifikací?
Plánování projektu a předaudit (volitelně)
Plánování by mělo být dokončeno 120 dní před certifikačním auditem. Pro zajištění spolehlivosti tohoto plánování využívá DQS automatizované kroky procesu, abyste měli všechny důležité informace k dispozici na jedno kliknutí myši před auditem, během něj i po něm. Stejně důležitý je však ve fázi plánování náš dialog s vámi.
Kromě personálního obsazení auditního týmu to zahrnuje identifikaci a zapojení částí organizace, které mají být auditovány, a kontaktních osob v rané fázi. Zejména v případě kombinovaných auditů nebo složitých výběrových a maticových postupů se ukázalo, že přípravné plánovací schůzky a workshopy jsou téměř nepostradatelné. Plánovací týmy zákaznické podpory DQS jsou podporovány zavedenými odborníky na normy i průmysl, kteří jsou často sami zkušenými auditory.
V mnoha případech se ukázalo jako užitečné provést předběžný audit. Tato volitelná služba pomáhá vaší organizaci připravit se konkrétně na vlastní certifikaci, a to na základě zjištěných silných stránek nebo potenciálu ke zlepšení.
Certifikační audit, fáze 1 a 2
Vlastní certifikační proces pak začíná analýzou systému (fáze auditu 1). Analýza systému je nezbytným krokem pro počáteční certifikaci a částečně i pro převzetí stávajících certifikátů. Zaměřuje se na vyhodnocení systémové dokumentace a přezkoumání výsledků posouzení managementu a interních auditů. Naši auditoři zjišťují, zda je váš systém řízení dostatečně propracovaný a připravený k certifikaci. Váš auditor DQS vám vysvětlí výsledky a dohodne další kroky, které je třeba podniknout v rámci přípravy na audit systému na místě.
Při auditu systému (2. fáze auditu) auditor nebo tým auditorů obvykle posuzuje účinnost vašeho systému řízení ve výrobním nebo servisním závodě (na místě). Ve výjimečných případech může být audit proveden, nahrazen nebo doplněn také na dálku (audit na dálku, nikoli na místě).
Zatímco analýza systému se zaměřuje na strukturu a dokumentaci ("Co je popsáno?"), audit systému se zabývá tím, co je skutečně zavedeno. S využitím norem a specifikací pro systémy managementu se hodnotí účinnost všech funkčních oblastí a procesů systému managementu.
Všechna zjištění z pozorování, přezkoumání a rozhovorů jsou zapracována do výsledku auditu, který je na závěrečném setkání prezentován a vysvětlen klientovi. V případě neshod jsou odsouhlaseny akční plány.
Hodnocení systému
Jako nezávislý certifikační orgán pak DQS v rámci hodnocení systému znovu vyhodnocuje výsledky auditu. V rámci tzv. technického přezkoumání zjišťujeme, zda byl audit proveden správně, zda jsou všechny požadované dokumenty úplné a zda bylo prokázáno, že požadavky normy na systém managementu jsou dostatečně splněny. Teprve poté se rozhoduje o vydání certifikátu. Klient poté obdrží zprávu o auditu.
Certifikát
Pokud auditor DQS po auditu systému doporučí vydání certifikátu, třeba s určitými podmínkami, a technické přezkoumání toto hodnocení potvrdí, je vydán příslušný certifikát.
Takový certifikát je viditelným vnějším vyjádřením neutrálního a nezávislého posouzení. Prokazuje, že vaše organizace vhodně a efektivně provozuje jeden nebo více systémů řízení, a vytvořila tak struktury, které splňují specifická očekávání zákazníků nebo zákonné požadavky.
Pro mnoho zákazníků DQS je však certifikát pouze jedním aspektem certifikace. Jejich pozornost se soustředí na indikace ke zlepšování nebo na rizika, která při posuzování získají. Auditoři DQS se dívají na účinnost systémů řízení, včetně procesů změn v organizacích, s výhledem do budoucnosti a aktivně vedou dialog s vedením. Tímto způsobem pomáhají společnostem dosahovat stanovených cílů a strategických záměrů a dlouhodobě si zajišťují důvěru obchodních partnerů.
Dozorové audity
V případě akreditovaných norem je platnost certifikátu obvykle tři roky. Aby však zůstal platný po celou dobu jeho platnosti, musí být každoročně ověřován. V prvním a druhém roce po vydání certifikátu proto auditoři DQS provádějí krátké dozorové audity, při nichž posuzují například účinnost základních součástí systému nebo nápravných a preventivních opatření.
Recertifikace
Na konci tříletého cyklu se provádí recertifikace . Z hlediska rozsahu posouzení odpovídá auditu systému při počáteční certifikaci. Ve druhém, třetím a dalších cyklech však auditoři zohledňují také vyšší vyspělost a výkonnost systému řízení. A tak každoroční přezkoumání podporuje neustálý rozvoj společností: je podnětem pro management, podněcuje neustálé zlepšování a zabraňuje vzniku slepých míst.