DQS proces sertifikacije za sisteme menadžmenta
DQS auditi: Efikasan alat za dalji razvoj vaših sistema menadžmenta
Loading...
Proces DQS sertifikacije za sisteme menadžmenta
Proces sertifikacije za sisteme menadžmenta obično se proteže kroz nekoliko koraka i u većini slučajeva završava se izveštajem sa provere koji dokumentuje rezultate provere i sertifikata. Naše provere služe opštem cilju demonstriranja efektivnosti i usklađenosti sa međunarodnim standardima ili specifikacijama. Ali oni mogu učiniti više: DQS provere su posebno efikasan alat za dalji razvoj vašeg sistema menadžmenta. Dobijate intenzivnije znanje i dublje razumevanje vaše organizacije - i možete je unaprediti na ciljani način.
Početni intervju i definisanje cilja
Proces DQS sertifikacije počinje upoznavanjem i razmenom početnih informacija za smislenu ponudu. Tokom ovog procesa, želeli bismo da saznamo više o situaciji u vašoj pojedinačnoj kompaniji, veličini vaše kompanije, posebnim procesima i stepenu zrelosti vašeg sistema upravljanja. Ovo su sve važni faktori u određivanju trajanja provere i kvalifikacija naših proveravača. Oni su evidentirani u takozvanim osnovnim podacima vaše kompanije.
Međutim, da bismo mogli da pripremimo detaljnu ponudu prilagođenu individualnim potrebama vaše organizacije i koja uključuje sve relevantne usluge, pitamo se i za određena očekivanja vaše kompanije: Koji su zahtevi za strateško korišćenje sistema menadžmenta? Koji su ciljevi povezani sa sertifikacijom?
Planiranje projekta i prethodna provera (opciono)
Planiranje za ovo treba da se završi 120 dana pre sertifikacione provere. Da bi osigurao ovu pouzdanost planiranja, DQS koristi automatizovane korake procesa kako bi sve važne informacije bile dostupne jednim klikom miša pre, tokom i posle provere. Međutim, ono što je jednako važno u fazi planiranja je naš dijalog sa vama.
Pored popunjavanja osoblja proveravačkom timu, ovo uključuje identifikovanje i uključivanje delova organizacije koji će biti provereni i osoba za kontakt u ranoj fazi. Naročito u slučaju kombinovanih provera ili složenih postupaka uzorkovanja i matrice, pripremni sastanci za planiranje i radionice su se pokazali gotovo neophodnim. Timove za planiranje DQS korisničke podrške podržavaju etablirani stručnjaci i za standarde i za industriju, koji su i sami često iskusni proveravači.
U mnogim slučajevima pokazalo se korisnim sprovesti prethodnu proveru. Ova opciona usluga pomaže vašoj organizaciji da se posebno pripremi za stvarnu sertifikaciju, na osnovu identifikovanih prednosti ili potencijala za poboljšanje.
Provera sertifikata, faze 1 i 2
Stvarni proces sertifikacije tada počinje analizom sistema (faza provere 1). Analiza sistema je neophodan korak za početne sertifikacije, kao i delimično za preuzimanje postojećih sertifikata. Fokus je na evaluaciji sistemske dokumentacije i pregledu rezultata procena menadžmenta i internih provera. Naši proveravači utvrđuju da li je vaš sistem upravljanja dovoljno razvijen i spreman za sertifikaciju. Vaš DQS proveravač objašnjava rezultate i organizuje dalje korake koje treba preduzeti u pripremi za proveru sistema na licu mesta.
U proveri sistema (faza provere 2), proveravač ili tim proveravača obično procenjuju efikasnost vašeg sistema menadžmenta na lokaciji proizvodnje ili usluge (na licu mesta). U izuzetnim slučajevima, provera se takođe može sprovesti, zameniti ili dopuniti na daljinu (provera na daljinu, ne na licu mesta).
Dok se analiza sistema fokusira na strukturu i dokumentaciju („Šta je opisano?“), provera sistema se bavi onim što je zapravo implementirano. Koristeći standarde i specifikacije za sisteme upravljanja, ocenjuje se efektivnost svih funkcionalnih oblasti i procesa sistema menadžmenta.
Svi nalazi iz zapažanja, pregleda i intervjua su ugrađeni u rezultat provere, koji se predstavlja i objašnjava klijentu na završnom sastanku. U slučaju neusaglašenosti, dogovaraju se akcioni planovi.
Sistem evaluacije
Kao nezavisno sertifikaciono telo, DQS zatim ponovo ocenjuje rezultate provere kao deo evaluacije sistema. U toku tzv. tehničkog pregleda utvrđujemo da li je provera obavljena kako treba, da li su sva tražena dokumenta kompletna i da li se pokazalo da su standardni zahtevi za sistem upravljanja adekvatno ispunjeni. Tek tada se donosi odluka da li će se sertifikat izdati. Klijent tada dobija pregledan izveštaj sa provere.
Sertifikat
Ako vaš DQS auditor preporuči izdavanje sertifikata nakon provere sistema, možda podložno uslovima, a tehnički pregled potvrdi ovu procenu, izdaje se odgovarajući sertifikat.
Takav sertifikat je vidljiv spoljašnji izraz neutralne i nezavisne ocene. To pokazuje da vaša organizacija upravlja jednim ili više sistema menadžmenta na odgovarajući i efikasan način, i na taj način je stvorila strukture koje ispunjavaju specifična očekivanja kupaca ili zakonske zahteve.
Za mnoge DQS klijente, sertifikat je samo jedan aspekt sertifikacije. Njihov fokus je na indikacijama za poboljšanje ili rizicima koje dobijaju tokom procene. DQS auditori imaju pogled u budućnost na efektivnost sistema upravljanja, uključujući procese promena u organizacijama, i aktivno učestvuju u dijalogu sa menadžmentom. Na ovaj način pomažu kompanijama da ostvare ciljeve i strateške ciljeve i dugoročno obezbede poverenje poslovnih partnera.
Nadzorne provere
U slučaju akreditovanih standarda, sertifikat obično važi tri godine. Međutim, da bi ostao važeći tokom svog roka, mora se verifikovati svake godine. U prvoj i drugoj godini nakon izdavanja sertifikata, DQS auditori stoga sprovode kratke provere nadzora u kojima razmatraju, na primer, efikasnost osnovnih komponenti sistema ili korektivnih i preventivnih mera.
Resertifikacija
Na kraju 3-godišnjeg ciklusa vrši se resertifikacija. Po obimu procene odgovara proveri sistema tokom inicijalne sertifikacije. Međutim, u drugom, trećem i narednim ciklusima, proveravači takođe vode računa o većoj zrelosti i performansama sistema upravljanja. I tako godišnji pregled podržava kontinuirani razvoj kompanija: on je podsticaj za menadžment, pokreće kontinuirano poboljšanje i sprečava slepe tačke.