Quase pronto: Concluiu com sucesso a sua primeira auditoria remota. Nesta parte final da nossa série de artigos sobre auditorias remotas, fornecemos algumas dicas finais sobre relatórios e acompanhamento de uma auditoria remota.
Esta é a parte final de uma série de artigos de sete partes sobre auditorias remotas:
- Parte 1 - Como realizar auditorias à distância
- Parte 2 - Avaliação dos riscos
- Parte 3 - Método de Auditoria
- Parte 4 - Tecnologia
- Parte 5 - Preparação
- Parte 6 - Dicas para realização de auditorias à distância
- Parte 7 - Acompanhamento
Os relatórios e o acompanhamento não são significativamente diferentes para auditorias remotas. Isto significa que, tal como numa auditoria no local, o auditor deve redigir um relatório delineando conclusões-chave, tais como não-conformidades, boas práticas, oportunidades de melhoria, etc.
Embora seja obviamente possível gravar conferências na Web para documentar a auditoria, esta gravação não pode substituir o relatório de auditoria. As gravações áudio ou visuais não devem ser feitas sem o consentimento prévio. Também deve ser especificado por escrito o que deve ser feito com a gravação após a auditoria (armazenamento, distribuição, segurança, eliminação).
Para efeitos de documentação, recomenda-se registar a duração e os participantes das conferências web. Esta característica está incluída na maioria das aplicações. Os participantes devem concordar com isto.
Uma vez que as conversas em conferências web podem levar a mal-entendidos, os auditados devem ter a oportunidade de rever o relatório de auditoria e confirmar que o relatório reflete o que aconteceu durante a auditoria.
Uma vez concluído o relatório, o auditor deve confirmar que eliminou todos os documentos confidenciais, imagens, gravações, etc., de acordo com as regras previamente acordadas.
Terminemos esta série de artigos com talvez a dica mais importante de todas: Recordará que discutimos na segunda parte que uma avaliação de risco deve ser feita antes da auditoria remota para assegurar que uma auditoria remota é suficiente para o efeito. Após a auditoria, a decisão de realizar uma auditoria à distância deve ser avaliada. Se houver alguma dúvida sobre a eficácia do processo de auditoria à distância, deve ser considerada uma auditoria no local.
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Autor
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert é Diretor Global de Serviços de Sustentabilidade. Nesta função, ele é responsável por todo o portfólio de serviços ESG da DQS. Suas áreas de interesse incluem compras sustentáveis, due diligence de direitos humanos e auditorias ESG.
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